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项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。
项目管理是把事办成的方法论,万物皆可项目。
项目(独特性、临时性)、驱动变更、启动背景、创造商业价值。
项目(项目本身)、项目集(北斗系统=卫星发射、地面站项目,项目与项目之间的依赖关系)、项目组合(新能源战略=光伏+风电+火电,为实现战略目标,不一定有依赖)
生命周期:从启动到完成所经历的一系列阶段
生命周期类型:预测型(瀑布型)、适应型:增量型、迭代型(一次交付)、敏捷型(增量+迭代)
在项目阶段结束时进行,将项目的绩效和进度与项目的业务文件进行比较,以判断是否可以进入到下个阶段。文件包括
五大过程组+十大知识领域+49个过程
启动、规划、执行、监控、收尾
整合、范围、进度、成本、质量、资源、沟通、风险、采购、相关方
取舍所需要的过程
输入、技术和工具、输出
项目前期准备工作:需求评估、商业论证、效益管理计划
在商业论证之前进行,了解业务目的和目标,问题及机会,并提出处理建议。
可行性研究报告,在整个项目生命周期中使用
描述了项目实现效益的方式和时间
项目章程有发起人发布、授权项目经理开展项目活动
项目管理计划是描述如何执行、监督和控制项目的一份文件
时间、成本、范围和质量等测量指标来确定项目是否成功
完成项目效益管理计划
达到商业论证中记录的已商定的财务测量指标
净现值(NPV)
投资回报率(ROI)
内部报酬率(IRR)
投资回收期(PBP)
效益成本比率(BCR)
事业环境因素(内部、外部)、组织过程资产
需求、商业论证(效益管理计划)、制定项目章程、制定项目管理计划、指导和管理项目工作
I | TT | O |
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商业论证 效益管理计划 | 项目章程 假设日志 |
定义、准备和协调项目计划的所有组成部分。生成一份综合文件,用于确定工作的基础和执行的方式
I | TT | O |
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1.项目章程 2.事业环境因素 3.组织过程资产 | 1.专家判断 2.数据收集(头脑风暴、核对单、焦点小组、访谈) 3.人际关系和团队技能(冲突管理、引导、会议管理) | 项目管理计划 |
子计划:十大知识领域(范围、需求、进度、成本、质量、资源、沟通、风险、采购、相关方)、变更、配置
必须基准化(范进成)、**开工会议(项目启动会议、Kick-off meeting)**在规划阶段结束和执行阶段开始
执行项目管理计划中所确定的工作,并实施已批准变更的过程
I | TT | O |
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1.项目管理计划 2.项目文件(变更日志、经验教训登记册、里程碑清单) 3.批准的变更请求 | 1.专家判断 2.项目管理信息系统 3.会议 | 1.可交付成果 2.工作绩效管理 3.问题日志 |
在整个项目周期中,记录和跟进所有问题的项目文件
修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议,任何相关方都可以提出。包括:缺陷补救、纠正措施(工作绩效与项目管理计划相一致)、预防措施、更新
使用现有知识生成新知识,实现项目目标和帮助组织学习。老虎打不过机关枪
I | TT | O |
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可交付成果 | 1.专家判断 2.知识管理 3.信息管理 4.人际关系和团队技能 | 1.经验教训登记册 2.组织过程资产更新 |
是指管理显性知识(文字、图片、数字)、隐性知识(个体难以明确表达,如信念、洞察力、经验。),主要活动是知识分享和知识集成,需要建立相互信任的氛围,确保在项目开始之前、开展期间、结束之后得到运用。
知识管理工具包括:讲故事、会议、人际交往、知识分享活动
创建人与知识之间的联系、可以有效促进简单、明确的显性知识的分享
