【大比武05】多方主体参与下的工程档案资料数据化实现路径探究

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数据化，是以数据为基础，以信息技术为手段，以数据分析为切入点，通过数据发现并分析问题，实现科学决策。而工程档案资料的数据化是实现工程全生命周期管理智慧化，发挥数据生产要素作用，形成行业新质生产力的前提和基础。当下存量和增量工程档案资料实现数据化的道路还在探索中，也取得了部分成果：如工程资料在线编制、管理利用软件和平台以及AI技术在行业的应用等。但从行业实际应用来看，目前数据化实现效果并不理想。本文尝试从工程资料数据化参与主体的视角，通过权责分析、诉求分析来探究如何实现的具体路径，并给出解决思路。

 ·PART 1· 

多方主体参与下

工程档案资料现状

工程档案资料是指在工程建设过程中，形成的各类工程技术资料、文件、图纸等重要文件，它对于确保工程质量、提高工程管理效率、保障工程安全等方面具有重要作用。由于工程资料形成的复杂性和工程文件归档的局限性，目前在档案资料管理过程中存在多方主体权责不明、数据割裂、平台孤岛等各类问题，具体包括：

01、工程项目建设参与主体众多，各主体档案资料编制方式、数据标准、验收归档等要求不一，降低各方工作效率；

02、工程项目多、地域广、标准不统一，资料汇总难，且资料易漏做、易重复、易混装；

03、数据割裂，难以提取，无法形成数据池供档案部门或监管部门进行统计分析；

04、各方平台分散建设、功能重合、目的单一、难以互通，天然形成平台孤岛，浪费资源。

基于云计算、大数据、人工智能等新技术的催生，工程档案资料的形成与管理发生了重大转变，各方主体对数据的要求也不断提高。从市场来看，众多厂商均提出了各自的解决方案，但聚焦方向多限于某一方的业务提升，如建设单位项目在线申报、施工单位资料单套制编制、档案馆在线移交接收等，单一管理模式仍然难以解决上述问题，且政府主管部门无法有效参与其中，数据共享通道依然闭塞。

从工程建设项目资料形成阶段来看，我们大致将资料分为开工前审批资料、施工过程资料、竣工验收资料与运维服务资料，多方主体对数据的聚焦与要求也不同。如建设五方责任主体均需要对项目施工负责，其中施工单位更关注施工过程资料的形成与编制；城建档案馆则保障档案验收与保管利用；而政府部门需要大量的原生数据进行分析与监管。

【图】资料形成各阶段的参与主体

为真正实现工程档案资料的数据化管理，满足多方主体的现行需求，笔者以此提出多方主体参与下的工程档案资料数据化实现路径，将建筑企业、市县城建档案馆、政府主管部门紧密结合在一起。建筑企业将工程项目的档案资料管理和项目管理相融合，以资料全流程在线编制为核心；市县城建档案馆以“市县一体化”形成接收、指导、归档机制；政府主管部门以数据化治理开展全工程链的决策参考与规划运营，从而实现工程档案资料全生命周期闭环式数据化管理。以下将针对各方实现路径展开具体探究。

【图】多方主体参与下的工程档案资料数据化实现路径

 ·PART 2· 

建筑企业主体下的

工程档案数据化实现路径

随着当前工程项目的日益增多，存量档案不断扩充，建筑企业传统方式的工程档案管理在实践中面临着一些挑战，主要体现在以下四个方面：

目前工程档案资料80%来源于项目施工过程中，故对建设、施工等单位而言，工程建设过程中的档案资料数据化管理迫在眉睫，下面针对上述四大难点分别提出以下解决思路。

1、确保工程资料及时编制

2、确保工程资料数据的真实性

3、确保档案数据的完整性

4、基于工程资料管理加强项目管控

通过上述措施有望解决施工单位存量数据量过大、增量数据录入繁琐、线下审批签章耗时长等现状问题，并可进一步实现系统对接及数据应用、业务融合，提高一线工作效率，从而带来更多的经济效益。

 ·PART 3· 

市县城建档案馆主体下的

工程档案数据化实现路径

各市（区县）城建档案馆在工程档案管理中占据着核心地位，担负着工程档案的“收、管、存、用”职责，确保城建工程档案的准确与完整，为城市的可持续发展提供重要的信息支持和决策依据，为此各市（区县）应建立工程档案市县一体化平台。

工程档案市县一体化平台应“以市为中心，以县为终端”，构建一个由资源层、服务层、保障层和应用层组成的信息化架构。

【图】市县一体化架构图

1.资源层建设

以档案信息资源建设为核心，包括存量档案数字化和增量档案电子化以及档案数据结构化。

2.服务层建设

建立统一的信息共享通道和服务平台，创新档案信息服务手段，实现市县两级档案资源共享，提高档案资源利用率；统一工程档案管理模式，同时又需支持市县差异化配置；统一监管措施，通过平台进行工程档案实时动态监管。

3.保障层建设

自下而上，建立系统安全、网络安全、资源安全的全方位安全保障体系。

4.应用层建设

主要涉及行政审批系统，业务指导系统，档案接收系统，智能数据结构化系统（如下图所示），全文检索系统，公众在线服务平台、三维可视化系统、档案知识库等系统，实现信息技术与档案业务的创新融合。

【图】智能数据结构化系统

随着工程档案市县一体化平台的普及应用，将积累起大量原生电子档案并完成存量档案智能数据结构化处理，使之成为动态的、可以承载重要的质量、安全、进度等管理要素的数据载体，为后续省住建大数据中心的建设提供数据来源。

 ·PART 4· 

政府主管部门主体下的

工程档案数据化实现路径

政府主管部门作为建设工程项目的监督与管控单位，更加注重工程档案资料的真实完整，确保住建事业的高质量发展和高水平安全。通过建立一套“省住建大数据中心”，以“全省统一，各方协同”为整体目标，以“数据+应用”为抓手，自上而下实现政府部门对工程项目全生命周期的监管、分析、统计与运营。

【图】省住建大数据中心业务架构图

01、全省统一规范，构建全省数据化归档标准规范，解决数据获取与接收问题，规范结构化数据体系；

02、强化数据治理与数据挖掘工作，提升数据分析价值，为质量监管、实时决策、运营维护提供基础；

03、建立完善统一的数据归档平台，按照数据标准分阶段获取数据，实现监管机制、预警机制、回流机制，数据互联互通；

04、成立省住建大数据中心（部门），对各单位档案数据进行汇总，以统一标准进行信息梳理并开展综合分析，为监管部门提供决策支持，提升工程管理精益化水平。

 ·PART 5· 

总    结

伴随着多方主体对工程档案资料的共同参与维护，工程档案资料将不再是简单的“收”与“存”，而是使其真正成为城市发展的历史记载、工程安全保障的合法依据、数据统计监管的重要来源。在“数字中国”建设的浪潮下，各省正着力开展“数字住建”工作的整体布局规划，本文所探讨的实现路径将全面提升建设的整体性、系统性、协同性，使多方主体相互融入，促进数字技术和住房城乡建设业务的深度融合，以数据化驱动住房城乡建设事业高质量发展。

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