利用采购软件有效管理采购支出流程

在资本驱动的商业世界中，企业花的每一分钱都必须通过可量化的回报来证明其合理性。

采购支出管理通过简化企业的采购流程来实现支出的无缝优化。适当的程序可通过加强与供应商和贸易伙伴的沟通，来帮助企业最大限度地节省成本。

采购支出管理的重要性

企业需要管理的支出数不胜数，小到家具成本，大到物业成本。还有日常开支、月度开支、季度开支、改进开支、培训成本、基础设施成本等等。对这些开支的管理不善会给企业带来巨大的经济损失。

支出管理是企业的一项增值职能。它通过支出分类、需求识别、采购和分析来组织端到端的企业支出流程。企业要想有效管理这些成本，就需要有强大的技术基础设施作为后盾。

良好的支出管理可以防止所有不当行为，提高政策合规性。它利用自动化技术帮助你简化支出流程，可以促进支出数据分析、预算分配与成本优化。

有效支出管理流程的 4 个步骤

步骤 1：分析支出数据

企业的支出来源各不相同。首先，分析支出数据，找出所有支出渠道。常见的支出来源包括工资、房租、薪金、水电、广告、营销、研究等。

确保有系统跟踪所有这些支出渠道的现金流出情况。

步骤 2：支出数据的集中化和标准化

将支出数据集中到一个存储库中，可以提高数据的可访问性。因此，数据标准化有助于跨部门和垂直领域的员工一致地输入、解释和分析数据，而不会造成混乱。

步骤 3：核实和验证支出数据

数据验证在支出管理中至关重要，即使是微小的人为错误和数据污染也会导致错误的分析和预测。确保对存储库中的所有支出数据进行核对和统计。

步骤 4：教育员工了解支出管理政策

确保所有员工都了解支出政策，并努力实现成本优化。鼓励他们遵守预算，不超支。同时，指导采购实践，确保员工与正确的供应商开展业务。

应避免的 4 个常见支出管理错误

1. 对小额现金的跟踪有限

任何企业都必须在支出过程中保持诚实。然而，由于零用金的价值较低，财务人员有时会忽视对零用金的跟踪。这使得小额现金更容易受到欺诈。

2. 缺乏自动化

当团队规模较小时，手工申报和审批费用可能会奏效。但是，拥有大团队的企业必须实现支出管理工作流程的自动化。否则，大量的报告会导致验证流程不一致。

3. 报告不准确

当严格的基础设施无法支持费用管理流程时，就会有意或无意地出现不准确的费用报告。由于报告不准确，企业可能会损失一大笔资金。此外，错误的费用报告会使费用报销周期复杂化。

为避免错误的报告，必须确保使用的软件有费用限制，并规定完整的审批流程。

4. 分散的支出数据

许多企业都犯了报告方法不集中的错误。这可能会导致整个组织的混乱。因此，合并直接和间接支出标准很有必要，这样可以提高报告、归档和管理的效率。

手动管理支出流程面临的挑战

1. 报销延迟

在业务支出管理中，手动流程在很大程度上依赖于员工的努力。员工需要花费大量时间收集所有相关的费用收据和证明文件，并将其提交给管理部门。管理人员需要花费更多的时间来检查和批准这些文件。因此，报销会被延误。

2. 缺乏透明度

因管理部门无法进行实时更新和准确的费用跟踪，手动业务支出管理允许员工对数字进行干预。由于缺乏透明度，管理部门很容易出现多报、收据重复等弊端。

手动归档和批准的支出管理方法已经不太适用于当下企业的发展需求。8Manage SRM是一款端到端的采购管理软件，可用于管理供应商、管理团队的采购请求、跟踪订单与合同并简化支出管理，帮助你轻松应对手动支出管理的挑战。

该采购管理软件提供了单一的事实来源，你可以在其中以最大化的可见性来管理每一次采购：
● 使用在线采购门户从不同供应商处获取投标/报价
● 自动审批和创建采购订单
● 按角色、用户、部门或地点设定支出限额
● 通过简单易用的目录筛选已获批准的供应商
● 自动实时追踪供应商客观绩效数据
● 实时自动地汇总开支数据，统一访问所有合同
● 通过三方匹配确保合同合规
● 捕获信息、分析数据以获得洞察力和自动化流程

端到端支出管理策略是简化管理流入和流出组织的资金方式的迭代过程。借助8Manage SRM**采购管理软件**，领导团队可以开始核算每一分钱的支出，各个团队可以开始最大化其投资回报，确保每一次购买都是必要的，并有助于进一步实现企业的总体目标。