职场写作（二）常见职场写作场景——通知_职场书面写作场合

通知是职场写作里的小事，很常见，邮件通知、微信通知、海报通知，但是写不好会有大影响。开会通知没写好，人没来齐，领导不高兴；收集资料的通知没写好，时间到了，项目没完成，还得你一个一个人肉去催。

通知怎么写才叫写好了呢？首要标准就是别人看了你写的通知，能不能配合你去行动。

写通知本来就是为了驱动他人去行动，但用通知让别人去行动，这件事确实有它的难处。难就难在通知不是发给一个人看的，而是发给一群人看的。每个收到的人可能都会这么想：反正也不只是发给我一个人，我先等等看，看看别人是怎么干的。

最典型的就是行政部号召各部门年会报节目。年底谁不忙，每个人想的可能都是我不报没关系，总有人会报的，结果谁都不报，这种事太常见了。人一旦认定自己属于一个群体，谁都不愿意冒头，这就是发通知的天然障碍。

所以我们写通知的时候，可不仅仅是把事情说清楚就完了，你得为目标用户的行为负责。那一条通知，怎么能让他真正地行动起来呢？

公式：通知=喊来看+指行动。

1.喊来看

通知的第一个任务，就是要先吸引用户的注意力，首先要在标题上下功夫，我们很多人都默认通知的标题就是“通知”两个字，但实际上用户关心的是这个事跟我有什么关系。那到底什么样的通知标题，才能让用户多看一眼？它的构成应该是动词+具体的人/事。

案例：

宇宙公司下周一有人来参访，会重点参观技术部。行政部的杨幂就给技术部全体写了一条通知，她的标题是这么写的，你看看有没有什么问题。她写的是：

请检查杂物的通知

这个标题的问题在哪呢？看的人会想：这跟我有什么关系？如果我们这样改，你看看会不会不一样。

请技术部同事检查杂物，配合下周一政府视察

如果你是技术部的员工，多半你也会多看一眼这个通知。

在这儿我想提醒你的是，虽然通知不是写给某一个具体的人，但是如果它有一个特定的群体，那你一定要把这个特定群体点出来。

虽然是特定群体，但需要关心的确实是全员，如何处理呢？

第一个技巧，我们可以把全员变成具体人，或者特定的群体，缩小通知的范围，一个一个地来发。哪怕你发的还是全员通知，我们总能细分成不同的业务部门吧。

比如说同样是通知全员做核酸检测，你就可以这么分开来发：

请运营部的同事14:00来一楼大厅做核酸检测
 
请产品部的同事15:00来一楼大厅做核酸检测

通过缩小范围，每个人承担的责任就变得更明确了。

当然了，如果你要通知的人很多，涉及的群体也很多，你可能会觉得缩小范围有点麻烦，有没有可能在一条通知里向全员发通知，但还是能推动所有人都行动。

我们就来讲第二个技巧，给赏罚激励。

给明确的激励点，也就是你要告诉他做这件事有什么好处，不做这件事可能有什么坏处。

案例：宇宙公司品牌部要向全员征集员工故事，号召大家投稿。通知的标题是这么写的：

“我是宇宙人”故事征集

你想想这么一条通知，你会看吗？如果你工作很忙，你大概率可能会忽略它。

那应该怎么改呢？我们尝试来找一个正向的激励点，可以这样写：

投稿有奖金！欢迎参加“我是宇宙人”故事征集

这样写，通知被打开的几率是不是就会高很多。

当然了，不是说一定得有物质诱惑才能推进工作。我们要做的是抓住通知里面跟对方利益相关的点，可以是激励，也可以是惩罚。我们就可以把这个激励点放进标题里，给它放大，吸引他过来看。

2.指行动

通知的目的就是要传达行动，所以行动指令一定得非常明确。

案例1：

各部门同事请注意：
 
 
 
      新的一年已经到来，为了感谢大家在过去一年的付出，我们准备在2月1号举办年会。现在向大家征集
年会节目，欢迎大家踊跃报名。希望通过这次年会，同事们能相互交流，为新的一年蓄积能量，创造新的奇迹！
 