记录遇到的挑战、问题、意识到的风险和机会
收集、测量和分析测量结果,以及预测趋势,以便推动过程改进。持续的监督、控制。
I | TT | O |
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1.项目管理计划 2.项目文件 3.工作绩效信息 | 1.专家判断 2.数据分析 3.决策 | 1.工作绩效报告 2.变更请求 |
比较预设基准指标和工作绩效数据(原始观察值和测量值),分析得出工作绩效信息,来编制工作绩效报告,进而提出变更请求
比较实际情况与计划要求。提出变更请求,来缩小项目范围和产品范围。
审查所有变更请求、批准变更、管理对可交付成果、项目文件、项目管理计划的变更。一旦确定了项目基准,须走此流程,变更必须以书面的形式记录。配置管理包括变更管理。
I | TT | O |
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工作绩效报告 | 1.数据分析 2.决策 | 批准的变更请求 |
提出变更请求、变更影响分析、CCB审查批准、变更实施、监控变更实施、结束变更
终结项目、阶段和合同的所有活动的过程
I | TT | O |
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验收的可交付成果 | 1.专家判断 2.数据分析 3.会议 | 最终产品、服务或成果移交–》客户 最终报告–》企业组织 组织过程资产–》项目文件 |
更新所有项目文件,最终版本
确认卖方的工作已通过正式验收
最终处置未决索赔
运营、维护、支持
将已完成或未完成的成果交付
重新分配人员
做且只做所需的事情
规划范围管理(指南、方向)、收集需求、定义范围、创建WBS、确认范围。控制范围(变更)贯穿其中
产服果:产品、服务或成果
产品范围:产服果所具有的的特征和功能。客户想要的,输出需求管理计划
项目范围:为交付具有规定特性与功能的产服果而必须完成的工作,输出范围管理计划
预测型:渐进管理
适应型或敏捷型:反复开展”收集需求、定义范围、创建WBS“流程
项目范围说明书、WBS+WBS词典、工作包+规划包
规划**管理,提供指南和方向
如何定义、确认和控制项目范围、产品范围而创建的范围管理计划,提供指南和方向
I | TT | O |
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1.项目章程 2.项目管理计划 3.事业组织 | 范围管理计划 需求管理计划 |
确定、记录并管理相关方的需要和需求
TT | O | |
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1.专判 | 需求文件 需求跟踪矩阵 |
专判、数据收集、数据分析、数据决策、数据建模、名义小组、观察交谈、集会引导
TT | KEY |
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头脑风暴 | 不做评论、多多益善、以量取胜 |
名义小组 | 投票排列idea |
访谈 | 一对一、一对多、机密信息 |
焦点小组 | 聚焦话题、会更热烈 |
问卷调查 | 受众多样化、快速完成、地理位置分散 |
德尔菲技术 | 专家、多轮、匿名 |
标杆对照 | 比较 |
决策方法 |
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投票 |
一致同意 |
大多数同意 |
相对多数原则 |
独裁型决策制定 |
多标准决策分析(参考不同因素) |
亲和图(分类)、思维导图
系统交互图:对产品范围的可视化描绘、显示系统及其与人和其他系统之间的交互方式。
原型法:造出产品的原型,原型法支持渐进明细的概念,故事版是一种原型技术
知识的诅咒
观察(工作跟随)、引导(跨职能团队)
需求文件:裁剪客户想要–》客户需要,被认可的需求具有基准作用
需求跟踪矩阵
制定项目和产品详细描述的过程
包括:
work breakdown structure
把项目可交付成果和项目工作分解成较小、更易于管理的组件
I | TT | O |
