《由浅入深学习SAP财务》：第2章 总账模块 - 2.4 会计凭证处理

2.4.1 会计凭证处理的基本概念

会计凭证是企业经济业务在会计上的反映，它是用会计语言表达的一种单据。
典型生产企业的财务凭证创建方式：

企业在实施SAP的过程中，大部分凭证都是自动生成的。要保证这些凭证能准确地生成，必须要满足以下几个条件。
（1）基础数据准确。尤其是涉及影响过账的数据，如物料的评估类、标准成本。
（2）前台业务操作准确。例如，选择的业务类型要正确，输入的价格、计量单位不能错误。
（3）后台自动过账规则的配置完全正确。

2.4.2 会计凭证输入的基本操作

        会计凭证的输入包括会计凭证抬头信息和行项目信息的输入。抬头信息是针对整个会计分录适用的信息，包括公司代码、过账日期、凭证货币、凭证类型等；而行项目信息则是具体的借贷方分录，在行中除了一般理解的自然科目和金额外，还有附加反映的属性，如成本中心、客户等。

①会计凭证创建：
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>输入总账科目凭证
事务代码：FB50

凭证日期：业务发生的日期。
过账日期：凭证过账（相当于传统的“登账”）的日期，决定该凭证记入哪个会计期。该日期所处的会计期必须是已经打开的。如何打开会计期，请参看2.4.4小节。
参照：业务单据上的参考号。
凭证抬头文本：凭证抬头的摘要，对整个凭证记录事项的说明。
总账科目：借贷方使用的会计科目。注意，在此不能输入“只能自动记账”的科目，且不能输入统驭科目，这些属性是在科目主数据上设置的。
D/C：Debit/Credit的简写，分录的借贷方。
凭证货币计的金额：借贷方的金额。这里只能输入正数；如果输入负数，系统会报错；如果输入0，系统会认为这一行是无效的行，在凭证保存后会自动删除这一行。

单击“过账”按钮，系统会在下方提示“凭证×××××记账到公司代码××××中”，完成会计凭证创建。

② 会计凭证更改：
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>更改
事务代码：FB02

③ 会计凭证显示：
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>显示
事务代码：FB03

2.4.3 会计凭证输入的字段介绍

会计凭证输入，除了FB50事务代码外，还有其他多个路径可以输入：
（1）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>一般过账（事务代码：F-02）
（2）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>编辑或预制总账凭证（事务代码：FV50）
（3）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>一般凭证预制（事务代码：F-65）
这些路径，无非是凭证输入的不同方式。在不同路径下，用户操作的灵活度不同，其可以达到的结果不同。
路径（1）进入的界面允许用户在输入凭证时修改头层默认的凭证类型和行层默认的记账码。
路径（2）和路径（3）都是预制凭证的路径。
路径（2）的 FV50 是FB50对应的预制界面；
路径（3）的 FV65 是路径（1）的 F-02 对应的预制界面。
以下分别详细介绍相关的概念：
① 记账码 Posting Key，又称“PK码”或“过账码”：由两位字符组成，它用来区分各类记账事项，同时控制着行项目记账的账户类型、借方还是贷方记账以及行项目输入时的字段状态组等。
系统预设了50余种记账码（业务需要可自定义新增）：

账户类型有5种：
过账码后台配置：
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>凭证>定义过账码
事务代码：OB41

双击对应过账码，点击，双击字段组“一般数据”后显示的字段的详细状态，它决定了使用01记账码时，凭证行项目中的某些字段是可选输入的，而某些字段是隐藏的。

提示：区别会计科目的字段状态组与记账码的字段状态组。
        在实际输入凭证时，凭证行项目的字段状态是同时受记账码和科目的字段状态组控制的。如果一个字段状态组要求可选、另一个要求必输，那么，最终结果将是“必输”；但如果一个要求隐藏、另一个要求必输，系统将因为无法同时满足两个相悖的需求而报错。

② 成本分配对象：
如果凭证行项目的科目是成本要素，则系统要求必须指定一个成本分配对象。成本分配对象可以是成本中心、订单（内部订单、生产订单、维护订单、网络订单等在系统中均统称为“订单”）、销售订单及行项目、WBS元素等。

2.4.4 会计期间维护

        会计期间是SAP中用于决定财务凭证记账的期间，它对应日常会计业务的记账周期。在会计凭证输入时，必须首先确保相应的会计期间是打开的，这样才能进行操作。
        确保一个公司代码的会计期间可用，必须按以下思路进行。
（1）确认公司代码的会计年度变式。
（2）确认公司代码的记账期间变式。
（3）对该记账期间变式设置开放的期间。
会计年度变式的定义如图所示：
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>分类账>会计年度和过账期间>维护会计年度变式
事务代码：OB29

