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随着团队的发展壮大,越来越多的同学开始担当项目负责人的角色。那么,如何才能成为一个合格的项目负责人呢?
根据自身多年工作经验的积累,我对项目负责人需要完成的工作如下:
想要成为一个合格的项目负责人,首先需要履行的职责是:向自己的上级、团队、相关合作团队以及关注项目进展的人,及时同步项目的动态。
信息公开,不同角色的人会通过不同的视角来看,目前项目的状态会有什么样的问题。比如:一个项目立项之初,如果事先沟通得不充分,可能会发生:排期预估乐观、人力资源申请存在不到位、技术方案考虑不周等。通过信息公开,不同角色的人可以看到项目状态,如果遇到一些风险,可以主动提出,在事发之前就做好准备工作,可以大大降低事情落地的风险。
比如是一个产品功能的开发项目,一般一个产品要新增加一个功能,会同时有产品、市场、运营等同事同步自己的工作,比如:3-8日要发布一个功能,那么运营同学可能会提前预约3-10号的发布会,来专门推广这个功能。如果项目一旦出现延期、质量问题、功能缩减等,那么需要其他成员同步调整自己的计划,避免因为信息不同步,导致乌龙。
做基础服务的项目,也可能会同步有业务方进行依赖,比如:新增一个Feature或者修复一个Bug,可能都会对业务方有影响,如果需要对方调整,则信息同步是很好的方式的一个提醒。
团队协作里面,很难免会遇到“扯皮”的事情发生,不管是因为职业素养问题,还是因为某个人“记错了”,我们尽量去避免这类问题的发生。那么,信息同步就是一个很好的方式。不要扯皮,看邮件。
是不是经常听说:你做了很牛逼的事情,结果老大不知道,还以为你一天无所事事,最终郁闷地错失了升级加薪的机会?换个角度考虑,你的老大可能同时跟进N个项目,对很多项目的细节并不清晰,老大如何知道你做得牛逼?
当然,这是从我们自己的角度来看这个事情。让老大知道项目进展,可以帮助你获取他的更高层级的协助。比如:我们会在通报里面,描述工作的计划和方案,有的时候这个计划和方案在老大看来,有更好的解决方案(比如:通过资源解决问题,某某团队已经做过了,我们直接拿过来用;或者,某个方案有更好的方式),那么这个时候,他会从资源、“过来人”的角色来帮助我们更好实现项目落地。这也是让老大知道的意义。
综上,作为一个项目负责人,如何信息通报做得不够好,那么我们认为这个负责人是不合格的。
一般情况下,我们会有几种场景下做通报:
常见的里程碑事件,有:项目立项、方案沟通与评审、阶段性的进度通报、项目提测、项目部署、项目结束等。
通报的内容以“项目达成某个点”为主,比如:
【立项】**项目立项通报、【上线】**项目部署完成/小流量部署完成。
一般情况下,有些里程碑事件可以省略,比如:某些封闭项目、大家都知道的立项环节等。
常见的有:项目延期、需求变更、方案或资源变更等。在我们项目中,经常出现周期上的变更(延期)。偶尔会出现人力资源的调整,比如之前由于某某离职、晋升等造成变化。
比如:【变更】**项目成员变更通报
项目的进行过程中,经常会有小范围的沟通、讨论,往往这些沟通和讨论都会达成一些共识和下一步的计划。那么,这种情况也需要进行通报,比如:会议纪要。一般这类通报包含以下几方面内容:
这个比较好理解了,比如:项目周报、日报、季报等。定期的给出项目的进展、下一步计划、遇到的问题或需求的资源等。
常见的情况下,我们使用:邮件(最常见)、即时通信工具(微信)、WIKI(Slack、Confluence等)、Tower(TB)等。这里我们仅讨论:邮件和即时通信工具(也可以用Slack代替)。
一些重要的结论,后续可查的,走邮件;比如:沟通纪要、双方的结论等;
一些及时性强的、临时的,走即时通信。
二者的区别在与:是否需要保留记录,是否及时。其实二者并不冲突,可以同时使用(即:既发了邮件,也发消息)
一般,标题能够突出结论或者主题,比如:
【纪要】**沟通纪要
【评审】**项目技术方案评审邀请
标题直接与主题相关,方便接受邮件的同事快速判断这封邮件是否需要看下去。
邮件内容,一般三段式:
上面的结构可以满足大部分发邮件的需要了。
微信的内容随意性比较大,需要遵守的是:一句话说明白。结论先行、补充描述即可。
你的邮件、内容发给谁,你可得想好了。
原则上讲:你的内容希望谁看到,那么发给谁。另外一种定义是:项目相干方,及与项目相关的人。
这里,常见的候选人是:
综上,能够合理地做好项目通报,是项目负责人的基本能力。(当然,技术能力才是基本能力...)
