实例

以下各类活动更适合外包：

Architecture 架构
Change Management 变革管理
Project Management 项目管理
Business Analysis 业务分析
Design 设计
Software Development Testing 软件开发测试
Operational (Application & Infrastructure) Support 运营（应用和基础设施）支持服务
All the above 所有上述内容

Onshoring 的优势：

1. Standards of Quality 质量标准

大家都知道，高质量的工艺是应该的。

2. Language 语言

由于有共同的主要语言，沟通起来很容易。

3. Business culture 商业文化

这也有利于沟通，减少因误解而产生的错误。

4. Time Zone 时区

工作是在一个非常相似的时区进行的，这意味着不需要等待电子邮件的回复或深夜的会议。

5. Infrastructure 基础设施

技术不会是一个问题。

Onshoring 的潜在劣势：

1. Cost 成本

与离岸外包或近岸外包相比，离岸外包往往会给企业带来更大的成本。然而，它可以释放出时间和人力资源。

2. Talent 人才

一般来说，当工作在同一个国家内完成时，从事离岸外包的教育和经验水平是可以理解的；这里不应该有任何意外。

Nearshoring 的优势

1. Time Zone Compatibility 时区兼容

当两个团队（一个是内部团队，另一个是外包团队）之间的时区一致时，就会有一整天的富有成效的合作。你不必再因为时差而发送一个信息，然后等待第二天的回复。这样一来，变化和新的要求就可以快速沟通，进行实时会议，并节省大量的时间和资源，因为你不再需要来回奔波。

2. Cultural compatibility 文化兼容性

居住在邻国的人的文化会有很多共同之处。从兴趣和喜好到分享喜欢的电影和歌曲。这将有助于他们建立关系，感情也会更加深厚。将外部团队纳入公司的文化也会很容易，因为他们能够比来自遥远国家的团队更好地理解这一点。

3. Quality of infrastructure 基础设施的质量

外包团队可能有更好的基础设施来完成你的项目，因为他们专注于提供专业化的服务。因此，他们会定期更新他们的工具和技术，并且会派他们的团队去提升他们的技能，以便在市场上保持竞争力。

4. Language Barriers are not there 不存在语言障碍

雇用近岸合作伙伴的另一个好处是，你不必再担心语言障碍。话语不会再因沟通不畅而丢失。因为大多数人都懂英语，所以与人沟通会更容易，包括当地的风味和俚语。有很多国家已经准备好接受工作，但英语不是很好，问题往往会出现，随着关系的发展。

Nearshoring 的弊端

1. The cost factor 成本因素

毫无疑问，你将不得不提高近岸外包的预算标准。成本将远远高于你在其他国家的外包所需的费用。重点是提供的质量而不是预算。因此，如果你要选择近岸外包，最好能意识到你将不得不扩大预算以满足项目要求。

2. The feeling of ‘us’ versus ‘them’ “我们”与“他们”的感觉

要培养出作为团队一员的感觉并不容易。空气中总是弥漫着一种 "我们对他们 "的情绪。而且仍然会有一些文化上的差异，可能仍然会阻碍，但不会像外包给一个遥远的国家那样明显。

3. The choices are few 选择不多

在选择国家方面，你没有太多的选择，因为你只能看有限的公司来合作。你的手被绑住了，你甚至可能找不到最佳的匹配。

4. Not ready to empower the teams 没有准备好授权给团队

外部团队必须得到足够的授权，了解对他们的期望。伙伴公司会对他们进行培训并更新技能，但你需要对他们进行教育并更新你所要实现的目标。内部和外部团队必须愿意共存，并学会分享工具和技术以促进项目的成功。雇用一家著名的公司很重要，因为很多数据可能处于危险之中，保护知识产权和消费者数据是一个优先事项。

