visio使用手册---网络拓扑图的利器

前言

全球化、并购和管理制度的重建显然是现今商业界的主要潮流。若要在其中取得一席之地、站稳自己脚步，企业组织便不能再像过去一样只是守成而已。更重要的是必须能迅速地跟上市场的变化、满足其多样化的需求，并要求员工随时存取即时的资讯，也难怪越来越多的企业都觉得现有的通讯架构已不能完全负荷它们的业务需求了。

当企业组织企图寻找一种既无法掌握又充满理想的通讯工具时，常常会忽略其中一个最有效分享资讯的方法：视觉化。现在，我们都会直觉地认为以有效的绘图表现讯息，会比任何书面文件更能清楚地传递想法、过程或程序。人类往往会本能地视觉化问题的解答，您是否曾注意到，「我看到 (I see)」和「我了解 (I understand)」是相同的意思呢？此外，正确的视觉化表现方式还能跨越部门、语言、文化与地理界线通讯等限制。

就现今的商业交易速度而言，视觉化通讯的重要性是无可比拟的，成功的企业组织需要一个好用的工具以接收及沟通企业里的资讯。就视觉通讯的软体而言，Microsoft Visio 2000就是这种工具，它能提供清楚的认知，让我们迅速地达成共识。

认识Visio它是一种把流程视觉化的软体， 目的在使我们能轻易地把资料转换成图形

Visio从1990年开始发展，至今全球已经有叁百多万位使用者了。

产品线分成四个版本：标准版、工程版、专业版以及企业版。

Microsoft Visio 2000提供了弹性的解决方案—从後端办公室到角落办公室，它的操作介面相容於Windows作业系统，能让每个人快速地上手，此外，可延伸的架构更提供了十分完善的自订化功能给特定的工作者。

让每个人都获得好处的易用工具

企业组织需要建置适合初学者使用的工具，但同时又要能符合进阶使用者的需求。Visio 2000的拖曳技术能帮助初学者立即上手，不必担心没有能力达到老板的要求，或要花很多时间在制作图形上，而分级制的进阶功能则可以让进阶使用者的才能发挥得淋漓尽致。

值得一提的是，可延伸的图表种类及预先绘制的SmartShapes符号能让您轻易地产生各种图表，包括流程图、网路图表、设备管理计划、资料库模型等，这些过去使用者可能要花上几个工作天才能完成的，现在只要简单几个步骤，便能达到专业的要求。

用途广泛，足以应付整个企业的需求

将桌面应用程式标准化可预先节省企业组织的成本支出，利用Visio 2000实行标准化则能提供这个优点，且用途广泛，足以涵盖整个企业的需求。

Visio 2000提供了数千种行业和领域的SmartShapes因此每个人都能获得自己所需要的，进而顺利完成工作。而且无论您使用的是Visio 2000的标准版、工程版、专业版或是企业版，您的图表档案皆能分享给其他的Visio使用者。

智慧的图表设计

Visio技术持续发展以满足使用者不断改变的需求，Visio 2000则是我们最新、最聪明的绘图软体。对使用者而言，改良後的执行效能和流程化的工作环境将带来更大的生产力。

内建的Internet/Intranet支援

现今Internet连结世界各地数百万人口，也产生了无数新的商机，Visio 2000能帮企业组织直接与Internet结合，将视觉化的成果与他人分享。

举例而言，任何人都可以在Internet或Intranet上，以任何一种受欢迎的格式出版Visio 2000的图件，包括HTML、GIF、JPG、PNG及合并式的标准—向量式标记语言（VML），甚至图件里都可以利用超连结方式加入更多的 资讯。

Microsoft Visio 2000的版本差异

版本名称

使用对象

用途

更多应用

标准版

Microsoft Office的使用者

*一般管理

*办公室管理

*产品管理

*专案管理

*市场或销售业务

*品质保证

*人事(人力资源)管理

*执行或确保法律

*财政金融

*顾客服务

*创作服务或行销传播

*作业流程图

*ISO 9000图表

*工作流程图表

*公司组织图

*专案时间表

*市场行销图

*块状图表

*关系图表

*地势地图

*方位地图

*思考映设图

工程版

工程人员

机械人员

* 设备管理

* 营造系统工程

* HVAC工程

* 工业与营造自动化

* 制程工程

* 电机工程

* 流体动力学

* 机械工程

* 土木工程

* 建 结构

*2-D技术绘图及图解

*空间规划

*HVAC版面设置及控制元件的图解

* 制程设备(工厂)之设计

*管线及指示图件

*电机图解

* 制造及组合图件

* 流体能量的图解

*附有标记或注释的CAD图件

专业版

资讯人员

软体开发

* 网路架构之图表化与设计

* 目录服务之图表化

*资料库设计及其文件说明

* 软体开发

* 网站映射

*资料流动方式之图表化

* 网路架构之图表化及其文件说明

*资料库之图表化及其文件说明

* 软体之图表化及其文件说明

*Internet与Intranet之图表化及其文件说明

企业版

资讯主管

系统开发

* 资料库设计及其文件说明

* 软体开发

* 除了专业版所提供的功能外，更深入的IS/IT解决方案

* 详细说明的实体网路图表，包括网路机架或伺服器机房图表

*第二层或第叁层网路的图表

* 框架中继器的网路图表

*目录服务图表

*重设资料库引擎

*可进行协同作业的资料库模型

* 根据商业规则进行资料库设计

*UML活动、类别、状态表或相关图形

* 根据逆向工程产生的类别图表

* 根据UML图表产生程式码架构

产品线的关系

Microsoft Visio 2000不同版本的软体功能是一样的，版本之间的差异并非在於功能上加入了哪些限制，而在於所提供模版的多寡。举例来说，Visio标准版是一般办公人士所需要的模版，包含了流程图、组织图的制作等。而标准版之後再根据使用者不同的需求，再新增修订成工程版及专业版，像是针对工程机械人士的需求，而加入电子电路模版、机械管线配制模版等；根据资讯管理人员的需求，而加入网路图表、电脑设备设施等所需要的图件。最後，企业版则是针对资讯主管的需求而设计的，因此，所提供的模版包含了更多自动化的功能，像是与资料库整合进行还原工程、自动侦测网路设备、与目录管理机制整合等网管人员所需要的功能。

各版本之间的差异图

各版本间的差异是因为所提供的模版数不同

Visio 2000的功能是逐渐累加的，换言之，我们也可以拿企业版或是专业版来绘制流程图或是制作组织图等，却无法拿它们来绘制电子电路或是机械图表。同样的，我们也可以拿工程版来绘制流程图或是组织图等，却无法用它来绘制电脑设备或是网路图。

如果要绘制电子电路图以及电脑配制图等，您至少得安装工程版与专业版。

当然，若不想用安装的方式来做到，您可以在Visio安装目录中找到「Solutions」，再把其目录下的资料复制到另外一台电脑相同的目录下即可。

系统需求

标准版

工程版

专业版

企业版

处理器

Pentium 200或更高的处理器

作业系统

Windows 95或更新的作业系统， Windows NT Workstation或Windows NT Server 4.0和Service Pack 3或更新的版本

Windows 95或更新的作业系统， Windows NT Workstation或Windows NT Server 4.0和Service Pack 4或更新的版本

使用Windows95或Windows98所需要的记忆体

作业系统本身需要16MB的记忆体，而这两个版本需要32MB的记忆体

作业系统本身需要16MB的记忆体，另外这两个版本需要64MB的记忆体

使用Microsoft Windows NT Workstation4.0或更新的作业系统所需要的记忆体

作业系统本身需要32MB的记忆体

需要32MB的记忆体

需要64MB的记忆体

所需的硬碟空间，泛指一般安装。若自订安装，则实际硬碟空间需求会依据您所选择安装的元件而定

110 MB的硬碟空间*

130 MB的硬碟空间*

光碟机

CD-ROM光碟机

显示器

VGA或高解析度彩色萤幕，或建议使用SuperVGA

滑鼠或其他工具

微软滑鼠、微软智慧型滑鼠，或相容指向装置

Microsoft Visio 2000概论图表能让企业更有效率地沟通及运作

Visio的出发点在使用科技处理每天所面对的问题，就像我们用试算表整理分析复杂的数值一样；这也像桌面出版软体的功能一样，它能让数千人制作出具有专业品质的文件，而不必雇用专业的设计师。Visio让PC使用者以前所未有的便利性绘制图表，图表能把复杂的想法轻易地以容易理解的方式呈现出来，使人们的沟通及企业的运作更加顺畅无障碍。