        以最典型的会计年度变式K4为例，它是按“日历年度”来定义会计期间的：每年的1月1日至12月31日就是一个完整的会计年度，它包含12个自然记账期间和4个特殊记账期间（13～16期间）。系统中还预设了K1~K3几个会计年度变式，分别表示含有1~3个特殊记账期间。如果要输入13～16期间的凭证，过账日期必须是12月1日至12月31日之间的日期。一般情况下，用户会选择12月31日作为过账日期。
给公司代码分配会计年度变式：
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>分类账>会计年度和过账期间>向一个会计年度变式分配公司代码（应翻译为“将一个会计年度变式分配给公司代码”）
事务代码：OB37

会计期间变式：
在一个集团，多家公司代码的会计期间可以一起控制，即同时开同时关，也可以由每家公司代码分别控制。如果是同时开同时关，则将这些公司代码放在一个记账期间变式里；如果是分别控制，则针对每家公司代码单独设置一个记账期间变式。
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>分类账>会计年度和过账期间>记账期间>定义未结清过帐期间变式
事务代码：OBBO

路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>分类账>会计年度和过账期间>记账期间>将变式分配给公司代码
事务代码：OBBP

记账期间变式设置开放的期间：
路径1：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>环境>当前设置>未清过账期间和已结过账期间
路径2：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>会计年度和过账期间>记账期间>未清和关账过账期间
事务代码：S_ALR_87003642或OB52
“+”表示对所有类型的科目打开账期；A表示资产；D表示客户；K表示供应商；M表示物料；S表示总账科目。要打开任意一种类型的账期，都必须先打开“+”的账期。换句话说，“+”的账期必须是A、D、K、M、S账期的“并集”。
 

2.4.5 汇率维护

        每个公司代码都有本位币，但也会使用到本位币以外的货币，即外币。汇率维护是外币业务处理如输入外币凭证、外币汇率重估等的前提。
SAP系统预设了不同的汇率类型，用于不同业务。
路径：IMG>SAP NetWeaver>常规设置>货币>检查交换率类型
事务代码：OB07

M汇率类型是系统标准的平均汇率，企业一般在每月第一天上班时设置M汇率类型下的汇率，用于全月的外币业务。如果使用欧元处理会计凭证，日常的使用汇率一般不用M，而是使用EURX。
提示：我国企业外币重估通常使用的做法：
创造一种新的汇率类型，称为PEND（Period END，期末外币重估汇率），专门用来维护每个期间最后一天下班时的汇率，用于外币重估。
汇率类型下相关外币的换算比例：
汇率定义不是直接设置多少外币对应1个单位的本位币，而是要通过换算比例转换。
路径：IMG>SAP NetWeaver>常规设置>货币>定义货币换算的换算率
事务代码：OBBS

汇率设置：
路径：IMG>SAP NetWeaver>常规设置>货币>输入汇率
事务代码：S_BCE_68000174或OB08

延思伸考：直接报价和间接报价是什么意思？应怎样使用？
直接报价是指将1个单位的外币换算成多少本位币。如果本位币为人民币，输入1欧元 = 7.4445元或7.4445元 = 1欧元就是直接报价；
间接报价是指将1个单位的本位币换算成多少外币。输入1元 = 0.1343欧元或0.1343欧元 = 1元就是间接报价。
在系统中，一般只输入一条记录（从外币到本位币）即可，不用输入相反的汇率记录。
一般情况下，输入直接报价比较方便。但如果后台定义了“标准汇率报价”，则必须遵循它的要求来设置，如图所示。

标准汇率报价规定了将一种货币换算成另一种货币时，必须使用间接报价还是直接报价。
路径：IMG>SAP NetWeaver>常规设置>货币>定义标准汇率报价
事务代码：ONOT
自1800-01-01起，从外币转换到本位币EUR，必须设置间接报价。
如果一定要在汇率设置界面输入直接报价，系统也能保存，但会以红色字体显示报价数，如图所示。
如果“到”货币在汇率类型定义时被当作“参考货币”，则在汇率表中必须设置间接报价。
如下图显示，汇率类型EURX中，EUR被作为“参考货币”。事务代码：OB07
那么，在设置EURX的汇率时，必须针对EUR设置间接报价，即设置1欧元折合多少外币，而不是1个单位外币折合多少欧元，如下图所示。

 

2.4.6 对预制会计凭证的过账/删除

预制凭证是一种暂存状态的凭证，它不影响科目余额。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>预制凭证>记账/删除
事务代码：FBV0

如果凭证确认无误，可以单击上方的“凭证记账”按钮，对凭证进行记账。
提示
如果不知道凭证号，或者有一批预制凭证需要过账，可以单击按钮，进入查询界面，然后输入查询条件，即可看到预制凭证的清单（此处从略）。

如果在复核凭证时发现凭证做重复了，则要删除该凭证，可以通过菜单中的“凭证”→“删除”命令进行操作，如下图所示。

系统会出现如图所示的提示，要求用户确认是否删除该预制凭证。

如果单击“是”按钮，系统退回初始界面，并在下方显示“暂存凭证XXXXX被删除”字样。

提示
        预制凭证一旦被保存，系统就自动分配一个凭证编号，该号码和正常凭证的号码使用同一个号码段。如果删除了预制凭证，其凭证编号仍然会被占用，在下一个凭证被创建时，系统会继续调用下一个凭证编号，于是会造成“断号”的情况。
预制凭证和已记账凭证可修改的字段：