Offshoring 的优势

1. Access to Skilled Labor 获得熟练劳动力

将生产离岸化意味着你可以获得更多的熟练劳动力。你有机会选择在那些对你的业务类型有特殊专长的地区进行离岸。你也可以获得并采用新的技术，使你的生产更有效率。

2. Development of the Business 业务的发展

当离岸业务时，你能够释放你现有员工的工作量。公司管理者能够利用更多的可用资源来专注于业务的其他领域。这样就可以让公司扩大他们提供的服务或产品范围。

3. Reach New Markets 拓展新市场

当你将你的流程离岸到其他国家时，你有能力与专业人员密切合作，他们可以帮助你向新的受众推销你的产品。

Offshoring 的劣势

1. Quality Control Problems 质量控制问题

本国以外的国家可能对生产的产品质量有不同的规则和规定。如果生产外包的国家对产品质量的要求不那么严格，这就会造成问题。这可能导致产品不符合母公司所期望的质量标准。

2. Rising Labor Costs 劳动力成本的上升

虽然离岸外包的最初吸引力是由于其他国家的低劳动成本，但最近的数据显示，这些国家的劳动成本正在上升。除了劳动力成本上升外，运输和其他关税费用也在上升。

3. Security Issues 安全问题

系统和地点之间的信息共享增加了安全漏洞的风险。这可能会导致数据泄露或数据丢失，从而给公司带来巨大损失。

4. Increase in Unemployment 失业率增加

当物理基础设施转移到海外时，如果当地员工不能在公司的其他领域工作，他们就有可能失去工作。如果很多人因为离岸外包而失去工作，这将对当地人对公司的看法产生负面影响。

1.2 为什么外包？

以较低的成本获得更广泛的技能基础

优点

降低成本 Reduces costs
获得难以找到的能力和技能 Access to difficult to find capabilities & skills
节省时间 - 24/7的活动 Time savings – 24/7 based activities
释放内部资源，专注于核心业务活动 Freeing scares internal resources to focus on core business activities
充分利用最佳实践 Leverage best practice
获得更好的技术 Access to better Technology
降低高周转工作的培训成本 Lower training costs in high turn over jobs
灵活性 - 逐步增加和减少 Flexibility – Ramp up and down
增加责任感 - 通过合同 Increased Accountability - Contracts
减轻风险 - 获得既定的和经过验证的方法，如敏捷、项目管理等 Risk mitigation – Access established and proven approaches e.g. Agile, Project Management etc

弊端

失去控制 Loss of control
流程/供应链碎片化 Process / supply chain fragmentation
安全问题 Security issues
员工感觉受到威胁 Employees feel threatened
参与和管理的额外努力和成本 Additional effort and cost to engage and manage
低质量的工作/外包的工作 Lower quality work / work to contract
时区、文化和语言挑战 Time zone, cultural & language challenges
地点稳定性 - 政治、经济、宗教 Location stability - Political, Economic, Religious
道德标准 - 环境、奴隶/童工 Ethical standards - environment, slave / child labour
难以改变 Difficult to change
对当地就业市场的损害 Damages to the local job markets
失去与关键利益相关者建立关系的机会 Loss of Relationship building opportunity with key stakeholders

与销售人员告诉你的相反，这并不是 Silver Bullet（Silver Bullet指针对复杂问题的简单解决办法）。
对于项目经理和组织来说，外包是一个强大的工具，它确实可以增加价值。
关键是要了解你的关键驱动因素，你想/可以管理的风险，并确保你看清楚并包括整个情况。

2. Procurement 采购

2.1 The Procurement Management Process 采购管理过程

如果不需要从组织外部购买（外包）任何产品或服务，那么就不需要执行任何采购管理流程。

然而，你会发现，大多数（如果不是全部）项目将包含某种外部采购，这将需要进行采购。

采购管理过程包括3个广泛的阶段：

Plan 计划
Source 来源
Manage 管理

Planning

采购规划包括咨询主要利益相关者以确定“真正的”需求，分析供应市场如何运作，评估风险并最终确定最佳采购战略以满足组织的要求。

Source

本阶段的主要目标是在诚实和公平交易的框架下，确定和聘用能够提供最佳性价比结果的供应商。本阶段的一个关键成果是确定适当的采购方法，并考虑到除招标之外的其他选择。

Manage

每项安排都阐明了各方的权利和责任，因此，识别、理解和管理这些权利和责任是很重要的，这样才能更好地确保你“得到我们合同中的内容”。
签署一项安排不是一个过程的结束，而是与供应商持续关系的开始。需要对其进行管理，以便为组织提供最佳结果。

2.2 Sourcing Procurements

采购过程通常是通过发布“Request For X”（RFx）来进行的

其中X为：

Bid 投标
Information 信息
Proposal 建议
Tender 招标
Quote 报价

Request for bid 招标书 — RFB

Definition

缩写为RFB，招标请求是另一种RFX，与RFP有类似的含义。招标要求，有时也称为投标邀请（IFB），包括一个旨在收集供应商信息的问题清单。RFB的一个关键区别是，它通常要求供应商提交密封的标书，直到RFP时间表中规定的提交截止日期过后才会打开。

Use case

招标书可用于购买与RFP相同的商品和服务。RFB在北美以外地区更为常见。此外，由于它们的密封性，它们被那些受法规约束的采购团队所青睐。

Request for information — RFI

Definition

信息请求，缩写为RFI，用于向供应商收集一般信息。事实上，虽然它仍然采取问答的形式，但RFI比许多其他RFX文件更随意。

Use case

The request for information educates. 采购经理使用 RFI 来探索解决方案、测试市场状况和计划未来的采购。与其他 RFX 文件不同，RFI 通常不用于选择供应商，也不一定表示将来会授予合同。

Request for proposal 索取建议书 — RFP

Definition

RFP，意思是征求建议书，是向潜在的供应商发出的正式的、标准化的调查问卷，以便对他们进行比较并选择最佳方案。除了RFP问题外，文件还包含有关项目挑战、目标和范围的信息。

Use case

RFP表明一个组织已经准备好进行采购。通常情况下，它要求提供一般的信息，也会问一些复杂的和封闭的问题的组合。由于其细节，RFP很适合于高价值的战略采购项目。

Request for qualifications — RFQ

Definition

与 request for quotation相比，request for qualifications 略微逊色，也被称为RFQ。这种类型的RFX中的问题主要集中在供应商的专业知识和经验上。因此，供应商的答复不是提案，而是被称为资格声明或SOQ。

