开源、免费、可私有部署的在线多人协同办公系统推荐？_线上办公系统

开源、免费、可私有部署的在线多人协同办公系统推荐？

在考虑选择在线多人协同办公系统时，免费且开源的方案看似经济实惠，但实际上可能存在一些潜在隐性成本，比如在系统的维护、安全性、定制化需求以及技术支持方面可能会有额外的支出。

企业在选择系统时应确保系统能够适应企业规模的扩大，尤其是在多人协同的情况下，系统的稳定性直接影响到工作效率和成果。此外，与外部合作伙伴的互联也是一个重要考虑因素。系统是否能够在企业内外部实现高效协作、无缝互联，这些都是选择适合企业需求的系统时需要优先考虑的要素。

我们公司也是经过了多次尝试，最终找到了完美的解决方案——零代码平台。下面我就用我们公司搭建的系统来介绍一下，一款优秀的办公系统是怎样的——

• 内部协同：改善业务流程
• 外部互联：跨组织协作场景
• 以流程审批为例，介绍如何实现协同办公

在线多人协同办公系统>>>>https://www.jiandaoyun.com（即开即用，可自行搭建）

一、内部协同

内部组织是相对于互联组织这种外部组织而言的组织架构，可以实现企业内部成员之间的业务协作。

OA系统可以在提高工作效率、促进协同、数据管理、安全性和客户服务等方面提供帮助，因此很多企业都在选择使用OA系统来改善其业务流程和管理。

我们公司正在使用的OA系统，帮助解决了“人、物、事”的数字化难题，下面是我们公司自行搭建的模板：

接下来就以我们公司正在用的OA系统为例，为大家介绍OA系统是如何助力实现企业内部协同办公的。

1.事项审批——申请统一管理，操作便捷简单

• 合同审批：数字化合同审批，不用再拿厚厚的合同书了
• 加班申请：自动计算加班时间，还可联动绩效工资
• 外出申请：规范出差流程：填写外出缘由与时长等要素，提交申请
• 报表统计：对审批需求及其处理情况进行分析，延宕一清二楚

2.用车管理——明细清清楚楚，流程一目了然

• 用车：统一标准、在线查询，内部外部车辆租借划清界限
• 还车：车辆归还一键选择即刻到位
• 加油：建立油卡信息库，智能换算金额，加油油卡自动扣款
• 维保：维保流程清晰，车检/意外登记预设完全，一键使用
• 报表：所有车辆信息、用、还、加油、维保等明细清清楚楚

3.费控管理——随时随地提报，账单一清二楚

• 项目预算：立项评估，在线登记项目预算，全程数字化运作
• 费控申请：规范项目费用申请，在线填报、实时处理审批
• 报表统计：统计分析所有预算条目明细，透明费控申请处理进度

4.物资管理——自动归档，灵活调用

• 物资库：建立物资信息库，清晰明了；随时新增入库，快捷便利
• 采购：标准化采购物资，库存数量看得到，采购多少心中有数
• 领用：领用关联一键搞定，智能计算库存，超出库存限制领用
• 归还：选择相关物资，即刻归还入库
• 物资统计：全面监控库存状态，把控物资调用情况

5.日报周报——透明数据，跟踪进展

• 周报：分部门设计日报内容及要求，针对性设置
• 日报：规范一周工作内容总结与下周规划，清晰明了
• 流程待办：将日报设置每日代办提醒，督促团队每日汇报
• 汇总统计：建立统计面板，监督各部门工作时长、日报周报提交情况

二、外部互联

企业互联的外部组织可以实现企业与企业之间的业务协作，即跨组织协作。

供应链上下游管理中：

• 作为经销商，可以实现同上游的采购端需求协同、与供应商之间的订单协同、收货协同、质量协同、财务协同，提升采购效益。
• 作为供应商，可以实现同下游的企业信息协同、报价协同、订单协同、发货协同、财务协同，提升供应商的服务水平。

母子公司场景中：

• 子公司负责人可以参与到母公司的业务流程中。
• 母公司的负责人也可以参与到子公司的统筹规划中。

企业互联功能可以应用在各种各样的跨组织协作场景，下面就介绍部门跨组织协作的典型场景，供大家参考。

• 物流协同

传统物流招投标过程不透明、效率低下等问题的关键原因在于：整个过程的人为管理以及和供应商的沟通方式极其低效。所以解决的核心在于通过一套电子化系统进行过程管控以及将一些低效的人为管理工作实现自动化，同时将供应商互联进入系统，让供应商在系统自行完成投标全程，打通招投标双方的沟通和协作壁垒，进而实现透明、高效的管理，帮助企业落地通过招投标实现降本增效的目标。

