IT项目管理之沟通方法_电子沟通管理

很多有经验的程序员都有这样的体验：不愿意去跟一个没有什么经验的人合作，哪怕是把一个程序中的一个功能给这个没 有经验的人做也不愿意，为什么呢? 因为有经验的程序员认为，给他做，我还要花时间去跟他讲做什么、如何做，与其这样，还不如用这点时间自己做呢。所以有些程序员都不愿意与人合作。试从项目 团队、沟通、合作、协作等的角度来分析此案例。

分析：项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。项目沟通管理把成功所必须的因素——人、想法和 信息之间提供了一个关键连接。 涉及项目的任何人都应准备以项目"语言"发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。项目管理中，因为沟通是一个是个软指标， 沟通所起的作用不好量化，而沟通对项目的影响往往也是隐形的。然而，沟通对项目的成功，尤其是IT项目的成功太重要了。虽然大多数公司都把协作列为头等重 要的大事，但很多公司却未能做出战略性的考量，采取适当的技术手段，来支持和鼓励团队在项目上进行更好的沟通。

想一想，沟通方式是如何随着关系和所交流的信息的变化而变化的。比如，人们想分享特别的消息或者敏感的信息时，他们通常是进行面对面交谈，使用各种非口语的暗示，在最大程度上实现感情交流并做出合适的回应。

如果两个大学朋友一年或更长时间没有接触后，想再次取得联系，在这种情况下，一个电话、一封电子邮件或信件能够取得很好的效果。而没有事先联系，贸然到访则可能会令人非常尴尬。

在日常生活中，人们根据各种因素，包括关系、信息内容和现有的沟通媒介等，决定采取什么沟通方式。这些选择极大地 影响了人们的生活和他们之间的 关系。在一个项目环境里，团队成员通常依靠或者仅仅局限于某种沟通方式，事实上其他方式可能会更加合适、更有说服力并且更加有效。

虽然大多数组织都把信息沟通和协作列为头等大事，很多组织却并未制定和实施相应的战略，以支持项目团队进行沟通，尤其是未能提供指导和最好的方法，帮助团队从各种各样的沟通媒介中选择最合适的一个。

如果公司为项目团队建立一个多层次的沟通系统，针对不同需要提供不同的媒介，将可以提高生产率，有助于解决问题，降低关系紧张度，并且在参与人员之间建立更密切、更持久的关系。

首先，面对面沟通最有效

面对面沟通是最有效的沟通方式，因为双方不仅能了解言语的意思，而且能够了解肢体语言的含义，比如手势和面部表 情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近 的一项研究表明，面对面的会议能多吸引38%的注意力。而且"亲自参加会议"本身也传递了一个有力的信息，表达了对项目、团队成员以及他们需要与之打交道 的利益相关者的承诺。

面对面沟通是建立业务合作关系的最佳方法。在很多文化环境里，面对面沟通是做业务的唯一途径。

此外，在处理微妙的人际关系或传递复杂信息时，面对面沟通仍然是最合适的方式。比如，对于涉及到支出和收入之类比 较敏感的薪资或合同谈判情况， 双方在同一个房间协商将更容易取得进展。面对面沟通或者模拟的面对面互动有助于人们讨论复杂问题，在日益逼近最后期限的情况下迅速做出决策。

其次，还有六种沟通媒介项

如果人们要进行远距离沟通，面对面的方式就不可行了，他们必须借助一个媒介来传递信息。有些沟通媒介，比如电子邮 件和音频会议是一维的。其他媒 介，比如插图书籍和报纸，在文字的基础上增加了照片、表格和插图，又增加了一维。还有一些媒介，比如视频会议、网络会议和信息流是 真正的多媒体方式，结合了声音、图像和文本，增强了用户的感受，增加了多层次的意义。今天，最常用的沟通方式包括：