只要轻松地拖曳便能完成图表的制作

Microsoft Visio 2000提供了：

• 易用性 无论是对初学者或专业人员而言，图表的制作必须非常的容易，否则他们会倾向於不使用图件或图表。
• 适用性 使用者需要一个能满足所有图表需求并提供专业图形的软体，这种适用性让使用者不需购买一大堆产品。
• 整合能力 一个程式越能跟其他的程式整合，使用起来的效率就越高。整合能力可以减少学习障碍，并能让使用者分享文件。
• 可自订化 我们常因为特定需求，而必须寻找、购买，并学习支援的各种解决方案，若能自订程式以满足这种需求，公司便越能获得好处。

SmartShapes的智慧

当然，拖曳功能并非革命性的技术，但Visio的SmartShapes的确藉此为使用者打理绘图工作的许多细节，让使用者更容易以特定的方式绘图。SmartShapes的特色说明如下：

• SmartShapes会以最有意义的方式连结图件，并在编辑图表时自动重新 安排连结，所以总会以最理想的方式呈现图形。
• 当图表被修改或改变大小时，SmartShapes会自动调×××状以避免 扭曲。
• SmartShapes会自动置入文字并格式化预设文字。
• SmartShapes会视情况而自动让部分形状出现或隐藏。
• SmartShapes会自动预测使用者将如何使用图件。

Visio之所以能让图表制作变得这麽容易，其中有一大部分原因在於SmartShapes的鼎力相助，这种智慧图件是迥异於标准符号、图库或其他图表制作程式所提供的图形的。

当您安插一个部门时，Visio会智慧地排列，并重新调整流程图

精灵能让图表的制作更有效率

精灵可是让您更轻松地产生图表的好帮手哦！有些精灵能根据使用者所提供的资料产生智慧图表，如制作时程图时，它会提示使用者输入工作资讯，也能汇入使用文字档案或Excel档案里的资料，而在使用者选择想要的风格後，Visio便会自动产生时间线。同样的，使用者可以利用 组织图表精灵 来自动作出公司的组织图；而 版面配置精灵 则能引导使用者决定各种版面的配置选项。

利用 组织图表精灵 以自动读取来自Microsoft Exchange Server或是Microsoft Excel的档案，能让我们快速作出组织图

丰富的图表种类

我们常必须根据自己的情况及需要建立图表，而Visio可以支援各种图表的绘制。这个万能工具可用来制作流程图、公司组织图、网路图表、办公室的版面设置、品质管理图表、专案时间表、地图和其他的商业图表。一个程式怎能进行这麽多的工作？它们都能做得很好吗？不用怀疑！关键在於Visio把绘图引擎和产生图表的形状区隔开来，它的SmartShapes还具备功能强大的内建行为，所以能适用各种图表的绘制工作。

Visio提供了各种图表能帮我们快速地完成绘制工作

搭配其他应用程式以进行整合

由於Visio图表的最终目标通常是文书处理的文件或简报，所以必须要能轻易地把图表加入其他的应用程式，这也是Visio在OLE技术实作方面较具优势的原因。Visio的主要开发目标之一在完美地整合到企业组织既存的软体架构里，透过与软体套餐、转档程式及群组支援的整合，Visio完成了这个目标。

与软体套餐的整合

Visio使用进阶的OLE 2.0技术，直接整合市场上最受欢迎的软体套餐：Microsoft Office、Lotus SmartSuite及Novell Perfect Office。Visio将成应用程式套餐里的虚拟元件：它能让使用者把图表加入文件，而不必离开工作，且Visio拥有一个使用者介面选项，可以让使用者选择他们喜欢的介面，如Microsoft Office、Lotus SmartSuite或Novell Perfect Office。Visio的功能选单和工具列就像Office、SmartSuite和Perfect Office等应用程式里的功能选单及工具列一样，所以企业组织能充分运用它们的教育训练与使用者的专长。

Visio能轻易地与Microsoft Office整合

在转档程式方面

Visio转档程式的前提是：企业要充分利用既存的图形档，来让更多的人使用。或许这个前提在工作上的最佳范例是Flow charter Converter Pack，这个转档程式能把既存的ABC和Corel Flow档案转成更有智慧的Visio Smart Shapes图表，以简化使用者从ABC Flow charter和Corel Flow过渡到Visio的过程。

而且Visio也包含很多的档案筛选器，档案能跟任何使用CGM、PCX、Macintosh PICT、BMP/DIB、Adobe Illustrator/EPS、TIFF、IGES和Windows metafile WMF的程式共享。除此之外，档案也可以从CorelDraw! 3、4、5、Micrografx Designer、Windows Draw和Charisma汇入Visio。

在读取档案和储存档案的功能上，Visio 2000 提供了很多储存档案的格式让我们选择

与群组软体支援方面

许多公司会吹嘘它们使用群组软体後的生产力，此类应用程式像是Lotus Notes，Visio支援一种双向方式以交换Visio与Lotus Notes之间的资讯。若使用Lotus Notes/FX，使用者可以利用Notes的栏位管理资讯，如Visio图件中的形状细节、形状测量及Visio建立日期等。举例而言，使用者可以在Lotus Notes产生日期栏位自动更新Visio时间表，或把图件档案的资讯输入 Visio Summary Info 对话方块里，然後在Lotus Notes里读取它。

Visio 2000能轻易地插入Lotus Notes栏位

能自订及变更以符合您的需求

Visio除了使用最新的OLE和OLE Automation技术外，其独特的架构也能让企业组织以各种方式自订程式。Visio的开放式系统允许您存取各层次的能力，您可以：

• 为商业应用程式自订或建立Visio SmartShapes。
• 使用OLE Automation延伸Visio的功能并让工作自动化，或利用贵公 司的系统与资料库连结Visio的绘图能力。
• 建立Visio解决方案，将Visio整合到更大型的解决方案。
• 自订Visio的功能选单与工具列。

建立自己的SmartShapes

新的SmartShapes精灵能帮您建立自己的SmartShapes，这个精灵能把形状新增文字方块、设定保护选项、连结点及控制等程序自动化，进阶使用者甚至能在ShapeSheet里设计试算表以存取更多的SmartShapes行为，企业组织和其他软体公司都能轻易地开发自己的SmartShapes以满足其特殊需求。

使用图件内容页自订化Visio的使用者介面

您可以把您的指令加入捷径选单（用滑鼠右键点选形状或图件时会出现的功能选单），以自订Visio的使用者介面。您必须在图件内容页(ShapeSheet)的动作区段撰写公式，然後便能使用捷径选单执行程式、设定图件的属性或显示图件的线上说明。

当您建立、分析，并把它们自动连接到外部资料时，Control Shapes、Drawings及Visio with OLE Automation Models便可派上用场，Visio允许您这麽做，您可以使用OLE Automation从外部程式控制Visio的SmartShapes符号、图件，甚至是Visio的实体。

图件内容页功能可以为图件加入更多的自动化功能

OLE的相容性让自动化更容易进行

长久以来，Visio与Microsoft Windows和Windows应用程式的整合能力表现的十分出色，这都归功於它使用OLE Automation。Visio Corporation是OLE技术的先驱应用者，而且Visio本身就是第叁代的OLE应用程式。公司组织可以使用OLE Automation来延伸Visio的功能，Visual Basic和C++对OLE Automation的支援使这项功能更加容易达成。

形状、资料及资料库的连结

模组就代表资料，而连结形状和您正模型化的资料尤其重要。您可以建立Visio图形跟自订属性的关联，若要使用外部的资料，您可以使用OLE Automation来在Visio和您的资料来源之间传输资料。