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项目文件(范围说明书、需求文件) | 分解 | 范围基准(范围说明书、WBS、WBS词典) |
近期的做分解、远期的不做
范围说明书、WBS、WBS词典
WBS词典包括:工作描述、负责的组织、所需资源、成本估算、验收标准、质量要求、进度里程碑、账户编码标识
正式验收已完成的可交付成果
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核实的可交付成果 | 检查 决策 | 验收的可交付成果 |
–指导与管理项目工作–》可交付成果–控制质量–》核实的可交付成果–确认范围–》验收的可交付成果–结束项目或阶段–》最终产服果移交
确认范围和控制质量的区别
时间
在每个可交付成果生成时或者阶段审查点开展
事件
检查 是否符合需求和产品验收标准
人物
客户签字
管理项目范围基准变更的过程
1.项目管理计划 2.项目文件 3.工作绩效数据 | 1.数据分析(偏差、趋势分析) | 变更请求 工作绩效信息 |
先了解、再分析、提申请
趋势分析、偏差分析
项目进度计划:活动清单、横道图(甘特图)、网络图
规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、(估算活动资源)估算活动持续时间、制定进度计划,控制进度贯穿其中
在整个项目管理期间管理项目进度提供指南和方向
建立准则和明确活动
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项目章程 项目管理计划 事业组织 | 专判 数据分析 会议 | 进度管理计划 |
识别和记录为完成项目可交付成果而采取的具体行动的过程,将工作包分解为进度活动
项目管理计划(范围基准、进度管理计划) | 专判 分解 滚动式规划(详细规划近期,粗略规划远期) 会议 | 活动清单 活动属性 里程碑清单 |
活动属性详细描述了活动清单,里程碑清单代表重要时间点和事件,持续时间为零。
识别和记录项目活动之间的关系的过程
项目文件(活动属性、活动清单) | 紧前关系绘图法(PDM) 确定和整合依赖关系 提前量和滞后量 | 项目进度网络图 |
外部、内部;强制性、选择性。最佳实践
完成到开始FS、完成到完成FF、开始到开始SS、开始到完成SF
FS-15 提前15 FS+10 滞后10天
确定每个活动所需花费的时间量
项目管理计划(范围基准) 项目文件(活动属性、活动清单、项目团派工单、资源日历) | 专判 类比估算 参数估算 三点估算 自下而上估算 数据分析(储备分析) | 持续时间估算 |
活动主体/储备时间估算
排班表
估算方法 | Key | 优缺点 |
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类比估算 | 相似活动 | 成本低、耗时少,准确度低 |
参数估算 | 通过历史数据按照计算公式计算 | 准确性取决于参数模型 |
三点估算 | 三角分布:(乐+可能+悲)/3 贝塔分布:(乐+4*可能+悲)/6 | 参数不足时使用时考虑到风险 |
自下而上的估算 | WBS | 耗时长 |
储备类型 | 内容 | 应对风险 |
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应急储备 | 可持续活动时间估算的某一固定时间段,渐进明细 | 已知-未知 |
管理储备 | 不可预见的工作,不包括在进度基准中,可能会变更进度基准 | 未知-未知 |
分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度制约因素,创建进度模型
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项目管理计划 项目文件(活动属性、活动清单、估算依据、持续时间估算、风险登记册) | 进度网络分析 关键路径法 资源优化 数据分析 提前量和滞后量 进度压缩 | 进度基准 项目进度计划 进度数据 项目日历 |
资源平滑:不改变关键路径
资源平衡:改变关键路径
不改变范围的前提下,缩短进度
赶工:批准加班、增加额外资源、支付加急费用。成本、风险增加