电子邮件：电子邮件打破了时间和空间的限制，让工作时间或工作地点不同的人们能够有效地沟通。电子邮件让人们能够 同时给几个人发送信息，并能发 送电子文件、图片或文档等附件。但电子邮件的普及导致其被滥用，而且往往被用于不正当的目的。因为电子邮件几乎不包含人们的外貌特征和气质形象方面的信 息，也不能传达微妙的手势或者非言语的暗示，它可能被误解或者曲解，导致矛盾产生。而面对面的沟通则没有这些问题。因此，许多研究人员和经理们建议，对有 争议或者敏感的问题进行沟通时，应避免使用电子邮件。

即时讯息：即时讯息简称IM，是一种接近于实时进行的文字信息沟通，它可以在两个或更多用户之间进行。它和普通电 子邮件的不同之处在于，它的信 息沟通立即就完成，而且进行"对话沟通"相当简便。因为参与人员是"好友名单"上的，即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下，这种气氛有助于建立有 效的沟通区域。用来发送没有争议的信息给一大群人，IM是行之有效的沟通方式。但它不适合所有的场合或者工作关系。两个工作联系不是很紧密的人对于这种亲 密的实时聊天可能会感到尴尬，而两个试图解决难题的人可能会认为即时讯息的固有缺陷妨碍了解决问题的进程。

音频会议：电话方便快捷、使用简单，加上今天的语音邮件功能，在沟通方面具有很大的灵活性，即使另一方不能接听电 话也没关系。和电子邮件或者即 时讯息相比，音频会议最突出的优点是，与会者之间有了更加"实质性"的接触。在音频会议上，与会者可以通过改变语气、音调或者音量，使用停顿和语气词 (嗯、呃)，来衔接话题，增加音频本身没有的弦外之音。不幸的是，音频会议最大的缺点是看不见与会人员。最近一个调查显示，在音频会议上只有23%的人在 全神贯注地开会。总的说来，音频会议在一些商业应用上非常有效，但它也让与会者更容易做其他与会议不相干的事情。

带音频的网络会议：网络会议增加了一定的视频信息，能让与会者观看 演示，在主持人引导下浏览网络，或者和其他人沟通、讨论文件。网络会议和网络音频或者视频不同，与会者在参加远程会议的同时，可以通过浏览器共享文件。它 是一种相对便宜和有效的团队协作技术，有不少独到之处，可以增强团队的会议体验。然而，网络会议和音频会议类似，与会人员是隐蔽的。所以，与会人员往往在 会议过程中"忙私活"。如果要建立合作关系或者促进团队工作，网络会议和音频会议都不是理想的选择。

信息流：信息流也叫网络传播，它将极具震撼力、内容丰富的信息传输给任何一个拥有电脑和网络浏览器的人。凭借它，人们可以在互联网或者公司内部网上快速传输音频和视频文件，用户不必苦苦等候文件下载就可以看到视频画面或者听到声音。

在一个直播或者实时的信息流中，参与人员被告知在预定的时间访问特定的网址，大家同时观看节目。而在一个存档的或 者按需提供的信息流中，事件被 转化成数字文件，储存起来供以后查看。这种情形不像现场直播一样直接，用户需要下载后才能观看。最重要的是，信息流本质上是一种从主持人到观众的单向沟 通。假如一个议题需要与会人员讨论，或者要求发言人和与会者在预先准备好的提问和回答范围以外对话，信息流就不是最好的沟通方式。

视频会议：视频会议是一种召开现场会议的方法，它为处在两个或者两个以上不同地点的人提供面对面的会议。这种技术利用计算机网络把音频和视频数 据传输到所有的会议地点。视频会议同样也提供远程共享其他媒介的方法，包括录像带、书写板和PPT等计算机程序。

视频会议提供了面对面沟通的所有独特好处，而不用支付召集异地人员集中到一个会议室的直接和间接成本。在会议中， 与会人员可以展示与工作相关的 物品，比如器械或者产品，这样就可以发现其他人是否在认真听取会议观点和信息并做出适当的反应。与会人员还可以被分成两个或多个小组，同时对问题展开讨 论，推进决策进程。