使用自订属性以建立资料与形状的关联

顾名思义，自订的属性就是在建立任何SmartShapes符号时能定义的属性，您必须建立自订属性的名称、日期类型、格式、预设值，及某些行为。例如当一个具备自订属性的图形被放入图件时，是否提示使用者输入一个值，使用者也可以从这个形状的捷径里，选择显示及编辑它的自订属性。

自订属性可视为外部资料的容器，或者说能在图件里提供形状的资料。举例来说，您可以从零件清单中读取目前的价格，并把它写入图件里自订的零件属性，或允许使用者修改既存零件，并在自订属性里输入新值，藉此把新的零件加入清单。

您可以自行决定自订属性的资料要存放於形状或是来自於外部，自订属性只是您整合外部资料与Visio图件和图表的一个范例而已。

您可以把外部资料应用到很多用途上，例如一个零件资料库可能包含很多代表主题变体的记录，像不同的螺帽样式、纹线的长度、螺丝的总长度等，您可以根据资料库里的几何及能力资讯建立一个Visio形状。建立SmartShapes符号与外部资料的关联需要透过中介程式，传递Visio和资料来源之间的资料流，这让您拥有弹性使用任何能被OLE Automation所控制的资料来源。

我们可以轻松地做到图件与资料库整合，同时，当我们拖曳图件到页面时还会自动询问我们的资料属性

同步化图件及其所代表的资料

一个看得见的公司目录可能使用员工资料库里的资料，来显示每位员工在办公室里的位置，并在捷径选单上提供额外的资讯（如部门、工作职衔、电话号码等）。您可以把图件上的某个形状拖曳到另一间办公室，员工因此而被「移动」，而相对应的资料记录也会被自动更新，您的程式规模不需十分庞大或复杂，它也不需要与外部资料互动便能达成策略目标。举例来说，您可以使用OLE Automation而隐藏Visio使用者介面上的某些指令和工具，藉此保护图件或形状，不会因为粗心动作而损毁。

我们可以轻松地在每个图件中加入相关的资料属性

使用早期的图件

已经用其他程式所建立的图件也是相当重要的资料来源。Visio能汇入CorelDraw 3.0、4.0或5.0、Micrografx DRW、ABC Flow Charter 2.0、3.0或4.0、Corel FLOW 2.0等软体所产生的图件，它也能汇入、汇出许多常见的图形档格式，如BMP/DIB、CGM、EPS/AI、IGES、PCX、Macintosh PICT、TIFF及WMF。

若您对AutoCAD投资了很多，您可以继续使用AutoCAD的图形与符号库，只需把它们转成Visio图件即可。Visio工程版所提供的转换功能可以保留AutoCAD的属性并扩充本体资料，然後在Visio中编辑图件再汇出成AutoCAD格式，资料及可编辑性丝毫不受影响。例如，工程部门可以把产品组装图汇出到Visio，以利工厂部门使用，工人们不必学习复杂且昂贵的工具，便能检视图件并加上注解。

Visio 2000可以读入许多外部的档案资料，这些资料也包含了AutoCAD)

多国语言的支援

Visio以许多语言版本支援各国企业，包括美国英文（支援美国度量标准）、全球英文（支援公制度量标准）、德文、法文、西班牙文及日文。

以一项工具达成所有图表绘制的需求

企业组织开始明了把绘图能力分散给所有的PC使用者能增进生产力，起初公司以个别处理的方式回应使用者对图表制作的需求，然後逐渐标准化流程图的绘制或公司组织图的绘制方式。现在，大家已经确知图表制作的需求远比当初所想像的广泛，且支援许多单一用途的工具将导致不少的弊端。时至今日，许多公司的评估者都在寻找一个多用途的图表制作工具。

Visio等於是一个多用途的图表制作工具

商业图表的制作可以反应其他软体应用程式的发展

就和其他的软体一样，图表制作的软体市场经历过一场沿革，如五年前，公司会定期购买昂贵的文书处理系统以因应企业需求，而市面上有律师、医药界、稽查员、经理、行政助理等行业专用的文书处理程式。但现在这些系统大多已不复存在了，消失的原因在於Word Perfect和Microsoft Word等程式的出现。以相同的功能而言，这些程式的处理能力更强、成本更低廉，且能安装在每个人的电脑上。现在，绘制图表的使用者逐渐明了Visio的功能远优於专门的图形程式，它以低廉的价格提供稳定的图表制作解决方案，而且还可以被用在每个Windows桌面上，而不只是在图形设计专家的桌面上而已。

Visio的未来：使用新科技以简化复杂度

Visio的愿景一直是开发新技术让人们更轻松地沟通和了解复杂的想法、程式及关系。现在，Visio的能力范围已经可以从一般使用的拖曳式绘图到可自订的SmartShapes符号，以至於利用OLE Automation进行程式设计。Visio针对Windows 95而设计，所以它能完全发挥32位元架构的优点，并提供了友善的使用者介面，如Microsoft Office文件夹。Visio还能相容於Windows NT 3.51及Windows 3.1，换句话说，它能同时执行在16位元和32位元的环境下。它也完全支援OLE 2.0标准，所以Visio的图件能轻易地结合到其他的文件里。总而言之，Visio的威力和可扩充性能让您的公司针对单一产品进行标 准化，而不需牺牲易用性、精确性，和可进行程式设计的能力。Visio带领着 Windows应用程式的价格与效能比率进入图形世界，如此方便好用的软体，您还等什麽？

Visio的基本操作适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

Microsoft Visio产品的一些核心特质是相同的，换言之，我们可以用相同的操作方式来使用所有的Visio 2000产品，以建构我们所需要的图表。建立新图表的方法如下：

1. 开启一个新的档案，或是选择一个范本。

1. 选取左侧各模版中已内建好的图件，然後拖曳到工作页面上放开即可。

1. 如有需要连结，可在图件间拉上连接的符号，以表现其关联性。

1. 接着，您可以直接在图件上键入文字，并下标题说明。

1. 最後，您还可以把完成的图表列印出来，或是直接发布到网 站上。

更多的操作功能如图所示：

• A 透过按下 检视 功能表的工具列，您可以设定要展现出来的工具列。
• B 选择范本以开启页面时，会出现最适当的尺寸、方位、比例、格线以及刻度等。
• C 点选工具列上按钮旁边的下拉箭头时，会出现与该钮有关的工具。
• D 您可以利用格线来把图件排列整齐。
• E 当滑鼠指向工具列上的按钮时，会在旁边出现一个说明，显示该按钮的功用。
• F 页面左侧各个模版包含预设的图件及格式以供运用。
• G 在页面标签列中，您可以快速地新增、删除、更名或排序页面，按下滑鼠右键即可选择。
• H 当滑鼠指向左边功能区上的图件时，会出现该图件的说明。
• I 如果档案包含很多页，您可以利用下方的水平卷动轴来阅览所有的页面。

接着，我们将针对这几个步骤进行更详细的说明。

选择所需要的模版

在Visio 2000中，您可以用现成的范本来完成您想要制作的成品，其方法如下：

1. 执行Visio 2000程式後会出现一个欢迎画面对话方块，请按下 确定 钮。
2. 此时萤幕上会出现一个对话方块，里面有许多现成的范本类型可让使用者选择。

安装的版本不同，出现的模版数量便会有所不同。以笔者为例，笔者所安装的版本为企业版加上工程版，所以模版数会比一般版本的更多。

注意

安装的版本不同，出现的模版数量便会有所不同。以笔者为例，笔者所安装的版本为企业版加上工程版，所以模版数会比一般版本的更多。

1. 只需双按右侧预览区中的范本，便能开启范本，接着会出现全新的页面以及一些模版让我们使用。

把模版中的图片放到页面中

接着说明如何把模版图片放到页面中：

1. 在Visio 2000中，我们可以利用现成的范本来完成想要制作的成品。例如，若要建制一个区块图，您可以在开启新档时，选择区块图中的基本图范本。
2. 接着，萤幕上会出现跟这项工作有关的模版。在每个模版内，Visio都会内建好各种相关的图件，您可以直接用拖曳的方式来建立想要的成品。