快速跟进:并行。造成返工和风险增加
迭代+增量
重要时间和事件
保持对进度基准的维护
项目管理计划(进度基准) 工作绩效数据 | 数据分析(挣值、迭代燃尽图、绩效审查、趋势、偏差、假设情景分析) | 变更请求 进度预测 |
分析产生偏差的原因、分析影响、调整项目进度计划
重要工作:决定需不需要对进度偏差采取纠正措施(赶工、快速跟进、分步骤提交)
剩余工作、迭代天数
成本 = 固定成本 + 产量* 变动成本
直接:某项目专用资源的成本(原材料)
间接:几个项目或项目和职能业务所共享的资源成本(高层人员工资)
沉没:打水漂,以往发生且与当前决策无关的费用
边际:每一单位生产的产品带来总成本的增量
机会:为了得到某种东西而所需要放弃一些东西的价值
规划成本管理(指南和方向)、估算成本、制定预算(形成成本基准)、控制成本
确定如何估算、预算、管理、监督和控制项目成本的过程,提供指南和方向
项目章程 项目管理计划 事业组织 | 专判 数据分析 会议 | 成本管理计划 |
计量单位、精确度、绩效测量规则等
进行近似的估算
粗略量级估算 浮动-25~75% 确定性估算 -5 --10
项目管理计划 项目文件 | 判 类比估算 参数估算 三点估算 自下而上估算 数据分析(储备分析) | 成本估算 估算依据 |
与进度估算一致
主体估算+储备估算,主要内容有:
建立一个经批准的成本基准
项目管理计划 项目文件 | 成本汇总 数据分析(储备分析) | 成本基准 项目资金需求 |
活动成本估算、工作包成本估算+工作包应急储备、控制账户、成本基准+管理储备=项目预算
按时间段分配成本基准,通常以增量的方式投入
保持对成本基准的维护
项目管理计划 项目文件 | 专判 数据分析(挣值、偏差、趋势、储备分析) | 工作绩效信息 成本预测 |
Earned Value Analysis
综合考虑项目范围、成本、进度指标,将实际进度和成本绩效与绩效测量基准进行比较,以判断现状(偏差),预测未来(趋势)
Planned Value
Earned Value 已经完成工作的价值
Actual Cost,实际发生并记录在案的总成本
该干PV, 花了AC,干了EV,EV在左边,EV越大越好
BAC,完工预算;ETC,剩余工作的成本ETC1=BAC-EV, ETC2= ETC1/CPI
EAC,完工估算,当前估计的项目总花费
质量是“一系列内在特性满足要求的程度”
等级是对用途相同但技术特性不同的可交付成果的级别分类
朱兰三部曲 质量规划、质量控制、质量改进的质量三元论,一些活动又在整个过程的周而复始的循环中螺旋上升,称为质量螺旋曲线
先完成,再完美
质量保证关注过程,确保产品合格
管理质量包含质量保证、产品设计以及过程改进
预防:保证在过程中不出现错误
检查:保证错误不落到客户手中
精确(Precision)重复测量的结果非常聚合,离散度很小
准确(Accuracy)测量值接近实际值
属性:合格不合格
变量:合格程度
上工治未病,不治已病,此之谓也
五种等级
关注质量的文化、规划和设计中、纠正过程本身、给客户前先检查、让客户发现缺陷
能力成熟度模型CMMI
规划质量管理(P 定标准、定方法)、管理质量(D、A 做质量、再做质量;求改进)、控制质量(C看结果、找偏差)
事业组织、质量管理计划(规划:输出、管理/控制:输入)、质量测量指标
描述如何实施使用的政策、程序和指南来实现质量目标
如何验证符合程度
复制、借鉴、创新
预防、评估、(一致性成本)内部处理、交给客户(非一致性成本)
估算备选方案分析
审计是确定项目活动是否遵循了组织和项目的政策,审计由外部的团队开展
测试是有组织的、结构化的调查,让问题不要落在客户的手中
5why法
亲和图(分类)、思维导图、流程图、控制图(确定一个过程是否稳定,控制上限、控制下限,控制线原则,七点原则)
直方图、帕累托图、矩阵图、散点图、因果图(鱼骨图、石川图)
问题解决:面向X(Design For X)
流程:定义问题、识别根本原因、生成解决方案、选择最佳方案、执行解决方案、验证方案有效性 =记录、关闭=》问题日志
团队、实物资源管理
6个过程:规划资源管理、估算活动资源、获取资源、建设(打造)团队、管理团队、控制资源(实物)
