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职场中如何做到结构化清晰表达丨技术人_职场结构化表达 工作案例

职场结构化表达 工作案例

本文言简意赅,希望能给大家一些启发。

当面沟通,表达上可以有重复、反复、甚至逻辑不清,因为可以通过多次互动来弥补,直至双方清楚。但如果以文字/文章/文档进行非当面沟通或大会分享,结构合理、观点明确、逻辑清晰就非常重要。

如何清晰表达?我有 2 个视角:1. “金字塔”结构及《金字塔原理》书中介绍的方法。2. 日常写文章总结出来的经验

金字塔和金字塔原理中介绍的方法

金字塔物理结构

“金字塔”物理结构是一个锥形结构,锥形每个面是一个三角形。日常画图时,经常把三角形分为上下多个部分来表达结构化观点,最上层还是三角形,下面都是梯形。而且最上层的三角形是最终想实现的目标。

金字塔原理表达技巧

从“金字塔”到《金字塔原理》这本书,《金字塔原理》告诉我们从 3 个层次表达:

  • 第一层,结构化:首先,要结论先行;其次,你的论据不能超过 7 个;最后,你每一条论点要言之有物,不能空洞。
  • 第二层,思想组织:可以按照时间、空间、重要性或逻辑演绎来组织我们的思想。
  • 第三层,观点吸引:通过冲突,疑问,故事等方式讲解,吸引对自己的方法感兴趣。

从“金字塔”和《金字塔原理》学到的知识,应用到自己的成长框架,如下图:
在这里插入图片描述

没案例就没有体感,于是,掏出积累已久的“人生修炼金字塔框架”,用“金字塔”和《金字塔原理》进行介绍,希望能够有帮助:

1. 分层表达观点

三个层次表达自己最核心的观点

  • 首先,要有自己的最佳实践,帮助自己节省时间,保护注意力,养成好习惯;
  • 其次,提升认知升级,对于前辈和自己总结出来的概念,需要有深入的认知解读,变成自己的认知,才能为自己所用;
  • 最后,扩大能力圈,通过最佳实践和认知升级不间断积累多领域能力,提升自己综合能力,扩大自己的能力圈和影响力,这是最终的目标。

2. 介绍每个观点

比如最佳实践包括时间管理、跨学科学习、PPT & 文章等,如何清晰表达这些观点,需要一个个分析讲解,比如时间管理,核心是找到“不被打扰时间,用于投资自己的能力”。

3. 故事化每个观点

比如通过自己的故事和经验讲解时间管理,更加真实和有效,寻求认同感和价值感,而不是空洞编造的。比如我的时间管理方式如下:
在这里插入图片描述

人的一天由 3 个 8 小时组成,每个人的人生不同是因为第 3 个 8 小时使用方式不同。第三个 8 小时做什么,决定了未来的能力不同,也就决定了未来的人生差异。
在这里插入图片描述

为了验证第 3 个 8 小时使用方式不同,会带来未来的能力差异,我找到了每天的“不被打扰时间”,比如早上 9 点半之前,晚上 10 点半之后。这个时间没人会叫我出去吃饭,没人叫我出去玩,这个时间我完全自由支配,来投资自己的能力积累。

慢慢地我持续沉淀了自己的能力框架,在不同的领域有了慢慢的积累,积累的结果量化就是 PPT 和文章,用 20+PPT 锻炼结构化能力,用 250+文章锻炼细节力和理解力。

久而久之,发现践行“不被打扰时间’投资自己,会给自己的能力提升带来意想不到的效果,那些大家普遍关注的焦虑、担忧,很多时候就没那么重要了。
在这里插入图片描述

总结:该部分分享了 2 个实际案例

  • 案例1:通过“自己的人生修炼框架”更加结构化和有逻辑表达自己的成长践行,你也可以参考大的框架。
  • 案例2:近几年经常听到长期主义,但是长期主义如何践行,我给出了实际的践行效果,你也可以参考框架下的执行细节。

日常写文章总结出来的经验

从书中方法到实际自己写文档/文章,会存在很大的认知理解不到位,进而实际写的时候还是采用过去的经验主义。

这是正常的,毕竟大部分学生的作文都是一气呵成,很少反复打磨文章,也就很难从反复打磨中悟出文字道理。而且在毕业后通过写文章来组织自己的语言和思想的人就更少了。

自己在累计 250+篇文章输出中,确实有一些经验,有些经验比较难用文字描述出来,反而是在看他人文档时能够觉察到好与不好。

尽力尝试总结,其他细节后续想到再补充:

  1. 段落长度控制在3行:我自己的习惯是文章中的每个段落基本控制在 3 行内,这是基于自己的阅读习惯,如果一个段落很长,阅读的人要从长段落中理解观点,我觉得是有困难的。可以说是读者耐心不够,也可以说是作者写得不清楚。

  2. 减少标点符号:这里可能会有误解,我用实际案例表达下,比如在写本文的时候,有句话“毕竟大部分人在学生期间写作文,都是一气呵成”。阅读他的时候没什么问题,但是我将其改成了“毕竟大部分学生的作文都是一气呵成”,这样修改好处是通过一段表达了观点,减少阅读的啰嗦。

  3. 用符号代替文字:我习惯的表达方式是用 → 代替前后变化(比如降低到,超出,而且我不用->),原因是用符号(→)比文字更加容易理解,减少文字转换大脑符号效果。

  4. 先观点再细节:比如“段落长度控制在 3 行”、“减少标点符号”、“用符号代替文字”,都是先观点再细节,通过观点先行加快理解效率。

  5. 减少无意义表达:偶尔会看到“出现了严重的下降,但是没有写下降影响面和解决方案”,建议写清楚影响面及解决方案,背后是无论当面沟通和文档沟通,都要带着客观事实和解决方案去沟通。

表达是一生的修炼技能,共勉加油。

职场中如何做到结构化清晰表达丨技术人

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