接下来我们来详细讲解下本套方案：

1.物流供应商注册

物流供应商通过填写基本信息发起备选物流供应商审核申请，然后流转到我方进行审核，审核通过后即可成为备选物流供应商。

2.线上招标、询价信息发布，物流供应商线上投标、报价

负责发/退货的业务人员可将有运输需求的货物信息填报至发/退货运输询价需求库即可创建运输询价需求。创建需求后可随时在线上一键批量发布招标询价，系统按照运输方式等条件自动匹配合适的物流供应商，选择合适的物流供应商提交后系统即可自动发送报价通知到每个物流供应商。物流供应商选择合适的货物运输需求、输入价格等相关信息即可完成统一报价。

3.线上比价核价

系统自动汇总生成比价单便于企业进行对比和筛选，数据一目了然。将最终报价上报内部管理层进行审核，审核通过后即为完成物流招投标。

4.线上订单协同

完成招投标后即可线上发布运输订单，然后内部管理层审核、物流公司接单、取货、送达确认等，和物流供应商实现线上高效协同。

• 设备管理协同

现在企业很多设备都是从外部采购，并由外包公司负责后续的维修及日常保养。但是随着企业规模的不断扩大，设备管理也是愈加复杂，特别是传统的设备外包管理模式也是日益凸显弊端。

企业传统外包设备管理中报修/保养不及时、缺乏设备管理记录系统沉淀等问题的主要原因在于：和外包维修/保养公司的沟通方式低效和设备管理记录的沉淀方式较为落后繁琐。其关键在于通过一个互联平台实现企业与外包维修/保养公司的高效沟通和协作，实现系统化和自动化的沉淀设备管理记录，使得报修/保养流程及时响应并且相关人员可随时查看设备外包管理记录及整体运行状况，帮助企业有效提升生产效率。

接下来以维修公司为例我们详细讲解下本套方案：

1.维修公司注册

维修公司通过填写基本信息发起备选维修公司审核申请，然后流转到我方进行审核，审核通过后即可成为备选维修公司。

2.线上设备报修

负责设备维修的业务人员可随时在线填写设备报修单，发起设备报修流程，业务主管审核通过后设备状态即可动态变为待维修。

然后流转到维修公司进行接单确认、派工、维修业务员填报维修结果及备件更换情况，同时会同步到设备档案表。

维修结果提交之后会依次流转到维修公司和我方进行验收确认，确认完成即为完成设备维修的全过程。

3.实时查看设备整体运行状况

设备管理人员和企业管理层可随时通过仪表盘查看设备的实时运行状况，制定合适的设备管理计划和生产计划。还可通过设备档案表系统地查看设备的维修、保养及备件更换记录。

• 外包订单派工管理

随着企业规模的不断扩大，业务范围的覆盖也是十分广泛，以至于很多产品的售后服务做不到一一上门处理，那么多数企业就会将部分不能服务到的售后订单外包给其他专业公司进行处理。但是企业在传统外包订单派工的管理过程中，派单管理方式较为落后，外包公司不能及时响应接单，同时繁杂的数据大多依靠人工进行录入统计，很多信息模块也未打通，导致管理效率很低。

问题的主要原因在于：企业和外包公司的沟通协作方式及协作过程中的数据沉淀方式落后低效。解决这些问题的关键在于通过一套电子化系统进行派工过程管控，和外包公司通过此系统进行高效沟通协作及系统的数据沉淀和透明。使企业可以实时查看外包订单的处理进程，并将一些人工录入统计的工作实现自动化，从而帮助企业有效提升外包订单派工管理效率。

接下来我们详细讲解下本套方案：

1.外包公司注册

外包公司通过填写基本信息发起备选外包公司审核申请，然后流转到我方进行审核，审核通过后即可成为备选外包公司。

2.创建外包需求及外包订单发布

负责外包订单业务员将相关外包需求的基本信息录入即可按照产品类型、需求类型、需求所在区域为订单匹配合适的外包公司，这样就创建了一条外包需求。后续外包订单负责人可根据外包需求库中的需求信息制定支付给外包公司的金额后提交即可发布外包订单，然后流转到管理层审核、外包公司接单确认、派工等，企业可以随时随地查看流程进度。

 