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项目章程 项目管理计划 项目文件 事业组织 | 专判 数据表现(层级性、矩阵型、文本型) | 资源管理计划 团队章程 |
组织理论阐述个人、团队和组织部门的行为方式。层级性、矩阵型、文本型三种格式表现
与WBS相结合,组织分解结构(OBS)、资源分解结构(RBS)
责任分配矩阵(RAM),资源在工作包的任务分配,
RACI矩阵:R=执行,A=负责,C=咨询,I=知情,明确划分角色和职责
详细描述团队成员的职责
团队管理计划、实物资源管理计划
团队价值观、团队共识、工作指南的文件
估算团队、实物的过程
项目管理计划 项目文件(资源日历) 事业组织 | 专判 自下而上估算 类比估算 参数估算 数据分析(备选方案分析) | 资源需求 估算依据 资源分解结构 |
项目日历VS资源日历
决策 人际关系和团队建设(谈判) 预分派 虚拟团队 | 资源日历 |
多标准决策分析:根据标准的相对重要性进行加权求和来决策
谈判对象
事先确定项目的实物或团队资源
打造团队,让团队战斗力更强,以提高项目绩效
项目管理计划 项目文件 | 集中办公 虚拟办公 沟通技术 人际关系和团队技能(冲突管理、影响力、激励、谈判、团队建设) 认可和奖励 培训 个人和团队评估 | 团队绩效评价 |
塔克曼阶梯理论:形成、震荡、规范、成熟、解散
想做、能做、领导、协调(冲突管理、谈判、团队建设、情商)
激励、认可和奖励
马斯洛的需求层次理论:生理、安全、社会、尊重、自我实现
麦克雷戈的X理论和Y理论:X人性本懒,Y人性本勤
麦克利兰的成就动机理论:亲和需要、权力需要、成就需要
弗鲁姆的期望理论:激励力量=期望值*效价
赫兹伯格的双因素理论:保健因素(做好了无益,做错了有害,如工资、同事关系),激励因数(做好了有益、做坏了无害,如责任、自我发展)
70(岗位实践)-20(教练指导)-10(课堂教学)法则
原因:资源稀缺、进度计划、技术观点、工作风格
谈判:找到共同愿景
世界上有两种人,一种人想赢,一种人想赢得争吵
情商ABC理论:前因(Antecede)、信念(Belief)、后果(C)
能够用愚蠢解释的,就不要用恶意
面向解决问题、面向人际关系
撤退/回避(视而不见)、强制/命令(利用职权)、缓和/包容(求同存异)、合作/解决问题(意气相投),妥协/调解(各退一步)
强化团队的社交关系,非正式的沟通和活动有助于建立信任和良好的工作关系
指标包括
跟踪团队成员工作表现、提供反馈。
工作绩效报告 | 冲突管理 | 变更 |
关注团队资源
主要关注实物资源
制定策略、执行必要活动。信息交换
正式/非正式,口头/书面
内部沟通、外部沟通
官方沟通、非官方沟通
向上沟通、向下沟通、横向沟通
过程:规划沟通管理、管理沟通、监督沟通
基于相关方的信息需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程
I | TT | O |
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项目章程 项目管理计划 项目文件 事业组织 | 专判 沟通技术 沟通模型 沟通方法 | 沟通管理计划 |
正确的信息、正确的时间、正确的方式、正确的人、正确的效果
n(n-1)/2,n表示相关方的数量
信息的敏感性和保密性
交互式沟通、推式沟通、拉式沟通
描述将如何规划、结构化、执行和监督项目沟通,以提高沟通的有效性
按照沟通管理计划生成、管理信息,促进信息有效沟通
收集和发布项目信息的行为
确保满足所有相关方信息需求的过程,优化信息管理流程。可能引发重新开展规划沟通管理或管理沟通过程
项目管理计划(资源管理计划、沟通管理计划) 项目文件 工作绩效数据 | 专判 数据分析(相关方参与度评估矩阵) | 工作绩效信息 变更请求 |
不确定的事件或条件。风险三要素:事件、概率、影响
残余风险、二次风险
风险敞口
提高正面风险、降低负面风险
7个过程
规规划风险管理、识别风险(输出-风险登机册)、定性风险分析(排序)、定量风险分析(分析影响)、规划风险应对、实施风险应对、监督风险
定义如何实施项目风险管理活动的过程
项目章程 项目管理计划 项目文件 事业组织 | 专判 数据分析 | 风险管理计划 |