Use case

RFQ 通常用于建筑和其他大规模采购，这时专业知识是最重要的。

Request for tender — RFT

Definition

招标要求，或称RFT，与RFP非常相似。在北美以外地区使用，招标类似于建议书。问卷要求供应商如何满足企业的独特需求。

Use case

就像RFP一样，RFT被用作供应商选择的一部分。使用这种类型的RFX意味着买方有一个需求，准备选择一个供应商并进行购买。

2.2.1 Sourcing Procurements - RFx

RFx文件是由买方准备的，将有具体的信息，取决于它是什么（RFI、RFP、RFT/Q）。它通常会包括：

RFx的目的。
组织的背景。
基本要求。
硬件和软件环境。
描述RFx的过程和评估。
工作声明和计划信息 Statement of Work and Scheduled Information。
附录：
1. 当前系统概述。
2. 系统要求。
3. 数量和规模数据。
4. 供应商对RFx答复的必要内容。
5. 合同样本。

2.2.2 Sourcing Procurements - SOW

RFx文件的一个关键组成部分是分析业务需求并建立一个详细的 Statement of Work 工作声明（SOW）。

工作说明书是对所需工作的描述。一份好的SOW是详细的，能让投标人了解买方的期望，关键项目包括：

将要完成的工作范围 Scope of Work to be completed
完成工作的地点 Location of where the Work is to be completed from
计量和性能标准 Measurement and Performance criteria
交付物、里程碑和时间表 Deliverables, milestones and schedule
适用的标准和可接受的标准 Applicable Standards and Acceptable Criteria
任何特殊要求 Any Special Requirements

2.2.3 Sourcing Procurements

Approach the Market, Select, Negotiate and Award 接洽市场、选择、谈判和授标：

决定向谁提出要求，并有可能做这项工作
向潜在的卖家/竞标者发送适当的文件
获得建议书/投标书
评估答复并选择一个首选供应商
谈判合同
授予合同

Evaluation Processes 评价过程：

评估小组审查RFx的答复，并根据预先确定的标准进行评估。
安排入围供应商展示。
检查供应商的推荐信。
入围的供应商介绍。
评估小组对入围供应商/推荐人进行实地考察。
评估小组完成评估并选择入围公司。
与入围公司进行最佳和最终报价（BAFO）。
与首选供应商进行最后谈判。

计算分数时，将该标准的权重乘以该提案的评级。

2.3 Managing Procurements 管理采购

Implement, Manage & Renew 实施、管理和更新

根据合同和SOW执行协议和服务。
管理协议以确保卖方的表现符合合同要求。
审查和控制所有的变更 - 项目经理和团队成员必须注意建设性的变更指令。
如果要求 requested 变更，那么承包商可以合法地向买方收取额外工作的费用。

Renew / Closing Procurements 更新/结束采购

涉及到完成、结算合同和解决问题
项目组应该：
确定所有的工作是否正确地、令人满意地完成了
解决任何问题或未决项目
更新记录以记录所有的经验教训和结果
归档信息
收集所有的知识和经验教训
合同本身应包括正式接受和结束的要求

3. Contracts 合同

合同是所有由外部各方交付的活动的唯一真理来源。

什么是合同？

一个具有相互约束力的协议，使卖方有义务提供指定的产品或服务，并使买方有义务为其付款。
一份明确责任并突出关键要求的文件 - 可交付成果、质量、时间框架等
一份必须详细和准确的文件，因为它们被用作最终的立场（你从它们那里得到的是你投入的）。
它很少被使用或依赖，被看作是最后的一个点。

不同类型的契约在不同的情况下使用，各有利弊：

Fixed Price 固定价格合同

涉及一个明确定义的产品或服务的固定总价。

Time & Material 时间和材料合同

包括向卖方支付在提供服务中实际花费的时间和使用的任何材料。

Fixed Price 优点：

没有支付
没有监督
没有不信任
没有意外
低风险

Fixed Price 缺点：

长期准备
对过程的微小控制
缺乏沟通

Time & Material 优点：

弹性预算
简单的开始
部分付款机会
无准备费用
敏捷的方向

Time & Material 缺点：

没有截止日期
低预算控制
参与时间

合同应包括考虑到项目特有问题的具体条款 - 质量、时间、地点等

关键合同条件应包括：

知识产权所有权和赔偿责任 Intellectual Property Ownership and Indemnities
里程碑和交付物 Milestones and Deliverables
质量标准/性能和验收测试 Quality Criteria / Performance and Acceptance testing
变更/变更请求程序 Variations / Change request process
不履行合同/终止合同--方便、违约等 Non-Performance / Termination - Convenience, Breach etc
离职和过渡 Disengagement & Transition
违约赔偿金 Liquidated Damages
费用和罚金 Fees and Penalties
担保 Warranties

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