 
 
宇宙公司行政部

这条通知有问题吗？问题大了。

先不说同事们愿不愿意报名，就算他愿意报名，行政部大概率也会收到各种各样的提问。因为这条通知里，连基本的行动指令都没有。年会举办的地点在哪里，节目有什么要求，年会的形式是什么样的，有没有人数限制，时长是多长，都没有说清楚。想报名的同事也不知道怎么报名，观望的同事觉得没说清楚，去问又太麻烦，很有可能就不报名了。

修改后：

各部门同事请注意：
 
 
 
      新的一年已经到来，为了感谢大家在过去一年的付出，我们准备在2022年1月20日举办年会，地点
在宇宙大酒店一楼宴会厅。
 
      现在向大家征集年会节目，欢迎大家踊跃报名。节目优胜者有奖励。
 
      节目要求：
 
      1. 积极向上，能够反映工作中积极应对挑战的风貌。
 
      2. 每个节目时长控制在20分钟以内。
 
      3. 每个部门报名节目不少于一个，个人或者团体的形式均可。
 
      4. 节目题材不限，唱歌、舞蹈、小品、时装秀等均可。
 
      5. 节目征集时间：2021年12月15日-2022年1月15日
 
      6. 联系人：小青，12345678
 
 
 
宇宙公司行政部
 
2021年12月15日

 行动导向=起止时间+执行动作+赏罚结果。我们在写任何一条通知的时候，你都可以用这三个内容来检查一下有没有遗漏。

案例2：

请关注春节放假通知
 
 
 
各位同事好！
 
      公司的春节放假安排如下：
 
      春节的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天，2月19日正式上班。
 
      祝大家春节快乐！
 
 
 
宇宙公司
 
2021年1月10日

 这则通知看起来没有任何问题，但是套用行动导向公式，我们发现少了赏罚结果，我们都知道，春节不管放多少天假，总有员工想早走，或者晚回来。如果公司想要员工准时返工，那可以加上一个激励点。

请关注春节放假时间共9天
 
 
 
各位同事好！
 
      公司的春节假期安排如下：
 
      公司的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天。
 
      这次，考虑到大家往返订票困难，公司特地在法定节假日前后各加了一天假期，方便大家订票。
 
      2月19日是正式上班时间，请准时返工，如无特殊情况，不允许请假。返工日当天，我们会为大家
准备开工红包和礼物，仅限当天发放。
 
      祝大家春节快乐！
 
 
 
宇宙公司
 
2021年1月10日

 你看有正激励，也有负激励，也有明确的要求，只有你准时返工了，才能领到红包和礼物。我们这样来改，可能就会提升员工按时到岗的几率。

很多时候我们在通知里明确了行动指令，对方就可以按照我们想要的去行动了。有些通知虽然已经说得很明白了，但对方还是没有办法配合你行动。问题出在哪儿，出在了收到通知的人虽然看明白了，但是还是不会干。

这就需要我们用职场写作的第二个原则，用户意识，帮对方清理路障。

复习一下清路障的知识点。它要求我们尽可能地帮对方消除顾虑，减少动作。如果你请人帮你推销产品，那你至少要把产品资料、联系方式准备好，对方直接转发就可以。

通知里特别需要有用户意识，因为通知就是你给别人下任务，你推动别人去行动。如果对方不会干，那我们就得想方设法地帮对方解决问题。

案例1：

宇宙公司周年庆典申办方式介绍
 
 
 