 

2.4.7 外币凭证及附加本位币

每一个公司代码都有自己的本位币。
在公司代码的组织参数中定义的，每一个会计凭证都有自己的凭证货币，又称“交易货币”，体现在凭证抬头上。如果凭证货币和本位币不同，则该凭证为外币凭证。
路径：IMG>企业结构>定义>财务会计>编辑，复制，删除，检查公司代码-编辑公司代码数据
事务代码：OX02
输入凭证的事务代码（如F-02）进入凭证界面：

汇率的确定有以下3种方法：
（1）在凭证抬头的“汇率”字段，手工输入汇率。
（2）不用手工输入，由系统自动默认（自动默认的汇率可以通过凭证抬头“汇率”字段后的“搜索”按钮进入，可在“输入汇率”界面单击按钮查看到，如下图所示）。

该汇率就是事先事务码OB08设置在系统中的汇率。
（3）在行项目中直接输入外币和本位币金额。必须遵循“有借必有贷，借贷必相等”的会计规则。手工输入的本位币金额和根据系统汇率换算出的本位币金额不能偏差过大；否则系统会提示警告或错误。

        除了凭证货币和本位币外，还有“集团货币”和“硬通货”两种选择，这是因为，一个公司代码可以有3个本位币，图中的“本币”“集团货币”“硬通货”分别被称为“第一本位币”“第二本位币”和“第三本位币”（后两者也被称为“附加本位币”）
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>分类账>定义主要分类账的货币
事务代码：SM30（表/视图：V_T001A）

注意：在启用附加本位币的情况下，一定要将“源货币”的设置修改为“1换算以交易货币为基础”。
        多个本位币的作用是，在产生任何一笔凭证时，能同时看到多个本位币的发生额，从而可以在任何时点查看相关科目多个本位币下的金额，出具多个本位币的财务报表。
        一般地，跨国公司出于同步汇报不同币种财务数据的需要，可以启用2个或3个本位币；某些企业所在国家的货币汇率波动较大时，也可以考虑采用一个基本稳定的货币（如USD）作为第二本位币。

2.4.8 凭证的冲销

        如果凭证做错了或者做重复了，可以使用SAP提供的凭证冲销功能。既可以冲销一张凭证（单一冲销），也可以冲销一批凭证（批量冲销）。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>冲销>单一冲销
事务代码：FB08

冲销原因：冲销凭证的方式。04“关闭期间实际回转”表示：红字冲销，不记账在先前的日期。
冲销原因选择04，因此需要输入“过账日期”，表明冲销凭证记账在哪一天。
冲销原因选择03，则表明冲销在原记账日期，这样就可以不输入“过账日期”，但必须确保原凭证的记账期间是打开的。

！！！ 注意 ！！！
凭证冲销是有限制的，并不是所有凭证都能通过FB08来冲销。
有两类凭证不能通过FB08冲销：①带有清账信息的凭证，必须先重置清账关系，然后才能冲销；②来自后勤业务的凭证，只能从后勤源头进行冲销，不能直接在FI层面进行冲销。

延伸思考：冲销原因应如何理解？如何选择？
冲销原因是在后台配置的，它实质上是“冲销方式”，决定了是否启用反记账以及冲销产生凭证的记账日期是否和原凭证相同。
路径：IMG>财务会计>总账会计>业务交易>调整过账/冲销>定义冲销原因
事务代码：SM30（表/视图：T041C）

反记账：冲销生成的凭证将保持原凭证的借贷方，还是采用红字冲销的方式（负借负贷）。
如果是后者，则勾选“反记账”复选框。在国内，红字冲销是比较符合企业习惯的，因此，用户更愿意选择03或04。
替换pos.dt：其他的记账日期。如果勾选此复选框，表明生成的冲销凭证的记账日期可以和原凭证记账日期不同；如果不勾选，则冲销凭证只能使用原凭证的记账日期。
如果是将过去某期间的记账凭证在本月冲销，只能选择02或04；而如果选择01和03，则生成的冲销凭证的记账日期只能是原凭证的记账日期。

延伸思考:反记账有什么效果？
反记账的效果，就是虽然从记账码上看是贷方，但是实际上是借方的负数；记账码上是借方，实际上是贷方的负数。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>账户>显示余额
事务代码：FAGLB03

延伸思考:批量冲销如何使用？
批量冲销凭证是将一批凭证同时选中，进行冲销。它应用的情况比较少，一般是针对批量导入形成的凭证进行冲销。例如，期初切换系统时，导入了一批凭证，结果发现有错误，需要批量冲销。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>冲销>批量冲销
事务代码：F.80
！！！注意 ！！！
批量冲销凭证因为处理的凭证量比较大，因此一定要慎重。建议先测试运行，确认无误后再正式运行。