如果同时要使用许多模版，您可以从 一般工具列中选择 开启模版 ，再选取您想要开启的模版，然後按下 开启 钮即可。

注意

如果同时要使用许多模版，您可以从 一般工具列中选择 开启模版 ，再选取您想要开启的模版，然後按下 开启 钮即可。

1. 接着，在模版中选择要增加到页面上的图件。
2. 用滑鼠选取该图件，再把它拖曳到页面上适当的位置，然後放开滑鼠 即可。

调整模版图片

Visio图件可作一维或二维的应用。

在一维的图件周围会出现小点，当滑鼠移到小点上，会出现箭头符号表示您可以移动的方向。透过这些小点，您可以放大或缩小图件，甚至还可以调整图件的角度。

在二维图件的各个角也有小点，当您用滑鼠拖曳以改变图件尺寸时，它会在水平或垂直方向等比例地变更大小。

使用自动对齐格线功能来排列图件

页面上的格线可用来排列对齐图件。若页面上已存在图件，您可以透过格线来排列其他图件的位置。使用自动对齐格线功能，在移动图件时，图件会整齐地排列在页面上。

若要开启自动对齐格线的功能，您可以选择 工具 功能表里的 捕捉和黏合 指令。

拖曳图件到页面时，Visio 2000会自动帮我们把图件对齐到最近的格线，所以图件看起来会排得井然有序。

注意

若要开启自动对齐格线的功能，您可以选择 工具 功能表里的 捕捉和黏合 指令。

拖曳图件到页面时，Visio 2000会自动帮我们把图件对齐到最近的格线，所以图件看起来会排得井然有序。

移动图件及设定图件大小

要在Visio上移动图件，您只需点选某图件，然後把它拖曳到页面上即可。同时，善用图件周围的控点便能轻易地调整其大小尺寸。

在拖曳图件改变尺寸时，我们可以直接看到改变後的图件大小，若图件上有文字说明，文字大小也会跟着图件的大小改变，以作相对应的变化。

注意

在拖曳图件改变尺寸时，我们可以直接看到改变後的图件大小，若图件上有文字说明，文字大小也会跟着图件的大小改变，以作相对应的变化。

若要移动图件，请用指标选择图件，然後按住滑鼠左键，拖曳到适当位置放开即可。当指标呈现白色时，表示您可以移动图件了。

若要改变图件大小，请将滑鼠移到该图件的控点上，会出现四个方向的箭头时，您就可以拖曳其选择控点来改变大小了。

同时移动多个图件

1. 点选第一个图件後，按住 Shift 键，再选择其他的图件。
2. 把滑鼠移到其中的一个图件上，直到出现白色的箭头符号。
3. 把它拖曳到新的位置再放开，所有被选择的图件会以相同的方向及间距移动到新的位置上。

按住 Shift 键再选取其他的图件，便能同时选择多个物件。

若要在水平或垂直方向移动所有的图件，只需在拖曳时同时按住 Shift 键即可。

注意

若要在水平或垂直方向移动所有的图件，只需在拖曳时同时按住 Shift 键即可。

快速编辑使用中的视窗

按下 检视 功能表中的 视窗 指令，再选择想要启动的功能，便能直接在页面上迅速改变图件的大小及位置，或自订一些特性。您也可以设定这项功能为自动隐藏，而不出现在视窗中。

Visio 2000中的视窗功能有：

视窗

特性

全景及缩放

以固定比例放大或缩小

绘图搜索器

检视文件中的所有元素

自订属性

可检视并编辑图件的自订特性

大小及位置

改变图件的尺寸位置或旋转角度

建立图件间的关联

并非每个图件都是各自独立的，例如在制作流程图、组织表或网路架构图时，这些图件彼此之间一定是有关联的。

在Visio 2000中有两种方式可以表达其关联性：一种是图对图；另一种则是点对点，选择哪一种方式则是根据要在图表中建立多少关联性而定。

图对图关联式

移动图对图关联式中的图件时，会在图件中最近的点建立关联性。在图对图关联式上，Visio 2000的实际连接点会因为相关联的图件移动而有所改变。

自动建立图对图关联式的方法为：

1. 用滑鼠点选一般工具列上的连接器工具图示。
2. 拖放模版中的图件到页面上。
3. 保持第一个图件为被选择的状态，再从模版内拖曳另一个图件到页面上，滑鼠放开时，便会自动建立图对图的关联式。

先放一个图件在页面上，然後按下连接器工具，再选择要连接的图件

点对点关联式

不论图件怎麽移动，建立关联的点都不会变更，跟原来的一样。

自动建立点对点关联式：

1. 同时从模版中拖曳两个图件到页面上。
2. 在一般工具列上按下 连接器工具 ，并从第一个图件的关联点拖曳到第二个图件上，此时会形成点对点的关联式，且关联点呈现红色。

放两个图件在页面上，然後按下连接器工具，再选择要连接的图件，此时关联点会呈现红色

修正图表

在Visio 2000中，您可以透过下列方式，轻松地改良或修订图表。

• 新增文字或设定图件的颜色。
• 利用工具来改变图件的方向。
• 为多个图件建立群组，可当成一个单位来移动。
• 设为背景图案，如公司标志或是多页连续展示。

新增或修改文字

文字部分可用来说明图表中的意义或备注事项，在编辑文字时，您也可以开启文字尺规来设定格式。

要在图件中新增文字只需选取图件，然後直接输入文字即可。

Visio 2000还有一个很不错的特色是：我们常常在查看整个工作画面时，又需要输入资料。在Visio 2000中，当我们选择图件并输入文字时，画面会自动放大以便输入，而输入完毕後又会回到整个工作画面。

注意

Visio 2000还有一个很不错的特色是：我们常常在查看整个工作画面时，又需要输入资料。在Visio 2000中，当我们选择图件并输入文字时，画面会自动放大以便输入，而输入完毕後又会回到整个工作画面。

若要编辑文字，您只需双按某图件，即可开启文字方块直接编辑，或在一般工具列上按下 文字 图示，再点选要编辑文字的图件，即可开启文字方块来编辑。

此外，开启文字方块时再按下滑鼠右键，便能从快显功能表中选择 文字尺规 指令。

文字尺规会出现在图件上方的文字编辑视窗中，您可以利用滑鼠拖曳其标签，或设定文字的扩排或缩排等动作。

设定图件的颜色及线条样式

在图件上加入颜色能立即在视觉上产生不同的感受，使其更具变化性。此外，您还可以设定线条的样式，甚至把线条端点设定为箭头状。

若要改变填满图件的颜色，您只需将滑鼠移到格式工具列上的 填满色彩 图示旁，按下拉箭头，并选取颜色即可。

若要新增其他的颜色到此调色盘中，您只需用滑鼠点选 更多填入色彩 即可加以设定。

设定线条样式的方式与设定填满颜色的方式类似，而不同点在於：选择的是 线条色彩 图示，您可以利用相同的方法来改变线条的宽度、样式，以及线条的端点，於此不再赘述。

旋转图件

Visio 2000提供了一些工具来改变图件呈现的方向及角度。要开启这项功能，请选择图件，再开启 动作 工具列。（请先选择 检视 工具列 动作 ，以开启 动作 工具列。）

这些图示的重要功能分别为：

图示

目的

水平地翻转图件

垂直地翻转图件

向右旋转图件

向左旋转图件

此外，我们也可以利用 旋转工具 图示来符合更多的需求，於此不再赘言。

把多个图件设为群组，便能一起作相同的设定。建立群组的方法为：

1. 将想建立成同一群组的图件，用滑鼠从模版中一起拖曳到页面上。
2. 选取第一个图件後，按住 Shift 键，再用滑鼠选取想成为同一群组的其他图件。
3. 按下滑鼠右键，从快显功能表中选择 图件 群组 。