项目往往会出现:人员变更、依赖工具、有时间限制,当任意一个因素出现瓶颈的时候,就需要来做资源协调了。
在一个项目中,我们考量:时间、成本、功能、质量四因素,几乎任意一个项目都可以由这四个因素来描述。
这里面,成本包含了:人、某些资源、工具、场地等。
这四者的关系可以总结为:
时间=功能*质量/成本。
图示:对角线为互斥:此消彼长;相邻为互助,相互促进。
那么,所谓协调,就是在这个四个里面做取舍。
所谓功能,也可以理解为需求。
处理好需求(我们经常叫:控制好需求),是顺利落地项目的第一步。道理很简单,功能越少,难度越小。一般来讲,我们会根据时间来卡功能,敏捷里面也叫:TimeBoxing。在某些场景下,我们会直接进入研发,看看在某个TB下,我们尽可能地多地实现功能,实现多少算多少。
正常情况下,都是通过时间窗来卡功能的,因为一般上线的日子提前订了,那么这个时候就看能做多少了。当然也有根据功能来计划发布时间的,这个完全根据实际的情况来定。
处理功能,需要有优先级的概念,尽量将功能拉平成为一个线性维度的数据,而不是一个矩阵(二维关系)或者网状(多维关系)的数据。线性维度的数据更好地进行分析。
我们在制定需求时,如果需求之间没有依赖关系,相互独立的,那么会认为需求的信息是线性的。在某些情况下会出现:A需求依赖B需求的情况,那么这个时候需求的信息就不是线性的了,这种情况下,如果依赖的情况比较复杂,甚至会出现:A依赖B、B依赖C、C依赖A的环形依赖情况,那么这种需求就属于整理得不好的。在经常的情况下,我们会将多维需求拉平成为线性需求,方便我们进行管理和开发。
最常见的情况是:我们将简单依赖通过合并、拆解等方法,彻底解开关系依赖,实现线性数据。这也能够解决常见的场景。
如果需求本身数量也多,情况比较复杂,那么这个时候就需要一轮结构化处理了(后面有机会专门来聊这个话题)
总之,需求这里一定要可控,在自己能够处理的范围来处理。
时间也即周期,我们完成一件事情所需要的时间。在很多情况下,我们拿到一个需求,会进行排期(计划时间,什么时间完成、什么时候进入测试、什么时候发布)。
在指定时间的情况下,就不说了。
在需要给时间的情况下,比如:这么多功能、你的团队需要多久能做完,潜台词是:功能确定、人员确定(成本)、质量保证下线,那么需要多长时间。这种情况下,一般我们会进行功能、人来进行任务划分,划分后,根据经验来给出时间。最常见的,就是:排期。
排期一般分两种情况:阶段性周期(里程碑)和任务计划。
“完成技术调研需要1-2周”属于阶段性周期,而“用户登录API开发需要16h“属于任务计划,二者的区别是:
了解一个项目的周期,我们先了解一下:PDCA(戴明环)
对于项目,项目的周期为:
对于项目而言,我们经常接触的是:Plan和Do的环节,Check和Analysis的环节很少想到,很多情况下,我们发布的项目后续都由运维接手了,然后便开展了下一个版本。其实,C和A的事情我们都做了,只是很少会把它单独拎出来而已。
比如,系统上线后,进入运维状态,那么这个过程就进入了长期的Check状态,当出现Bug时,就会进入Analysis了,接下来修复bug的场景就是下一个版本了。
一个项目,可以投入一个人来做,也可以投入十个人来做;可以自己团队花很久来研发,也可以买现成的商业方案。这些都是成本。做项目就没有不付出成本的,只有成本的高低之分。我们最常见的是人力不足时,向其他团队”借人“的场景,这个情况也比较简单和常见。