借助风险分解结构(RBS)
风险追逐型、风险中立型、风险厌恶型
以便据此在每个优先级组别之内排列单个风险的相对优先级
识别风险来源并记录风险特征的过程
项目管理计划 | 数据分析(根本原因分析,假设条件和制约因素分析、SWOT分析、文件分析) | 风险登记册 风险报告 |
头脑风暴、访谈、核对单、德尔菲
5why法
探索假设条件和制约因数的有效性
制定战略时,分别是优势、劣势、机会、挑战/威胁
风险类别(风险分解结构,RBS)的预设清单
渐进式工作
根据概率和影响对风险进行优先级排序
量化整体项目的风险,本过程并非每个项目必需
通过计算机模拟技术
确定那些风险最大的潜在影响。龙卷风图
计算每条分支的预期货币价值
为处理整体项目风险敞口,而制定可选的方案、选择应对策略并商定应对行动的过程
威胁:上报、规避(完全消除)、转移(第三方)、减轻、接受
机会:上报、开拓(确保机会实现)、分享、提高、接受
**应急计划(**事先制定的风险应对计划)、弹回计划( PLAN B,备用应对计划)、权变措施(未识别的风险,临时采取的紧急措施)
执行商定的风险应对计划
监督实施情况、跟踪风险登记册中风险的有效性
发现新出现、正变化、已过时的风险
在任意时间点比较剩余应急储备和剩余风险量,从而确定剩余储备是否仍然合理
储备分析 | 应对风险 |
---|---|
应急储备 | 已知-未知 |
管理储备 | 未知-未知 |
评估风险管理过程的有效性,项目经理负责在日常的项目审查会议上开展(内部)
规划采购管理、实施采购、控制采购
确定采购管理计划、确定自制、外包、确定采购策略等
项目章程 商业文件 项目文件 事业组织 | 专判 数据收集 数据分析(自制或外包分析) | 采购管理计划 采购策略 招标文件 采购工作说明说 供方选择标准 自制或外包沟通 独立成本估算 |
因素
包含在采购过程中开展的各种活动
服务项目的交付
施工项目的交付方法
总价合同:固定总价合同、总价加激励费用、总价加经济价格调整
工料合同:工时+材料
成本补偿合同:风险在甲方
工作说明书包含:规格、所需数量、质量水平、绩效数据、工作地点和其他要求
工作大纲:
作为评估卖方报价的对照基准
获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程
发布招标公告、确定合格卖方名单、召开投标会议、卖方提供投标文件
信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书
在卖方提交建议书之前,确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解
执行合同-检查和审计、变更、索赔、采购关闭
对质量、资源、进度、成本进行测量
对可交付成果进行检查
对采购过程的结构化审查
有争议的变更称为索赔,优先选择谈判解决,用替代争议解决方法、仲裁
相关方与项目的关系
受到项目积极或消极的影响
对项目施加积极或消极的影响
识别相关方的重要性
识别、规划、管理、监督
数据收集(问卷调查、头脑风暴) 数据分析(相关方分析) | 相关方登记册 |
问卷调查包含一对一,焦点小组或其他
头脑风暴
头脑写作是头脑风暴的改良形式
权利、合法、紧迫
向上、向下、横向、
包含相关方基本信息、评估信息、相关信息,需定期查看。
数据表现(相关方参与度评估矩阵) | 相关方参与计划 |
抵制型、中立型、不了解型、支持型、领导型
Current(当前) Desire(期望)
调动相关方参与项目的策略
包括相关方登记信息、沟通策略、管理相关方策略
与相关方进行沟通和写作以满足其需求与期望、处理问题并促进相关方合理参与的过程
专判 沟通技能 人际关系与团队技能 | 项目管理计划更新(沟通管理计划、相关方参与计划) |
针对每个相关方采取响应的沟通方法
决策、问题解决、经验教训和回顾总结
通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目
相关方参与计划VS相关方登记册VS沟通管理计划
管理策略VS相关方信息、期望、分类VS如何确保信息正确传递
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