一、基本情况
 
谁来申办：开放给各分公司总经理
 
何时截止：2021年4月26日周五
 
如何申办：发邮件提交申报方案
 
二、活动概况
 
1.时间
 
周年庆时间：2021年8月4日（暂定）
 
2.预算
 
今年暂定跟去年持平。
 
三、邮件申办格式
 
4月26日前，请各位以邮件形式，发送给董青青，抄送王进步。
 
邮件内容为：北京分公司，申办宇宙公司五周年庆典，对分公司申办资格做阐述。
 
请大家提早进行规划，踊跃申办。
 
有任何问题随时沟通。

 这条通知有什么问题呢？一起看看

首先是标题，这条通知是面向各地总经理的，那至少应该在标题上体现人群的特殊信息。我们还是用行动+具体的人/事来组织一下。标题可以这么改：

各地分公司总经理 快来申办宇宙公司2021年周年庆典

 这条通知最大的问题还是正文。虽然它是用清单体写的，也给出了明确的行动，但是它想顺利收到分公司的申办材料，估计还不容易。

如果分公司从来没有办过类似的活动，那么它想提报一封合格的申请邮件，前面还有很多障碍：

方案包含哪些要素，有没有模板可以参考？
去年的预算是多少，做预算的时候还需要考虑到什么？
筹备期有多长，有没有要协同的部门？
邮件有没有统一的要求，预算超了怎么办？
任何问题都可以随时沟通，找谁沟通呢？

 作为通知的发件人，你当然也可以说，只要我提清楚要求，说清楚就行了。

但是你的目标是什么，是更多的分公司参与进来，让他们发出申请这个动作。所以如果你指令给得不清晰，很有可能导致有的分公司就放弃了。那你的指令其实可以加上几条，给出明确的示范，消除对方的顾虑，帮助对方顺利做出你期待的行动。

那我们可以怎么来修改呢？

我们主要有两个思路。

第一个思路，我们需要回答用户心里的那些疑问。时间是什么，周期有多长，联系人是谁，这些信息我们都要一口气给到。

第二个思路是，对于那些没有申报过的分公司来说，我们可以给示范、给模板，比如去年的预算、方案，都可以给到。

各地分公司总经理，快来申办宇宙公司2021年周年庆典
 
 
 
一、申办必看
 
谁来申办：开放给各分公司总经理
 
何时截止：2021年4月25日18:00
 
如何申办：发邮件提交申报方案
 
 
 
二、基本情况
 
1.时间
 
周年庆时间：2021年8月4日（暂定）。
 
2.预算
 
今年暂定跟去年持平，金额是80万元。
 
可参考去年的预算分配情况，详见附件一。
 
3.方案
 
方案包含活动流程、嘉宾名单等，模板详见附件二。
 
4.筹备相关
 
筹备参考周期：【7周】
 
筹备关键节点：
 
*确认场地。（建议至少提前2-3个月锁定场地的档期；大场地需提前更久，如提前半年）
 
*与密切协作部门对齐进度。（总部品牌部、活动部）
 
 
 
三、邮件申办格式
 
请在4月25日18:00前，将申办方案以邮件形式
 
发送给：董青青
 
抄送给：王进步
 
邮件主题：北京分公司申办2021年周年庆典方案
 
邮件正文：对分公司申办资格和方案做阐述
 
 
 
请大家提早进行规划，踊跃申办！
 
有任何问题，随时沟通。
 
联系人及电话：董青青，12345678

 案例2：

各位同事好，我们为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。
预约电话：400-12345678，公司附近的星星口腔门店。

 明明是一件好事，结果行政部发现最后预约洗牙的同事特别少，福利根本都没有起到作用。为什么呢，看起来这个通知很简单，但对于同事来说行动起来太麻烦了：

公司究竟是怎么跟口腔医院约定的，没说明白。
行政给的是一个400的总机电话，那我拨过去问总机，我应该问什么呢？
通知说的公司附近的这家口腔门店到底是指只能在这家洗，还是其他门店都可以？

 但凡员工心里有疑问，咨询嫌麻烦，再加上工作忙，他大概率就不去了。

那怎么帮他减轻行动负担呢，我们可以用清单体来改一下：

各位同事好！
 
1. 公司为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。
 
2. 预约方式：拨打电话，报公司名字和人名，选择具体的门店和时间段，任何门店都可以。
 
3. 推荐大家去公司附近的A门店和B门店，离公司近，午休和下班时方便过去。
 
4. 预约电话：400-12345678。

 注意通知的语气

 在通知发出去之前，我再提醒你一点，你的语气有没有照顾到情绪。我们写通知的时候，很容易陷入对事负责，忘记了你其实是在对事情背后的人说话，所以特别容易忽视通知的语气。语气不对，有可能工作推进不了，还容易得罪人，

