“协作办公利器”—ONLYOFFICE 入门指南_onlyoffice教程

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目录

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一、ONLYOFFICE介绍

1.1 注册登录

1.2 使用测试

1.3 使用总结

二、特色功能

2.1 智谱 AI

2.2 ChatGPT 集成

三、新版本7.5抢先看 

3.1 全新的PDF编辑器

3.2 文档编辑器更新

3.3 电子表格更新

3.4 演示文稿更新

四、总结

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一、ONLYOFFICE介绍

在现代办公环境中，高效的协作工具是成功的关键。ONLYOFFICE是一个全面的办公协作解决方案，下面我们就来详细看一下吧

1.1 注册登录

首先打开官方链接，为您的企业获得免费的协作空间 | ONLYOFFICE

他们针对企业和开发者有不同的产品，大家可以根据需要选择。

今天作为介绍版本，我选择的是协作空间，它个人使用完全免费，而且多人在线协作更方便。

点击注册云端版，就会看到以下界面

注册成功之后，就可以登录了

登录成功，会看到下面效果：

1.2 使用测试

下面我们针对协作空间来简单做下测试

1.2.1 新建房间

点击创左上角房间旁边的创建，即可创建房间建

房间的创建有两种选择，可以为某个项目创建自定义房间，这样能设置更多的访问权限。也可以创建自己的房间，然后邀请其他人加入，如下图

我选择的是第二种，下面填入创建房间的信息

创建成功之后，可以看到下面结果，房间名称是刚刚输入的，成员目前是我自己，如果需要邀请，可以点击右上角图标进行邀请。

邀请时还可以指定设置权限，比如邀请一个人只允许可查看，下面是详细的权限说明

1.2.2 新建文档

下面我们来建个文档看下效果，点击创建文档，就会弹出下面弹框，输入需要创建的文档名称，点击创建就可以了。

创建成功如下图：

1.2.3 文档测试

打开文档，可以看到功能还是很齐全的，基本上涵盖了所有的操作。我们操作一下功能试试：

写篇文章试试

1.2.4 插件测试

我们看下插件，默认插件目前是这么多，

ZhiPu是我安装的，如果你想要其他的插件，可以点击插件管理去安装

1.3 使用总结

ONLYOFFICE协作空间是一款免费且开源的Office协作办公套件，支持桌面端和移动端等多平台。

它的优点主要包括：

• 集成了文本文档、电子表格、演示文稿、表单、PDF等多种文件类型的处理功能。
• 提供了创建协作房间并设置便捷的访问权限的功能，便于团队进行高效协作。
• 拥有强大的团队协作特性，如实时协作编辑和评论，版本控制等。
• 部署简单，可以在云端使用，也可以自行托管在其他云端服务器或在本地使用预配置的安装程序。
• 数据安全得到全面控制和管理，用户能对自己的信息有足够的掌控。

然而，它也存在一些缺点：

• 在用户体验方面仍有待优化和提高，比如某些功能可能不够完善或者易用性不强。

总的来说，ONLYOFFICE协作空间凭借其免费、开源以及强大的团队协作特性等优点，成为了一个值得考虑的办公软件和云办公解决方案。

二、特色功能

在简单的使用之后，我们来看下他的特色功能吧

2.1 智谱 AI

智谱 AI 插件是基于 GLM 模型 API 所开发的。与 ChatGPT 插件不同的是，它的 AI 服务来自国内的智普公司，相比 OpenAI 提供的 AI 服务，智谱 AI 可以在国内不受限制地进行访问，具有更好的网络响应速度，同时在中文理解上更胜一筹。

特别值得一提的是，智谱AI插件具有几个非常实用的功能：

1. 总结文本：这一功能让研究、决策和内容分析更简单，帮用户节省了宝贵的时间和精力。路径是：智谱Copilot -> 总结。

1. 解释内容：这一功能为用户提供详细的解释，对学生、研究人员和专业人士而言，是很有价值的工具。路径是：智谱Copilot -> 解释。

1. 语言翻译：支持多语言翻译

另外还有“生成文本”、“与 AI 对话”等功能。

这些特性使得智谱AI成为一款强大的工具，能够极大地提升ONLYOFFICE的使用体验。

2.2 ChatGPT 集成

当安装在ONLYOFFICE中后，它可以在使用ONLYOFFICE的任何功能时提供帮助，如。

• 自动生成摘要
• 提取关键词

2.2.1 自动生成摘要

使用方法：选择目标文本并从“文本分析”上下文菜单中选择“摘要”（Summarize）。摘要会显示在所选文本下方：

2.2.2 提取关键词：

使用方法：先选中文本，然后从“文本分析”上下文菜单中选择“关键词”（Keywords）：

例如，当你在编写文档或电子表格时，如果需要快速生成一些公式、段落或知识点，你可以直接从ChatGPT插件中获取。

这种便利性使得这款插件对于教师、学生、研究人员等各类用户都具有极高的实用价值。

2.2.3 使用方法

安装和使用ChatGPT插件的步骤如下：

1. 打开ONLYOFFICE桌面版并登录你的账号；
2. 在主界面的顶部菜单栏中找到并点击“插件”选项；
3. 在弹出的插件管理窗口中，找到“ChatGPT”并点击“安装”；