使用背景页来显示共同页面的元素

我们可以将工作页面中的一页视为整份文件的背景，如此便能以含有标志的图案当作背景页面。

建立图表背景的方法：

1. 在绘图视窗左下角的 页面 标签上按下滑鼠右键，再从快显功能表中选择 插入页 指令。

此时会出现一个 版面设定 的对话方块。

1. 在 页面特性 标签里，点选 类型 中的 背景 。
2. 根据情况判断是否要透过 绘图比例 来调整比例，或是由 纸张大小 标签来改变新页面的大小，再按下 确定 钮。
3. 为新页面选择要设为背景的元素。

储存档案

第一次储存时，Visio 2000会要求使用者输入一些相关的属性资讯，如是否要储存成预览状态，也就是说可以从一个小视窗中看到整张图。

储存档案的方法如下：

1. 选择 档案 功能表，再选择 储存档案 或 另存新档 指令。
2. 出现 另存新档 对话方块，在 档案名称 一栏键入档案名称。
3. 选择或新建想要储存这份档案的资料夹。

储存时，若勾选 工作环境 的核取方块，Visio不仅会把页面中的文件储存起来，还会一并储存跟这份文件一起开启的模板。

注意

储存时，若勾选 工作环境 的核取方块，Visio不仅会把页面中的文件储存起来，还会一并储存跟这份文件一起开启的模板。

1. 按下 存档 钮後，会出现 属性 对话方块。可以在此对话方块里输入一些资讯，然後按下 确定 钮。

1. 再按下 储存档案 即可。

列印档案

一般而言，要把文件列印出来，只要直接选择列印即可。然而，Microsoft Visio 2000提供许多弹×××帮我们把制作好的文件列印出来，这些功能像是预览列印、跨页列印等等。进行列印工作的方法为：

1. 开启您想要列印的文件，读者可以从光碟范例中找到一个名为「ORG.vsd」的档案。
2. 若要把此文件列印出来，您只需直接按下列印图示，或是由 档案 功能表中选择 列印 指令，最後按下 确定 钮即可。

1. 为了确保资料列印出来的正确性，我们可以先从 预览列印 中检视其效果是否符合需求，您只需由 档案 功能表中选择 预览列印 指令即可。在此画面中，我们还可以了解：当资料超过一页时，Visio 2000还会提供多页连接列印的功能。

当我们把这份文件列印出来时，连篇钜作好似清明上河图一样

流程图的制作与应用适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

使用Visio 2000，您可以制作出完整的企业流程令人一目了然。举例来说，公司内部的请假流程可以用文字来描述，但利用图片来呈现一定会让人更清楚易懂。再者，不同公司之间的请款流程，若能绘制出视觉化的流程图，管理者即可藉由制程流程图来了解或沟通制程上的作业，进而有效率地改善制程。

Microsoft Visio 2000可以很快地完成各类流程图的制作

国人常用的鱼骨图或称要因分析图，也可以轻松地利用Visio完成

我们也可以轻易地利用Visio绘制出工作流程状况

Visio 2000提供下列数种不同的流程图图表型态：

流程图类型

目的

稽核图

Audit Diagram

用於记帐、财务管理、会计资讯的追踪、钱的管理、决策流程，及财务投资等目的。

基本流程图

Basic Flowchart

用於绘制流程图、由上往下的流程、资讯的追踪、制程计划，及先前的规划。

原因和结果图

Cause-And-Effect Diagram

用於表现问题与结果的关系，又称为要因分析图或是鱼骨图。

交叉功能流程图

Cross-Functional Flowchart

用於表现程序与组织间的关系。

资料流程图

Data Flow Diagram

用於制程或资料导向模组、资料流程图，及结构分析图等。

IDEF0 图

IDEF0 Diagram

用於建立具阶层的图表，来管理模组的外观形状、需求，和利益分析等模组。

SDL 图

SDL Diagram

使用Specification and Description Language（SDL）建立物件导向图表。

TQM 图

TQM Diagram

为企业制程工业、全面品质管理、改良等建立全面的品质管理图表。

工作流程图

Work Flow Diagram

用於企业自动化、企业制程工程、会计管理、产业人力资源、商业，及制造业。

基本流程图的操作与绘制连接相关的图件

1. 开启Visio2000，在 档案 能表中，选择 开新档案 选择绘图类型 流程图 基本流程图 。
2. 用滑鼠在一般工具列的连接器工具图示上按一下。
3. 从左边的基本流程图图件模版里，先拖曳 处理过程 图件到页面上。
4. 再拖曳 决策 图件到页面上，图件间会自动建立连接。
5. 重复步骤直到完成流程图为止。

当我们拖曳另一个图件到页面时，Visio还会智慧地出现 动态格线 功能让我们自动对齐，如此，在连接线段时就不会产生弯曲的线了。

若在拖曳时并没有出现这项功能，您可以从 工具 功能表中选择 捕捉和黏合 ，再勾选 动态格线 核取方块即可。

注意

当我们拖曳另一个图件到页面时，Visio还会智慧地出现 动态格线 功能让我们自动对齐，如此，在连接线段时就不会产生弯曲的线了。

若在拖曳时并没有出现这项功能，您可以从 工具 功能表中选择 捕捉和黏合 ，再勾选 动态格线 核取方块即可。

在流程图中加入自订属性

在流程图中加入一些资讯，以作为说明或参考之用，这些资讯称为自定参数。在流程图中加入自定参数的方法为：

1. 选择其中的一个流程图图件。
2. 接着由 图件 中选择 自订属性 。
3. 其中 成本 、 持续时间 以及 资源 这叁项是Visio 2000二维流程图的预设 参数。

如果要加入更多的栏位，您可以藉由 定义 功能达到，因为後面将会针对Visio资料库栏位做更多的说明，於此便不再赘言。

注意

如果要加入更多的栏位，您可以藉由 定义 功能达到，因为後面将会针对Visio资料库栏位做更多的说明，於此便不再赘言。

1. 当我们在流程图里加入更多的资讯之後，只要点选图件，然後按下滑鼠右键，再选择 属性 ，便会出现 自订属性 对话方块了。

在流程图中加入超连结

您可以用自订属性方式为流程图件加入更多的说明，但有时并非叁言两语便能说明清楚，如公司的请款流程。当金额超过某个数字时，可能会需要交由其他主管来审核或做更多的处理流程，此时您就可以利用Visio插入超连结的方式，来在流程中新增一个子流程。

为图件建立超连结的方法为：

1. 点选要加入连结的流程图图件。
2. 接着从 插入 功能表中，选择 超连结 。
3. 此时会出现 超连结 对话方块。

1. 利用 位址 功能，我们可以连结到Internet位址或是本机的任何一个档案，如Word或Excel文件，以便更进一步说明此图件。

1. 利用 子位址 功能，则可以选择要连结到哪个页面名称中的哪个图件名称，并选择要以多大的缩放比率来观看。

若要在原来的页面中新增一页，您只需在 插入 功能表中 页面 指令，便会出现 版面设定 对话方块。输入要设定的名称，再按下 确定 即可完成。

如何设定并知悉每个图件的名称呢？只要选择图件，再由 格式 功能表中选择 特殊 ，便能得知此图件的名称。

注意

若要在原来的页面中新增一页，您只需在 插入 功能表中 页面 指令，便会出现 版面设定 对话方块。输入要设定的名称，再按下 确定 即可完成。

如何设定并知悉每个图件的名称呢？只要选择图件，再由 格式 功能表中选择 特殊 ，便能得知此图件的名称。

1. 为图件设定好超连结之後，只需在图件中按下滑鼠右键，便会出现超连结所建立好的新位址。

设定图件的行为

利用超连结方式的确可以让我们更进一步设定个图件的说明，然而这个方式得按下滑鼠右键的方式才能启动，在操作上总觉得有些不习惯。没关系，我们可以利用 行为 这项功能加以修改。事实上，Visio 2000的这项功能不仅可用来修正以上的情形，也可以轻易地在图件中设定像是连按两下後执行巨集等行为。

设定图件行为的方法：

1. 选择要改变行为的图件。
2. 接着在 格式 功能表中选择 行为 连按二下 。

1. 在此对话方块中，我们可以设定双按图件後要跳到哪个页面或是执行哪个巨集。
2. 当然，除了这些选项外，我们还可以选择像是编辑图件文字或是开启图件的图件清单等。您可以试着改变成其他行为，再双按图件来看看有哪些不同的变化。