比如说项目经理董青青是这样给大家发通知的：

各条线负责人，离本次双十一项目复盘报告提交截止日期，只有两天了，请加快速度，逾期提交，后果自负。

 在这个项目里，董青青是项目经理，她当然可以给项目的参与者发通知。但是请注意，董青青只是统筹者，并不是他们的上级，这么发通知，态度上就有点居高临下了。对方看了什么感受，可能会有点不爽，你这指挥谁呢。

那我们每次发通知的时候，都客气一点，对不对呢？我们来看一个案例，还是董青青，她发起了一个复盘会的通知：

中秋大促复盘大会暂定2月8日（周四）上午10：00，在二楼多媒体会议室召开，会议重要，
请设计部、产品部、运营部的成员都来参加，最好不要缺席。
 
请大家提前准备交流经验内容，最好每个人都发言。

该严肃和强势没有体现出来，这个会既然这么重要，大家都要参加，那就不要使用“最好”这种带着商量的语气。

 不然大家觉得，“最好不要缺席”的潜台词意味着，缺席也没有关系。同样的道理，“最好每个人都发言”，也像是在征求意见，不是硬性要求。那不想发言的人，可能就不准备了。‘

要想把握好语气，其实我们也有方法，想象一下你面对面和别人说话的时候，你用的是什么样的语气。

如果对方的职位比你高，你发通知的时候就可以多用尊称，比如说烦请、恳请、感谢大力支持等等。如果你希望对方一定要做某件事，那就一定要用确定的语气。如果你是在跟对方商量，就可以多用商讨和期待的语气。

总结：

1. 通知要吸引对方的注意力，所以我们要在标题上下功夫，用明确的行动和具体的事来呼唤他的注意力。
2. 通知是一个直接传达行动的文体，所以一定要明确行动需求。
3. 我们想要让通知的对象快点行动起来，就得想办法降低他的行动成本，给他思考方案，让他更好地
行动起来。

 展示关键过程，让你的通知变得有温度

 案例：

我们部门一个特别会工作的年轻同事，负责得到高研院的教务工作。有一次他组织了全国各地的同事回北京培训，这个动作可不小，全国几十个班主任都得飞回北京。

虽然通知已经说得很清楚了，但是这个通知是一周前发的，他当时就很担心大家舟车劳顿，到了第二天会不会迟到，所以他就很想提前一天再提醒一下大家。

你说这个通知应该怎么发，直接提醒，或者挨个催，可能就会有点像个小催巴，有点惹人讨厌。他就想了一个办法，在培训的前一天，那天还是一个周日，精心布置好了会场，然后拍了几张会场的照片发到了群里，然后说了这么一句话：

“各位学习中心的同事，欢迎回家，明天大家早上8点半开始培训，培训的内容很重要，请大家不要迟到。”

你看，这张图发出去以后，群里的同事纷纷都回复，“收到，现场准备得真好”。他完成了自己的二次通知，及时提醒了参加培训的同事不要迟到。同时还让大家感受到了他的善意、努力和温暖。这就是展现关键过程的力量。

常用模板：

会议通知模板

标题：
 
请XX参加XX会议的通知
 
 
 
正文：
 
（被通知对象）：
 
会议背景（1-2句话）：
 
会议时间：
 
会议地点：
 
参会人员：
 
会议主题：
 
参会要求：
 
1.
 
2.
 
3.
 
……
 
联系人及电话：
 
落款（右下

 事项类通知模板

标题：
 
事由（动词+具体的人/事）的通知
 
正文：
 
（被通知对象）：
 
事项背景（1-2句话）：
 
行动要求（时间+执行动作+结果赏罚）：
 
1.
 
2.
 
3.
 
……
 
行动参考信息（提供解决方案）：
 
1.
 
2.
 
3.
 
……
 
落款（右下）