安装完成后，可以在需要使用的地方直接调用ChatGPT，它将为我们提供所需的信息和帮助。

三、新版本7.5抢先看 

3.1 全新的PDF编辑器

PDF 是业务工作流中极为常用的文件格式。我们常常需要打开各种 PDF 格式的宣传册，填写和签署与合作伙伴及同事的协议和合同等。

这次7.5版本他们推出了首版 PDF 编辑器，支持注释（包括文本突出显示、下划线和删除线）、表单填写、评论和绘图等功能。

3.2 文档编辑器更新

文档编辑器新的的功能主要有：

• 自动断字
  • 启用这个功能后，您在写作文档时就无需在行尾手动断字了：更改页边距时，单词会在需要的地方自动断字
  • 设置路径：“布局”选项卡

• 智能段落选择
  • 启用这项设置并且选择了整个段落（但没有段落符号），这个符号会自动添加到选中的部分中。
  • 设置路径：“文件”选项卡 -> “高级设置”-> “编辑和保存”-> “使用智能段落选择”
• 编辑时移除内容控件
  • 启用并更改插入的控件元素的内容时，控件本身会被自动删除，但其内容会被保留。手动点击“移除内容控件”选项时，情形是一样的。

3.3 电子表格更新

7.5版本电子表格新增的功能如下：

• 保留应用的 CSV 分隔符：
  • 打开 CSV 文件时，最后选择的设置（分隔符和编码）会被保存在本地存储中，这样就不必每次都做更改。
  • 设置路径：“布局”选项卡
• 显示公式与单元格之间的关系
  • 如要检查公式，可以使用“追踪引用单元格”和“追踪从属单元格”选项，就可以通过追踪箭头，以图形方式显示和跟踪这些单元格和公式之间的关系。
  • 设置路径：“公式”选项卡
• 添加图片到页眉和页脚
  • 通过添加图片、徽标等，对电子表格的上边框和下边框做自定义设置。
  • 设置路径：“布局”选项卡 -> 页眉和页脚 -> 插入 -> 图片

3.4 演示文稿更新

演示文稿新增的功能简单介绍如下：

• 演示文稿编辑器新设计的颜色
  • 重新设计演示文稿编辑器的颜色，这样能跟PDF编辑器区分开来。

• 切换方式-变形
  • 可以使用它以动画方式从一张幻灯片平滑地移动到下一张。可以将它应用于对象、字词和字母。

四、总结

ONLYOFFICE是一套提供的办公协作解决方案，它的目标是帮助个人、团队和组织实现协作、文档管理和办公自动化。

以下是ONLYOFFICE的一些关键特点和组成部分：

• 文档处理：ONLYOFFICE的文档处理应用程序允许用户创建、编辑和协作文档，支持多种格式，包括DOCX、XLSX、PPTX等。它还提供了实时协作功能，多用户可以同时编辑文档。
• 电子表格处理：可以使用它创建和编辑电子表格，还支持复杂的计算和数据分析任务。
• 幻灯片演示：可以创建漂亮的幻灯片演示，包括多媒体元素和过渡效果。
• 电子邮件和日历：还提供了集成的电子邮件和日历应用程序，用于组织日常工作和通信。
• 项目管理：包括一个项目管理工具，用于协调任务和项目，分配资源和跟踪进度。
• 云和本地部署：可以在云端使用，用户可以访问他们的文档和数据，也可以选择在本地服务器上进行部署，以满足数据隐私和安全需求。
• 集成和插件：支持与各种第三方应用程序和服务的集成，包括云存储服务（如Google Drive、Dropbox）、第三方身份验证、LDAP等。
• 跨平台支持：可以在各种操作系统上使用，包括Windows、Linux和macOS，还提供了iOS+Android，使用户可以在移动设备上访问和编辑文档。
• 开放源代码选项：有一个开源版本，允许用户自己托管和自定义平台，以满足特定需求。

ONLYOFFICE 最大的好处在于协同工作的能力。可以采用 ONLYOFFICE 为公司的小组建立一个共同的服务器，让同事可以协同工作，避免合并文档的痛苦。对于经常修改需求或者文档操作频繁的小组很实用。

在外观上，ONLYOFFICE 的功能区模仿了微软 Office 365 功能区的设计风格，用户能快速上手。此外，ONLYOFFICE 对微软 Office 文件格式（.docx .xlsx 以及 .pptx）的兼容性更好，方便用户与他人共享文件。