为流程图加上编号

为了更快地获取流程资讯，我们也可以把流程图件编号，这种作法就好像小时候所玩的连连看游戏，只要跟着数字前进便能很快地解析所有的资讯。接着便说明如何在流程图件上加编号：

1. 开启光碟范例中的「流程图」。
2. 按下 工具 功能表，然後选择 图件编号 指令(或者也可以由 工具 功能表中，选择 巨集 Visio特别功能 图件编号 指令，来找到这项功能)。

1. 在 图件编号 对话方块的 一般 标签下，我们可以在 操作 中设定以手动的方式，选择哪一项是第一个、哪一项是第二个，也可以由电脑自动帮我们编号。
2. 另外，在 指派的编号 中则可以设定开始的编号及间隔等属性。
3. 最後在 进阶 标签中，则可以设定放置编号的位置及套用到哪些图件等属性。

加入商用背景

Microsoft Visio提供了多达30种全新的专业边框、标题及18种背景可供选择，使我们在制作各种流程图时能建立一流的商业形象。

为自己的流程图加入背景的方法：

1. 点选 背景 模版的标题列，以显示出所有的预设背景。
2. 拖曳其中一个到页面上的任何地方，再放开即可。

1. 此时会出现 Make Background 对话方块，再点选 是 钮。Visio 2000会自动地把背景指定到开启的页面上，且绘图视窗的底部会出现一个 背景页 标签。

1. 同样的，选择 框线和标题 模版的标题列时，也可以轻易地在页面上加上框线或是标题。

并非所有的范本开启时都会出现 背景 模版，若要开启 背景 模版，请在 档案 功能表中选择 模版 Visio特别功能 背景 指令。

注意

并非所有的范本开启时都会出现 背景 模版，若要开启 背景 模版，请在 档案 功能表中选择 模版 Visio特别功能 背景 指令。

加入色彩配置（Color Schemes）

Microsoft Visio 2000也提供了一项类似Office 主题 的功能，让我们可以很快地把色彩配置到图件之中，进行这项工作的方法为：

1. 从 工具 功能表中选择 巨集 Visio特殊功能 Color Schemes 指令。

1. 此时会出现 Color Schemes 对话方块，选择想要变更的色彩配置，再按下 套用 ，便能预览改变後的效果。
2. 另外，按下 开新档案 钮後还可以设定新的色彩配置。

1. 最後按下 确定 钮，以完成变更的工作。

定义或编辑样式

Microsoft Visio 2000也提供了一项与Office相同的样式功能，透过样式的帮助，我们可以预先定义像是图件外框、字体效果等。举例来说，我们可以建立一个样式，设定图件外框为黑色，内部底色为绿色，并设定字体为斜体、粗边及红色，下次，若要用到这种效果，只需直接套用便能拥有此图件的效果。

接着，让我们一起来探讨如何定义与编辑自己常用的样式：

1. 从 格式 功能表中选择 定义样式 指令。
2. 此时会出现 定义样式 对话方块。

1. 接着，我们可以变更像是文字的字型及尺寸、线条的粗细及颜色、填满的颜色、阴影的颜色等等。

按下 字型 标签後便能定义新样式的字型效果

按下 线条标签 後便能定义新样式的线条效果

按下 填满 後便能定义新样式的图件效果

1. 输入新样式的名称。
2. 若您要就现有的样式更改，则从基於清单中选择原来的样式。
3. 在 包含 之下点选样式中要包含的属性，如文字、线条及填满，也可以同时由叁种属性组合而成。
4. 设定完後，再按下 确定 钮即可新增一个样式。
5. 建立好的样式要如何套用呢？首先得点选要套用的图件，接着从 格式 工具列中选择 所有样式 功能，并以下拉方式选择之前建立好的样式，便能完成套用的工作。

那想要变更已建立之样式时，又该如何处理呢？

1. 同样从 格式 功能表中选择 定义样式 指令。
2. 在 定义样式 对话方块中选择要变更的样式。
3. 藉由之前所提到定义样式的方式，加以变更各种效果。
4. 按下 确定 来完成变更。

建立垂直或水平的交叉功能流程图

交叉功能流程图可以让我们很清楚的了解流程与部门组织之间的关系。例如：当公司一个采购流程金额高於某数目时，往往需要更高主管或是其他单位的会签，此时透过Visio的交叉功能流程图，便能很清楚地呈现这些资讯。

此外，Visio可以根据资讯的传递，以决定要建立水平或垂直的交叉功能流程图。

利用Visio 2000便能很快地制作出跨越不同部门的流程图

建立一个新的交叉功能流程图

要建立一个水平或垂直交叉功能流程图的方法如下：

1. 从 档案 功能表中选择 开新档案 选择绘图类型 流程图 交叉功能流程图 指令，以开启交叉功能流程图。
2. 此时会出现 交叉功能流程图 对话方块，请选择要以垂直或水平方式呈现，再输入层级的数目（最高五层），以及是否要在层级的最顶端加入标题列。

1. 在标题列上或层级的标签内输入内容，并重复步骤以使每个层级都有文字说明。

1. 接着，再由 基本流程图件 模版中拖曳图件到适当的位置。
2. 第一个图件仍然保持选择的状态，在点选一般工具列上的 连接器工具 後，拖曳第二个图件到页面上。
3. 在页面上继续增加图件到足够表示为止，新图件会与刚选过的图件产生连结。

修改与变更原有的交叉功能流程图

Visio提供了一项十分有弹性的功能，能让我们轻易地修改已制作好的交叉功能流程图，同时页面上的流程图件也会被自动地调整位置。接着，让我们练习如何调整原有的交叉功能流程图。

1. 开启光碟范例中的「交叉功能流程图」。
2. 在这个客户资讯询问流程中，我们发觉少了一个采购部，以核准资讯部购买硬体及执行采购的动作，在这里我们需要新增一个部门到原交叉功能流程图中。
3. 首先，我们得从 交叉功能流程图图件水平 模版中选择 功能带 ，然後把它拖曳到流程图的任何一个部门中。

1. 此时，我们发觉流程图会自动避开，且画面上也会多出一个部门。
2. 接着，我们在层级的标签内输入「采购部」，便会发觉在输入资料时，Visio会自动放大画面。

在输入资料时，Visio会很贴心的自动放大画面

1. 接着，我们从 基本流程图件 模版中拖曳 处理过程 图件到「采购部」的功能带内。
2. 利用 连接器工具 完成连结的工作。

人事组织图的制作与应用适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

透过组织图，我们能够综观整个公司的情形，或是看到其中某个部门的状况。比如说：

• 用滑鼠在工具列按钮上按一下，便能改变现有组织图的表现方式。
• 就现有的资料，能使用精灵工具快速地产生组织图。
• 能在图表中快速地变更设计、颜色及位置。
• 储存员工资料，如薪水、职称、部门及电话号码。

利用Visio 2000可以快速制作出各种人事组织图

建立简单的组织图

使用Visio 2000，您可以简单地建立组织图。只要先找到最顶端的图件，把它放置好，Visio 2000便会自动建立连接并排好位置。

利用拖曳图件来建立简单的组织图：

1. 开启Visio，从 档案 功能表中选择 开新档案 选择绘图类型 组织图表 组织图表 指令。

1. 从 组织图图件 模版中拖曳 高级主管 图件到页面上。
2. 保持 高级主管 图件为选择状态，并输入姓名。
3. 按下 Enter 键後，输入该名同事的职称。
4. 拖曳 职位 到 高级主管 图件下，以建立其从属关系，并输入其姓名及职称，一直重复此步骤到所有人员的名单都被加入为止。