还有一种情况,对于很多技术出身的人才来说,就有些困难:使用别人现成的方案。之所以说这种情况比较困难,主要在于:
就这里而言,这个没有什么固定的答案。一句话:因实际情况而异。
当然,实际选择的时候,我会关注:
总之,谁负责谁决策,无论做哪种选择,都需要足够的勇气承担风险。
在一般情况下,老大会帮助自己来提前调度资源(老大不就是干这个事的么),但是在某些情况下(比如:难度超过预期、老大对项目细节并不熟悉等),老大给的资源跟实际的需求有出入,那么作为项目负责人有必要也有责任向老大申请资源。
互联网经常有一句话叫:要时间不要质量。在保障核心功能正常使用的情况下,减少非核心功能的测试时间,来追求发布上的快。(不知道现在腾讯帮助中心的检索的bug修复了没)
这里,质量一定要分级,分级的原则是以影响面来衡量,而不是修复难度。
在时间、资源充裕的情况下,是不需要分级的。测试做个一年半载再上线也是可以的。然而现实是,老板永远催着你赶紧上线,我们的资源也不是可以无节制消耗的。那么要找到:既能保证质量达到一定的要求,并且在有限的时间和成本下完成,就需要一个平衡的折中方案。质量分级是一个常见的方式。
有些人认为,在有限的能力下完成牛逼的事情,更能凸显自己的能力。这个话讲得没错,但是合理的利用资源,也是一种能力。(想了解为什么?以后有机会讲职业发展的时候,再详细展开)
一般来讲,我们根据Bug的影响面作为标准来定义等级(切记:不是修复难度,而是影响面)。这里的影响面从两个层面看:
根据上面两种情况,我们定义:
质量等级
|
质量定义
|
处理建议
|
描述
|
---|---|---|---|
1 |
| 必须处理 | 如:充值不可用 |
2 |
| 必须处理 | 如:用户余额单位显示出错 |
3 |
| 建议处理 | 如:找回密码 的界面跟UI设计不一致的 |
4 |
| 可处理可不处理 | 如:页面未严格按照UI实现,但相差不大的(<4px) |
等级没有绝对的边界,根据实际情况来调整,但是就是一个原则:以Bug的影响面为准。
总之,做好协调工作,可以让工作更有效率。
项目的执行过程,我们的敌人:风险。我们接下来所有的事情,几乎都是讨论怎么对付它。
过程管理你一定不陌生,定期的进度review、各种的站会例会,几乎充斥到我们工作的每个环节。如果想让项目顺利落地,即便项目中出现风险,也可以降低本来应有的损失,那么我们需要学习一些基本的知识:
以及一些常见的敏捷实践:scrum、极限编程、TDD。
什么是执行力,我的理解是:把不确定的事情确定下来,把计划的事情落实下来,就是执行力。
目标导向可以理解为是一种价值观,事情的优先程度永远与是否与目标有关而相关。这里就要说四个概念:
目标:要解决的问题或者要实现的目标。比如:降低数据库压力、增加公司营业额。目标是应该有明确的指标,这个指标是很好衡量的。
方法:也叫手段、方案,从现状到目标实现的过程或者办法。
现状:目前的所处的状态
背景:这个范围很宽泛,主要交代了前因后果,以及一些隐藏的限制条件
了解完这些概念之后,那么就需要明确规则了:
现状、背景、目标是常量,方法是变量。
意思是:如果执行的过程中实现得不顺利,那么说明方法需要调整了,而不是调整目标。这也是目标导向最重要的概念。
我们在制定目标的时候,会遵循SMART原则,那么什么是SMART?