多数组织都使用多种沟通方式帮助员工保持联系和正常工作。过去，很多沟通方式都被当作孤立的方案来解决特殊需要。现在，必须把它们放在更大的环境下考虑，尽量将不同的沟通方式整合到一个统一的、多层次的沟通平台。

IT项目中沟通的特殊意义

对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。沟通对项目的影响往往是潜移 默化的，所以，在成功的项目中 人们往往感受不到沟通所起的重要作用，在失败项目的痛苦反思中，却最能看出沟通不畅的危害。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在 着制约作用。沟通失败是IT项目求生路上最大的拦路虎。常常能听到的典型例子是某某集团耗资几千万的ERP项目最终弃之不用，原因是开发出的软件不是用户 所需要的，没提高用户的工作效率反而增加了工作量，不难看出，造成这种尴尬的局面的根本原因是沟通失败。当一个项目组付出极大的努力，而所做的工作却得不 到客户的认可时，是否应该冷静地反思一下双方之间的沟通问题?软件项目开发中最普遍现象是一遍一遍的返工，导致项目的成本一再加大，工期一再拖延，为什么 不能一次把事情做好?原因还是沟通不到位。

通常的项目管理教材将项目沟通的重要性归结为四点：

(1)决策和计划的基础。 项目班子要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。通过项目内、外部环境之间的信息沟通，就可以获得众多的变化的信息，从而为决策提供依据。

(2)组织和控制管理过程的依据和手段。在项目班子内部，没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目班子的组织效能。

(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通、意见交流，将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一 个整体。信息沟通是人的一种重 要的心理需要，是人们用以表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突，改善人与人、人与班子之间的关系。

(4)项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟 通不畅，下级人员就不能正确理 解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。因此，提高项目经理的沟通能力，与领导过程的成功性关系极大。

除以上四点外，根据IT项目的特点，IT项目沟通的重要性还体现在下面两点：

(5)信息系统本身是沟通的产物。软件开发过程实际上就是将手工作业转化成计算机程序的过程。不像普通的生产加工 那样有具体的有形的原料和产 品，软件开发的原料和产品就是信息，中间过程间传递的也是信息，而信息的产生、收集、传播、保存正式沟通管理的内容。可见，沟通不仅仅是软件项目管理的必 要手段，更重要的，沟通是软件生产的手段和生产过程中必不可少的工序。

(6)软件开发的柔性标准需要沟通来弥补。软件开发不像加工螺钉、螺母，有很具体的标准和检验方法。软件的标准柔 性很大，往往在用户的心里，用 户好用是软件成功的标准，而这个标准在软件开发前很难确切地、完整地表达出来。因此，开发过程项目组和用户的沟通互动是解决这一现实问题的唯一办法。

因为以上特点，可以说，在IT行业，沟通的成败决定整个项目的成败，沟通的效率影响整个项目的成本、进度，沟通不畅的风险是IT项目的最大风险之一。

案例里有经验的程序员就是因为跟没有经验的新手缺乏沟通，所以才导致出现一种歪曲的心理，认为新手们不可靠，教他们是浪费时间。

其实，有很多新手是具有很大的潜力的，只要遇上好伯乐，就能发挥他的长处。"长江后浪推前浪"，这是不可否认的事实 即使你对他们不理不睬 他们也始终有超过你的一天。所以，与其分道扬辘，不如共同协作，共同进步，这样对个人也好，对公司也好都能起到积极的作用。

在往后的日子 我在公司也一定会遇到类似情况，作为新人，被忽视，被看低都是很正常的，我会放正心态，平心静气地做好本份工作，在空余的时间，我会跟公司里有经验的同事 沟通，谈天说地，增进友谊，当双方成为了好友，就绝不会出现案例里的情况了。当遇到了困难 要认真分析出现问题的原因，并寻找朋友们，同事们解决，多沟通，多合作，一步一个脚印，我相信在公司里能找到自己的一席之地的。

沟通是重要的，在日常交际是如此 ，在团队管理中更是如此，所以了解沟通，学会沟通是我现在的必修课。