当我们把一个上属关系图件放到另一个下属关系图件上时，两个图件会自动地建立连接。

注意

当我们把一个上属关系图件放到另一个下属关系图件上时，两个图件会自动地建立连接。

1. 当我们增加组织内部的人员时，Visio 2000会自动地重新排列他们的位置，以确保有足够的空间可以增加人员。

在图表中新增多个图件

使用 组织图图件 模版中的 多重图件 ，您可以增加1到50个相同型态的图件。

在图表中新增多个图件：

1. 从 组织图模图件 版中拖曳 多重图件 到页面中。
2. 在 加入多个图件 对话方块中选择要增加的图件数目，并从下面的图件中选择图件，再按下 确定 钮。

1. 此时，会一口气产生多个组织图件。

由於设定图件数量为4，所以会一下子在选定的组织名称下产生4个下属

改变组织图的呈现方式

我们可以透过改变组织图的呈现方式，来修改职位与部门关系的排列方式。要改变组织图呈现方式的方法为：

1. 开启现有的组织图，再选择有部属且要改变呈现方式的图件。
2. 在 组织图表 工具列上，按一下所欲呈现方式的下拉箭头，并点选想要呈现的方式。

1. 或者您也可以从 组织图表 功能表中选择 配置次级 指令，此时便会出现 配置次级 对话方块。选择想要变更的配置，再按下 确定 钮即可完成。

新增资讯到组织图

为了参考注解或说明，您可以在组织图里的各个图件上增加一些资讯，这些称为自定参数。要在组织图里新增资讯的方法为：

1. 选取想要加入资料的图件。
2. 按下滑鼠右键後，在快显功能表中选择 属性 指令。
3. 在 自订属性 对话方块中，可以输入部门及电话资讯。

组织图的自定参数，部门及电话是Visio 2000预设的两项资讯。若要在组织图里加入其他的资讯内容，您可以在 自订属性 对话方块中选择 定义 ，此时便会出现 定义自订内容 对话方块。按下 新增 钮後，便可以输入新的自定参数。

注意

组织图的自定参数，部门及电话是Visio 2000预设的两项资讯。若要在组织图里加入其他的资讯内容，您可以在 自订属性 对话方块中选择 定义 ，此时便会出现 定义自订内容 对话方块。按下 新增 钮後，便可以输入新的自定参数。

建立横跨不同页的组织图

Visio 2000能轻易地横跨不同页面来绘制组织图，并且在任何时候都能决定要显示出多少图层。若要从原始图中建立一份只显示最高层或部门的复本（或称作同步副本）於新页面，并隐藏原始图中职位间的从属关系，只需按下滑鼠右键，在快显功能表中选择功能指令，即可轻松地决定是否要检视或隐藏其从属关系。

检视或隐藏其从属关系的方式是在图件上按下滑鼠右键，再选择 显示次级 或是 隐藏次级 指令。

注意

检视或隐藏其从属关系的方式是在图件上按下滑鼠右键，再选择 显示次级 或是 隐藏次级 指令。

若要建立一份部门的同步复本，其方法为：

1. 开启已建构好的组织图，选择要放在新页面中最上层的图，再选取 组织图表 建立同步副本 。

1. 此时会出现 建立同步副本 对话方块。按下 确定 钮以开启新页面，里面已内建好刚才所选择的图件复本及其下属关系的图件。若要隐藏其部属，您只需在原始页面上勾选 在原始页面上隐藏次级 即可。新页面会同时跟着原始页面改变。
2. 若要继续建立部门，您只需拖曳新的图件到复本上即可。
3. 在页面下方点选 页面1 标签，便能直接回到原始页面。在有下属的图件上按滑鼠右键，在快显功能表中选择 显示次级 指令，此时会显示已隐藏的部属。
4. 此外，我们还可以在职位的图件上按滑鼠右键，在快显功能表中选择 建立同步副本 指令，便能在新页面中检视这个部门的上司和他的部属。

利用建立同步副本功能所建立之每个页面向下伸展开来的情形。

从Excel资料中建立组织图

除了上述作法之外，我们也可以利用现有的资料建立组织图。例如，公司过去已经用Microsoft Excel建立员工姓名、职称、其上下阶层关系等，您便能透过 组织图表精灵 快速地把这份档案资料转成组织图。

以笔者之见，用Excel来建立组织图会比直接在Visio中建立来得方便，怎麽说呢？因为Excel为栏位型态，在输入资料时总是比较快速，所以以後要新增或是维护资料都必较容易。而Visio是一个视觉化的图件软体，以後若要更改或输入资料时，总不会比以文字方式输入更方便。因此，我们可以用Excel建立资料，再由Visio的 组织图表精灵 功能来转换这份资料。

事实上，Visio并不会自动认得Excel栏位的设定，您必须记得至少得有姓名、上级主管姓名等栏位，至於Visio如何认得，则得在精灵中加以设定。

注意

以笔者之见，用Excel来建立组织图会比直接在Visio中建立来得方便，怎麽说呢？因为Excel为栏位型态，在输入资料时总是比较快速，所以以後要新增或是维护资料都必较容易。而Visio是一个视觉化的图件软体，以後若要更改或输入资料时，总不会比以文字方式输入更方便。因此，我们可以用Excel建立资料，再由Visio的 组织图表精灵 功能来转换这份资料。

事实上，Visio并不会自动认得Excel栏位的设定，您必须记得至少得有姓名、上级主管姓名等栏位，至於Visio如何认得，则得在精灵中加以设定。

若要透过 组织图表精灵 功能选取Excel档案以转成组织图，其方法为：

1. 开启Visio，由 档案 功能表中选择 开新档案 选择绘图类型 组织图表 组织图表精灵 指令。
2. 此时会开启 组织图表精灵 对话方块。

1. 在此对话方块中点选 储存在档案或资料库中的资讯 ，再按 下一步 钮。
2. 选择组织资讯储存在 纯文字 、 Org Plus(*.txt)或Microsoft Excel文件 。

1. 选择Excel来源路径，您可以试着练习光碟范例中的「ORG.XLS」档案。

1. 无论您如何设定Excel的栏位，事实上Visio都不会自动认得，所以我 们必须在此设定相对应的栏位，其中名称为此员工的姓名，报告则为上级主管的姓名。

1. 设定完後，我们可以设定在图件上层放哪个资料、下层放哪项资讯。一般而言，我们会在图件的第一行上放姓名，第二行上放职称。请试着改变第二行的资讯，以在此对话方块中看到不同的结果。

1. 如果我们在建立资料时有加入更多的栏位，此时便需为此图件加入自订的属性栏位。

1. 按 下一步 钮之後，我们还可以针对部门或是其他组织资讯进行分页，以便达到每个部门一个组织图的功能。

Visio的确可以根据部门的方式进行分页，然而我们一定得知道这个部门的主管为何人（以「人」为分类方式），而无法利用像是「部门」的栏位名称来分页。

注意

Visio的确可以根据部门的方式进行分页，然而我们一定得知道这个部门的主管为何人（以「人」为分类方式），而无法利用像是「部门」的栏位名称来分页。

1. 若要以部门或是其他组织资讯来当作分页方式，则可以在对话方块中选择 指定每页显示多少组织资讯 ；若无此打算，则选择 由精灵自动将组织图表分散到多页 。

1. 如果选择指定每页显示多少组织资讯，便可继续利用 新增页 钮进行组织资讯的分页。

我们可以试着在 页上端的名称 (0级) 中找不到可用部门 A1 来分页

1. 按下 确定 钮之後，完成从Excel资料中建立组织图的工作。

读取Exchange Server的资料以建立组织图

除了可以直接读取来自Excel所建立好的栏位资料外，Microsoft Visio 2000最特别的功能便是可以直接读取来自Exchange Server所建立的组织资料。

关於Exchange Server较详细的功能可以参考笔者所写的《知识管理与通讯交换平台完全手册 —Microsoft Exchange与Outlook整合应用》一书。

Exchange Server所建立好的组织资料可以让我们一层层地追踪职员的相关资料与从属关系

若登入的权限不足，则无法完成这项工作。

注意

若登入的权限不足，则无法完成这项工作。

读取来自Exchange Server所建立组织资料的方法，跟之前所提及读取Excel资料是一样的。

点选 组织图表精灵 对话方块中 把组织资讯储存在文字 下的 Microsoft Exchange Server目录 ，接下来的作法就跟来自Excel资料的方式是一样的，在此便不再 赘言。