Specific:具体的、确定的,可衡量的
Motivating:有激励的,有挑战的
Attainable:是可以实现的
Responsible:有责任的,这里指的是有责任人
Time-related:有时间限制的
(这个真的版本太多,我找了很久,组装了一个合理的)
一般,我们安排任务都会出现:某某负责**事情,实现**指标,某日子前完成。
我们必须承认一点:人的精力有限、时间有限,如何在有限的时间内做价值更大的事情,是时间管理解决的问题。
时间上面,有几个原则:
对于事情,我们都可以分为以上四类。上面四类里面,肯定是优先做:重要紧急的事情,不做不重要不紧急的事情;那么重要不紧急和紧急不重要先做哪个?
这里有几个参考的方法,根据自己情况来定:
番茄工作法:
以上便是需要准备的基础知识。那么接下来,我们开始“稳步落地”。
计划是典型的重要不紧急的事情(大多数场景下),计划越精确越好,但不是越细越好,一定要有合适的粒度。
比如,拿排期来说,那么根据项目的大小,一般4周以内的项目,计划的记录在1-3天比较合适;如果项目超过4周,那么粒度在0.5-1周比较合适。
在拿项目设计方案来说,如果是大型的系统架构设计,那么划分出子系统的定位和子系统之间的关系即可(参考:系统之美)。
除此之外,好的计划也是有“预案”的,预案主要描述了:一旦发生某些变化,就执行什么动作。
所以好的计划是:
计划需要多去联系和尝试,根据不同的情况,慢慢总结其中的细节和联系。
SCRUM中的计划会,就是来跟大家同步计划的(记住:这里是同步计划,不是制定计划,也就是说:会议上我们来分配工作的,不是来讨论怎么做计划的)
我们在做敏捷实践的时候,经常会进行:SCRUM的四个会,这个四个会中有两个就是与进度有关的,这两个会分别是:
每日立会(没错,是“立”不是“例”,表示站立的意思)和定期review。
每日立会:团队内进行沟通进度的会议,长度不超过15分钟为宜。会议每个成员讲:
这里需要注意的是:会议上不分析出现问题的原因,也不追责,仅以发现问题为主。如果遇到出现的问题,单独计划讨论、会议来进行。
定期Review:一般在某一个小的里程碑的时候进行的,有的时候也会在每周进行(因为一些任务就是按周来计划的)。会议中一般讨论这个时间范围内的整体进展,以及遇到的问题和反思,长度15-60分钟为佳。
项目中遇到了问题怎么办,那么这个时候我们需要在:资源、质量、功能上做文章了。
比如,某个任务花费的时间比预期的长,那么要保证按时上线,要么加人解决,要么放弃一些功能的测试了,或者砍掉某些需求。这些都是我们解决问题的思路。
在通过某些思路解决问题的时候,具体的方法因人而异了,比如:如何跟老大要人;如何跟平衡方案和资源分配,都是需要慢慢凭经验改进的事情。
另外,处理问题需要准确、快速(这是两个词,准确和快速类似重要和紧急一样,两个维度来描述事务,是不是出现了很多次),越准确越快速肯定是最好的,不准确又慢也是有问题的。在时间允许的情况下,优先保证准确;那么如果时间紧迫怎么办?这里就有冒险和求稳两种做法了:快速决策和跳过问题。
问题越早解决,带来的代价越小。(忘记是谁说的了,原话可能也不是这样,但意思差不多)
Scrum里面的回顾会(Retrospective Meeting)。这个会议时间可以长一些,当然提前准备工作也是要做的。
这个会议可以轻松一些,主要是总结。有的时候,我会准备一些小零食来帮助大家放松。
总之,好的执行可以帮助项目
如果想要会议很高效,那么有以下建议可以参考:
有权利就有义务,有义务就有责任,这里几乎是可以划等号的。在我经历的不同团队里,这里是经常发生纠纷的地方:
我经常遇到的一种情况是,负责人担心做出决策事后害怕担责,往往会寻求团队外部的合作人、自己内部成员来决策,造成一种“我没有选择”的假象,最终经常会演变成:彼此甩锅。
那么,我们认为:无论决策由谁来做出,凡是与团队有关的决策造成不好的结果,项目负责人一定是第一责任人。
讲到责任,就必须得讲一个东西叫:责任链。
责任链,是一种责任的认定方式。一般情况下,责任的追踪方式有两种:从上到下的金字塔责任链 和 从头到尾的队列责任链。
当一个项目出现问题时,那么第一责任人就是这个项目的负责人,无论决策是谁做出,也无论客观因素如何。但是在这个团队内部,再次拆分责任的时候,就根据具体的原因来拆分了。而对于这个团队的上游(或者上级),在他的外部也需要承担失败的责任。这也是百度旗下任何的问题(不管李彦宏是否知情),大家骂的都是李彦宏的主要逻辑。
金字塔责任链主要适用于有明确上下级关系的场景下。
推动-协作者模型主要适用于平级或者跨团队间的场景。当一件事由专门的推动者负责推进时,就会由推动者来负责项目的推动工作,也承担着项目推进的责任。
因此,在责任上面,当需要某个人或者团队去执行落地某个任务时,充分的授权便是最为基本的条件之一。
我记得我们之前的KPI里面,个人绩效分为两部分:团队绩效+个人绩效。有的时候,团队绩效的比重占到了70%,个人仅占到了30%。这里的含义是:团队成就个人。这也与当今社会中的价值观一致。(比如:NBA总决赛的MVP大部分是从胜者的球队中选出的,金球奖的得奖人也是需要有团队的大赛成绩的)
因此有一句话:团队牛逼了,团队成员差不了;团队失败了,团队成员好不了。因此,当团队陷入某些困境中时,这样的原则要求团队成员思考如何帮助团队走出困境,而不是想好自己怎么不受影响,能够全身而退。倘若团队成员各自为战,团队翻盘的机会也就不大了。
冲突的发生有多重因素,但大多数都是彼此对于方案的不一致。冲突可以有效帮助彼此思考,方案考虑因素更多,但是冲突一定要满足:
和和气气会慢慢降低大家对项目的严肃程度,适当的冲突帮助彼此监督,考虑问题更加完善。
另外,在别人产生冲突的时候,自己当裁判,而不是“和事佬”。当裁判并不是看谁说对了或者声音大,而是看谁越界了(谁超出了事的范畴),对于越界的人及时制止或者直接终止冲突,这是“裁判”的作用。
因此,不要害怕冲突,而要善用冲突。
老百度有一句话叫:听多数人的意见,跟少数人商量,自己做决策。
调研就是看业内同样的问题都有哪些解决的方案,看看别人的方案主要可以发现:
最终,都可以得出一个:基本的技术论调。
听听大家说,了解大家的诉求(也就是:需求)和方法(调用方式)。区分清楚哪些是需求,哪些是建议很重要。
需求:我希望你的项目能够实现什么功能,解决什么问题;
方法:你的这个项目可以通过什么技术实现;你的项目可以如何落地。
通过了解大家诉求,来了解我们的现状和场景。
找到关键瓶颈点的原因是:如何做取舍。一个项目顺利的情况下,资源到位、时间到位、技术满足,那么项目仅仅是落地的问题。然而,在一些场景下,会发生:人不够用、时间紧、功能多等。这个时候往往就就是要做取舍了。
那么了解自己当前的瓶颈点,找到瓶颈点的确认关系,那么取舍的事情会相对比较容易。
已经做了比较充分的熟悉了,接下来结论也相对容易多了(也清晰了)。有了上面的流程,换个人得出的结论也基本接近。ba
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