3.财务协同

此外，企业和外包公司可随时发起对账、发票入账、付款等操作，通过仪表盘可随时动态查看已对账、已开发票、已付款等信息，可有效避免企业和外包公司发生扯皮。

三、流程审批

如何在简道云实现审批流程

• 内部流程

1.流程设计

流程设计即流程的整个设置过程，包括流程设定中的各种节点、属性的设计方法和设置规则等。

• 初始界面：初次进入流程设计界面时，会默认自动建立好一个简单的流程，包括如下三个操作区域

• 添加节点：较为复杂的流程中，初始状态的流程图不能满足业务需求，需要手动添加、修改节点，可通过如下两种方式添加节点——在拖动工具栏处的节点到设计区域中，自由放置到指定位置；还可以在已有的节点处，通过拖拽连接线或点击添加按钮的方式，添加各类型的流程节点

2.逐级审批

即发起人提交流程后，在一个流程节点内，从发起人的直接主管开始向上逐级审批，直到审批终点。

如下场景中，均可使用逐级审批实现复杂审批流程，减少节点冗余：

• 离职审批中，员工发起离职申请后，需分别由小组组长、部门主管、团队负责人依次进行审批；
• 合同审批中，成员发起审批流程后，需由销售组长、省/大区销售经理、销售总监等负责人依次审批；
• 企业制度改革审批中，申请人提交流程后，需由企业最高级部门主管审批等。

如在「审批」节点设置逐级审批为「发起人的3级部门主管」，则发起人提交后，在「审批」节点分别流转至 A、B、C 进行流程审批：

3.审批意见

审批意见是节点负责人对审批过程进行的批注。

• 文本意见：简单的审批意见的批注
• 手写签名：更加正式的意见签署（注：手写签名暂不具备法律效力）

• 外部流程

外部成员可以自由选择在PC端或者移动发起流程。

1.发起流程

• 工作台处发起

外部组织的成员可以在工作台的流程中处，直接点击「发起新流程」进行流程发起。如下图所示：

• 外部应用中发起

外部组织的成员可以通过访问外部应用发起设备维修流程。如下图所示：

2.流程审批

• 工作台处审批

外部组织的对接人在登录自己的企业时，可以在工作台「我的待办」处处理流程。如下图所示：

• 外部应用中审批

还可以在外部应用选择具体的企业后，进入到需要审批的应用中审批流程。如下图所示：

• 流程案例

1.内部：出差/采购/项目流程与报销流程的协作

在企业内部存在流程之间的协作需求，比如出差流程&采购流程与报销流程的协作、货品质检与货品返工的协作、退货流程与出入库流程的协作。

对于使用者：

• 过去：在出差前会提交一个出差申请，出差完成后，一般都会再去报销流程手动录入一下报销申请。
• 现在：借助子流程可实现自动发起报销申请。

对于搭建者：

• 过去：涉及到报销的流程比如出差、采购、项目等都必须重复在流程中配置报销流程涉及的多个节点和字段，无疑增加了许多不必要的成本。
• 现在：通过子流程只需完成一次费用报销流程的配置，即可在其他相关流程轻松实现与费用报销流程的协作。

2.招投标全流程数字化管理

过去招投标管理一直是企业内管理的一大难题，每次招投标都要各种电话通知供应商、线下举办投标会、传送各种 Excel 文件等，效率非常低；且管理过程存在信息不透明，和不公平竞标的风险。

后来基于JDY的企业互联功能，打通了和外部企业的线上协作能力，从而实现了供应商入库审核、邀标、投标、答疑、评标、开标、中标通知、合同签订的招投标全流程数字化管理。

• 供应商入库：通过企业互联与潜在供应商建立连接，并审核对应资质
• 自动邀标：邀标时通过微信公众号、短信等渠道自动通知到供应商
• 线上投标：供应商登录系统即可查看自己可参与的标，并发起投标
• 招标答疑：供应商发起答疑，招标组实时收到并进行回复，回复后自动抄送供应商
• 线上评标：线上实现评标，并根据评标模型自动计算分数
• 线上开标：开标通知自动发送给参与评标的供应商，并自动生成评标报告
• 线上签约：中标供应商自动收到中标通知，并可线上打印中标合同

我们这套供应商管理系统如果是找软件商做，至少需要200多万，JDY只需要1万多块，并且搭建效率高，后期维护非常方便。特别是企业互联功能，让供应商真正参与到整个业务流程，实现了供应商全生命周期的协同管理，最大程度上提高了供应商管理效率。

目前我们通过这套系统高效管理着超过500家供应商，过去5个人做的事情，现在1个人就能搞定。

搭建真正的项目管理平台，共生共赢让合作进入互联新时代。

以上就是全部内容，希望对您有帮助。