从传统到数字化！如何实现能源化工企业精细化文档管理？_研发部精细化管理

能源化工企业是一种知识密集型企业，其生产的电子文档的重要性远超实物成功，在日常工作中，能源化工企业需要使用大量的核心技术、专利、客户信息、产品配比、生产工艺流程图等文档，并产生订单、采购等财务敏感数据和行政材料。

如果这些电子文档存储在各部门员工的个人电脑上，这不仅不安全，还会影响各部门之间的协作效率。

对电子文档管理的重视不够或文档管理手段的落后，能源化工企业的数据资产极易出现以下问题：

01、海量文档分散存储，管理失控

在企业的日常经营活动中，会不断产生大量的文档，它们的种类、格式和用途各异。分散存储，让管理变得繁琐，而且数量巨大，靠人工来有效管理几乎不可能。

02、文档版本管理混乱

在化工行业，一组可信的数据通常需要成百上千次试验，每个实验都会产生大量的文档版本，这使得文档版本的整合和统一管理变得异常困难。

03、文档安全缺乏保障

传统的管理方式让大量文档处于无序状态，误删、泄露、病毒感染、权限控制不全的情况屡屡发生，文档安全得不到保障。

04、文件共享交换繁琐

勒索病毒和行业竞争泄密的出现让能源化工行业的企业如临大敌，切断内外部网络成为一个行之有效的办法，但却大大影响了企业内外部文件交换和共享的效率。

05、知识管理举步维艰

化工行业是个长期研发的过程，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉寂在电脑中，大量知识资产的流失。

云盒子企业文档管理系统结合能源化工企业在生产和管理过程中的文档管理需求，通过搭建统一、安全、高效地文档管理平台，来提升产品附加值，降低企业内部管理成本，从而提升企业核心竞争力。

01、集中存储，13级权限细化管控

云盒子私有化部署在企业内部，按照企业组织架构来创建文档架构，由企业管理员进行统一管理，各部门管理员分管，管理更灵活、统一。

细分了13级权限管控和4级密级，能够针对不同的文件和工作岗位设置对应的权限和密级，在文档管理系统上的操作严格遵守低权限无权访问高权限文件，高密区文件向低密区文件流转需审核的机制，杜绝越级访问的问题。

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02、多终端实时同步，版本可回滚

支持CAD、PS、Visio、OFD、office、音视频等100+文件格式预览，可调取本地编辑器文件进行编辑，在保持云盒子轻量的基础上保留编辑习惯，兼容原生文档，无需反复转换格式。

文件一旦修改，自动同步到各终端，不管您是在移动端、电脑端，还是网页端访问到的都是最新版本。

旧版本会按照时间排序存储在【版本】里，避免文件新旧版本覆盖，不可还原的问题。

03、20+安全策略， 围堵信息泄密口

在安全保障方面，云盒子更是做足了功夫，内嵌病毒查杀模块，当文件上传时，需经过病毒安全查杀后才能上传服务器，保证云端文件的安全性。

同时在服务器上使用了分块加密存储，传输通道使用HTTPS安全加密，本地文件缓存也加密，退出终端自动清空。

除此之外，云盒子大安全战略还包含了沙箱、IP地址限制、盲水印、文件下载/外发审批、加密软件对接等20+安全策略，从本地到云端再到落盘，全面、全方位围堵企业信息泄密口。

04、多种共享方式，内外交换更安全

提供权限访问、云链、外链、IM四种常用的文件共享方式，针对研发网、办公网、互联网有文件摆渡需求的企业提供内外网文件交换平台，既弥补了企业内外部高效分享通道的缺失，又提升了文件共享的安全性。

云链：从云盘将文件直接拖拽进社交软件，会生成带有【.dmcd】后缀的云链，对方必须有云盘账号才能打开。

外链：外链分享给外部人员时可以对文件设置访问次数、权限、水印、指定访问人员等限制，支持外链回撤。

IM：云盒子IM上的文件流转遵循云盘管控机制，支持阅后即焚、消息回撤、数据清除、防复制等安全策略。

内外网文件交换：云盒子针对逻辑隔离和物理隔离提供不同的跨网文件交换方案，做到从高密区分享到低密区的文件都需经过人工审计和自动审核的双重把控，符合交换标准后实现一键摆渡，做到“可管、可控、可审”的网络间安全交换传输。

05、保护数据完整性，沉淀专属知识库

员工离职后岗位文档缺失，没办法保留岗位经验？别怕，有云盒子！

一键交接：这是保障文件完整的关键一环，一键将前员工的账号、权限、岗位文件一键交接给新员工，防止员工离职带走文件。

二级回收站：云盘上所有已删除文件回流到二级回收站，由管理员再次确认后决定是彻底删除还是还原，可以预防离职员工恶意删除的行为；

备份：云盒子提供云备份、异机备份、异地备份等多重备份方式，通过预设备份计划，定时定点实行自动备份，为数据完整性兜底。

作为一体化电子文档管理系统能通过精细管控，云盒子在保障企业办公环境安全的前提下，解决了原有能源化工企业电子分散存储，文档交换不畅的痼疾，提供了数据存储、协作、分享和管理等服务，实现企业内部文件高速共享、外部文件的快速分发、项目文件的精细化管理，最终往行业智能化发展。