除了内建的范本外，Microsoft Visio 2000同时也能让使用者弹性地新增自己的环境，像图件、模版、样式及范本等，甚至工具列中，所包含的工具和命令都能加以设定。

同时，所设定的模版甚至可以加入自订的栏位属性。当这些模版加入自订属性後，以後您只要输入资料，便能轻松地管理资产或是与资料库整合应用以进行分析处理。

接着，就让我们一同来探讨如何轻松地在Microsoft Visio 2000的环境中建立自己的图件、模版及自订环境。

建立自己的图件适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

在Microsoft Visio 2000中有几种方式能建立自己的图件，您可以使用Visio绘图工具合并或制造新图件，或修改现有的图件以创造新图件。

使用Visio绘图工具做出新图件

利用Visio绘图工具来制做出新图件的方法如下：

1. 从一般工具列中，我们可以藉由矩形或是线段工具来建造出想要的新图件。
2. 例如我们可以利用矩形或是椭圆形来绘制想要的图件，或是利用直线、弧形、自由形式与铅笔工具来绘制线条。
3. 此外，若我们想要以更精细的方式来完成线条或是矩形、圆形等的制作，也可以由 视窗 功能表中选择 显示图件内容页 指令以进行精细的输入工作。

把已存在的图件合并成新图件

除了由零开始自行绘制图件外，您也可以由现成的模版中加以修改或是合并成新的图件，要修改现成模版的方法为：

1. 从模版中选择一个或多个我们想要用来修改并建立的新图件，或者我们也可以沿用之前已建立好的图件。
2. 接着从图件功能表中选择 操作 指令。

1. 此时会出现各种图件整合的操作方式，有关的指令及结果如下表所示，读者可以自行组合以得到自己想要的效果：

指令

结果

范例

分割

Fragment

将图件交叉的地方切掉一些空白。

合并

Combinev

将图件重复的地方切除以建立新图件。

联集

Union

将图件合并成一个新图件。

减去

Subtrack

切除主要图件被次要图形遮住的地方。

交集

Intersect

留下两个图件重叠的部分当作新图件。

偏移量

Offset

在原始图的左右建立平行的线段或弧度。

建立新范本适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

当我们绘图时，有时必须制作自己的范本，如特殊尺寸的页面、比例、视窗大小及位置，甚至图件或文字样式等。

有时是要制作特殊的背景或层，像把公司标志放在每张图的後面，便能建立一个范本，而背景就是公司标志，只要用到这个范本就会出现公司标志。

接着，不妨赶快来建立一个新的范本吧！

1. 开启已做好的图或是想要修改的范本。
2. 或从光碟范例中开启一个名为「范本.vsd」的档案。
3. 从 档案 功能表中选择 另存新档 指令後，执行下列的动作：
   • 选择范本的档案格式（*.vst）。
   • 输入范本的档案名称。
   • 存档时确认工作区域。
   • 选择范本要存放的路径。
4. 按下 存档 钮来完成储存自订范本的工作。

有无勾选 储存 一栏的 工作环境 ，会造成什麽差异吗？

若有勾选，则连同此范例的模版也会跟着一起储存；相对的，若不勾选，便只储存页面资料，而不跟着一起储存此范例的模版了。

若勾选 工作环境 ，下回开启此范本的情形

若没有勾选 工作环境 ，下回开启此范本的情形

注意

有无勾选 储存 一栏的 工作环境 ，会造成什麽差异吗？

若有勾选，则连同此范例的模版也会跟着一起储存；相对的，若不勾选，便只储存页面资料，而不跟着一起储存此范例的模版了。

若勾选 工作环境 ，下回开启此范本的情形

若没有勾选 工作环境 ，下回开启此范本的情形

建立自己的工具列与环境适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

Microsoft Visio 2000可以让我们建立自己的工具列，快速运用所需的工具完成绘图工作，以提升工作效率。

建立自己的工具列

自订工作环境的方法如下所示：

1. 从 检视 功能表中选择 工具列 / 自订 指令。
2. 此时会出现 自订 对话方块，在此对话方块中选择 工具列 标签。

1. 点选 开新档案 ，在输入自订工具列名称後，按下 确定 钮。

1. 此时会出现一个新的小工具列。

1. 点选 指令 标签，然後从 类别 清单中，选择要建立的按钮种类。
2. 从 指令 清单中，拖曳要包括的指令内容到工具列上。

1. 按下 关闭 钮後，便会发觉在工作环境中多了一个自订的工具列。

携带个人化的工具列及功能表

好不容易自己定义好的工具列或是功能，也能在其他电脑上跟其他人员一起分享吗？答案是肯定的。完成这项工作的方法为：

1. 从功能表中选择 检视 / 工具列 / 自订 。
2. 此时会出现 自订 对话方块，在此对话方块中选择 工具列 标签。
3. 选择 附加 功能。
4. 在 贴附工具列 对话方块中选择把自订的工具列 复制 到 文件中的工具列 中，如此一来，我们自订好的工具列便能跟着Visio文件一起携带走了！

附注：安装与移除中文使用介面

在Microsoft公司与Visio公司合作後，Visio这套流程视觉化软体正式成为Microsoft Office家族中的一员。然而，由於时间的考量，Microsoft Visio 2000并没有马上进行中文化的工作，虽然我们可以正常地在Microsoft Visio 2000中输入中文，但还是会让部分使用者在操作上有些不便。因此，基於本土化的需要，本书附件光碟中包含了一套Microsoft Visio 2000的中文使用介面。这套中文使用介面把原本的操作讯息，像是功能表、对话方块等，以本土化的中文呈现，让我们在操作时倍觉亲切，也感受不到不懂英文的压力。

然而，基於时间上的考量，并非所有的资讯都已进行中文翻译，像是说明求助画面，便仍以英文方式呈现。因为常会用到这项功能的使用者并不多，所以在一般操作上不会造成多大的不便。

基於时间考量，说明求助画面并未进行中文翻译

这套中文使用介面可以适用所有的版本，像是标准版、工程版、专业版以及企业版。

接着我们将针对如何安装Visio中文使用介面稍作说明。

安装中文使用介面

1. 请先关闭所有正在执行的Microsoft Visio 2000程式。
2. 接着，执行Visio 2000中文使用介面中的 Setup.exe 。

1. 按 下一步 钮後开始安装。
2. 安装完後，系统会告诉我们取代了哪些元件，再按下 完成 钮後，便完成中文使用介面的安装工作了。
3. 当我们再开启Visio 2000时，系统会先重新读取与产生快取，不一会儿，我们的Visio 2000便会成为中文使用介面了。

移除中文使用介面

笔者之前也曾经参与过其他公司中文化的工程，深知中文化困难之处。这些困难像是：把原本不应该进行翻译之名词，如key翻译为主键。虽然没有错误，但可能会造成程式无法正常执行。要解决这样的问题，除非中文化小组里也有人十分清楚产品，否则根本很难查觉。所幸，Microsoft Visio 2000中文使用介面在笔者不断地测试与反应後，大部分可能会发生的问题都解决了。

然而，我们并无法担保完全没有问题。若您正巧遇到问题或还是熟悉以英文操作介面来工作，您可以试着把中文使用介面移除。

移除中文使用介面的方法为：

1. 请先关闭所有正在执行的Microsoft Visio 2000程式。
2. 把原版的Microsoft Visio 2000光碟片放入光碟机中，如果是企业版请 放入第一片。
3. 利用 Windows档案总管 找到原本安装Visio的路径(一般是c:\program files\Visio)中。
4. 执行路径中的 Rollback.exe 程式。

1. Rollback程序将自动寻找Visio的原版光碟位置，一旦找到，便会开始还原成英文使用介面。
2. 若找不到，Rollback程式也会要求我们指定Visio的原版光碟位置，指定完後同样也会进行还原成英文介面的工程。

1. 按下 Finish 钮後，重新启动Visio，我们便会发现，介面已经还原为英文了。