项目沟通管理_项目沟通 博客

沟通的基本概念

沟通的含义与特点

沟通是有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。

• 信息交换方法：书面形式、口头形式、正式或非正式形式、手势动作、媒体形式、遣词造句
• 沟通分类：内部，外部、水平沟通、垂直沟通、官方沟通、非官方沟通、书面或口头沟通。

沟通障碍有哪些

• 缺乏清晰的沟通渠道
• 发送者和接收者存在物理距离
• 沟通双方技术语言不通
• 分散注意力的环境（噪声）
• 有害的态度（敌对、不信任）
• 权力游戏、滞留信息、隐藏议程和敌对情绪等

沟通渠道数量的计算公式

N(N-1)/2，N是人数
项目有4个成员在同一个项目工作地点，还有2个在其他地点，又有一个人加到远程团队。沟通渠道将增加多少？
76/2 - 65/2 = 21 -15 = 6

沟通的方式

• 在进行沟通过程中，要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式有以下几类：参与讨论方式、征询方式、推销方式、叙述方式。
• 参与程度由弱到强：叙述、说明、征询、参与讨论
• 控制程度由强到弱：叙述、说明、征询、参与讨论

沟通方法

沟通方法分语言沟通和非语言沟通。
语言沟通分口头沟通和书面沟通
口头沟通有以下

• 正式的口头沟通，如会议、大会、演讲和讲座等
• 非正式的口头沟通，如私下谈话
  书面沟通有以下
• 合同、报告、技术方案、计划等
• 非正式书面沟通，如日志、会议记录、备忘录等

非语言沟通有身体语言、声调和重音、面部表情、身体距离。
项目经理对外多以正式方式进行沟通

信息沟通的形式

                     | 正式的                                                  | 非正式的
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口头方式 | 演讲、报告、汇报、谈判、会议 | 谈话、电话、打招呼
书面方式 | 合同、报告、通知、会议纪要、报表 | 笔记、便条、备忘录
非语言沟通| 手语、信号灯、音乐 | 表情、声调、拥抱、握手
工具沟通 | 电话、传真、Email、手机、面对面、快递

书面方式的特点：适合保存、内容不走样、有格式要求；适用场景：根据合同进行的沟通,终止与某供应商的合作。
正式口头的特点：速度快，不易保存， 需要很多条件；适用场景：项目启动会
非正式口头的特点：效率高；适用场景：某个团队成员表现不太好
非正式书面的特点：适合保存，格式没有要求；适用场景：团队成员的笔记、便条、即时贴。

规划沟通管理

• 规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。
• 本过程的主要作用是，识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。
• 输入：项目管理计划，干系人登记册，事业环境因素，组织过程资产。
• 工具与技术：分析沟通需求，沟通技术，沟通模型，沟通方法及会议。
• 输出：沟通管理计划，其他文档的更新。

沟通模型
发送者 接受者
编码 --》信息，+杂音 -->解码
解码《–杂音，反馈信息 《-- 编码

选择合适的编码方式确保信息清楚明确，确保发送的信息完整，确保信息容易被理解。
解码确保完整接受了信息，确保被正确的理解，给出反馈。

沟通管理计划的编制过程

1. 确定干系人的沟通信息需求，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候需要以及如何把信息发送出去。
2. 描述信息收集和文件归档的结构
3. 发送信息和重要信息的格式，主要指创建信息发送的档案，获得信息的访问方法。

• 通常，沟通计划编制的第一步就是干系人分析， 得出项目中沟通的需求和方式，进而形成较为准确的沟通需求表，然后再主动对需求进行计划编制。通过分析可以分出项目对项目干系人的影响和收益，以此帮助项目经理制定出对项目最有帮助的沟通策略。
• 项目文档应发送给沟通管理计划中规定的人员。根据项目的需要，沟通管理计划可以是正式的或非正式的，可以是详细的或提纲式的。

沟通管理计划的主要内容

项目沟通计划为后续信息发布、绩效报告和项目项目干系人管理等工作提供指导，主要包括内容有：

1. 项目干系人的沟通需求
2. 对要发布信息的描述，包括格式、内容、详尽程度
3. 信息接收的个人或组织
4. 传达信息所需的技术或方法
5. 沟通频率
6. 上报过程
7. 随项目进展对沟通管理计划更新与细化的方法
8. 通用词语表

沟通管理计划

文件名称 频率 接收人 格式/媒介 交付时间 负责人 签收方式 备注
月进度报告 每月 主管副总裁 电子邮件 每月3日前 发送人：项目经理 邮件回执
项目组全体成员 内部服务器 标记确认
客户代表 书面 书面回执
月例会 每月 项目组全体成员 会议 每月第一周 主持人：项目经理 会议签到
客户代表 会议纪要
主管副总裁 签收

• 输入：沟通管理计划， 工作绩效报告，事业环境因素， 组织过程资产
• 工具与技术：沟通技术、沟通模型、沟通方法、信息管理系统，绩效报告
• 输出：项目沟通，项目管理计划更新，更新的其他项目计划，组织过程资产更新。

管理沟通

绩效报告的作用与内容

• 绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。
• 项目干系人通过审查项目绩效报告，可以了解组织为了达到项目的目标，是如何使用资源的，这些资源的状况和对项目的贡献；
• 通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题，从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施。

绩效报告的结果

• 绩效报告组织与归纳所收集到的信息，并展示依据绩效衡量基准分析的所有结果。
• 1. 状态报告：描述项目在某一特定时间点所处的项目阶段。状况报告是从达到范围、时间和成本三项目标上分析项目所处的状态。
• 2. 进展报告：描述项目组在某一特定时间工作完成情况
• 3. 项目预测：预测项目的将来状况与进展。
• 状态评审会议：定期进行的交流有关项目信息的事件

控制沟通

• 在项目执行的过程中，需要对沟通过程进行适当的监督和控制，确保沟通过程的目的能够实现
• 在进行沟通控制的过程中，有可能需要重新调整、更新或者重新制订沟通管理计划，也有可能需要重新调整、更新沟通过程的管理过程。
• 输入：项目管理计划，项目沟通，问题日志，工作绩效数据，组织过程资产
• 工具与技术：信息管理系统，专家判断，会议
• 输出：工作绩效信息，变更请求，更新的项目管理计划，更新的其他项目文件，组织过程资产更新。

遵循沟通原则

• 尽早沟通
• 主动沟通
• 内外有别
• 采用对方能接受的沟通风格
• 沟通的升级原则
• 正式的事情一定要在正式的时间和地点进行沟通
• 保留正式沟通的记录、凭据。