项目启动会应该注意的几点_项目启动会的意义

    摘要：开个好头，万事不难。项目启动会作为项目建设生命周期的开始，其意义和难度不言而喻。作为项目管理办公室的负责人，需要特别重视项目启动会的召开，杜绝走过场，避免虽然知道其重要但不知道如何才能将其开好。本文结合公司信息系统项目的实际经验，总结归纳出项目外部启动会议的目的（作用）、需要参会的人员和会上需要介绍的主要内容，为甲乙各方项目经理更好地组织和召开项目外部启动会议提供参考。

    这里的项目启动会，指的是项目外部启动会，需要甲乙双方共同考虑组织、参与的会议。

　　 （一） 项目启动会议所处的项目生命周期时间点
    一般而言，项目启动会议在项目招投标结束，甲方选定了项目乙方后，双方基本谈拢了合同，就会商议在合适的时间召开项目启动会。因此，项目启动会在双方签署完合同后即可召开项目启动会。

    （二）项目启动会由谁来组织
    项目启动会，由甲方来组织。具体到人，由甲方的项目管理办公室负责人来组织。但在国内，很多企业因在项目立项前期就指定了项目经理，因此项目启动会的组织工作由甲方的项目经理来负责。因在中标通知工作完毕后，项目乙方也会指定项目经理，故乙方的项目经理一般会被要求配合甲方的项目启动会工作。

    （三）项目启动会召开的场地和目的
　　项目启动会议一般选择在建设方或用户方现场召开。主要是让项目建设方、用户方、监理方（如有）等项目主要干系方对该项目的整体情况（包括项目的建设背景、项目总体规划及项目团队成员等信息）有一个清晰的认识和了解，让项目各主要干系方清楚各自的职责和义务，让项目建设方、用户方在项目建设的过程中所需要给予的支持和配合给予承诺，从而让各方就项目建设的相关事宜达成共识。

    （四）与会人员有哪些
     一般而言，甲方乙方监理方的主管领导、甲方的项目团队成员、甲方业务部门代表、甲方系统用户代表、监理方团队代表、乙方项目团队成员均需要参加项目启动会。其中，甲方的副总级别人员主持项目启动会，甲乙双方的老总人员均需要在会上宣讲。
　　（五）会议议程及主要内容

    A.甲方会议主持人（通常是甲方副总）宣布召开启动会议，介绍与会领导和人员，介绍会议议程。
    B.甲方项目管理办公室负责人介绍项目总体情况（项目立项、资金预算、项目招投标、项目建设周期）、项目中标方名称、甲方项目经理名称。
    C.乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案，通常由乙方技术主管、总工程师、分管领导负责介绍。同时宣告乙方项目经理名字。
    D.乙方领导发言。就本项目的建设做出工作指示，许诺项目的支撑资源，向甲方保证将按质按量完成项目建设。
    E.甲方领导发言。甲方领导重申项目重视情况，并宣布项目正式启动。

    在乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案时，将讲述如下内容：

     A.介绍乙方基本情况，让甲方各参与者对乙方的实力有所了解，对完成系统建设的能力充满期待。
     B.介绍项目背景，说明项目立项之前甲方存在哪些问题，进而引出现在做的工作将是为了解决XX问题。需要注意的是，介绍资料要详细列出存在哪些问题，如沟通不畅，是哪些部门/单位沟通不畅，哪些系统之间无数据或者弱数据沟通。信息孤岛，哪里存在信息孤岛，这些孤岛不串接起来会怎样？串接起来又怎样？
     C.接下来讲述将如何去解决这些问题。如在部门/单位/现有业务系统之间构建一个XXX系统（包括系统功能介绍），完成什么样的业务串联，有什么样的意义，对于甲方现有内部管理流程、服务能力、商业价值等方面有些什么样的帮助。需要注意的是，由如何解决这些问题来阐述系统建设的意义，是领导真正关心的价值点，要尽可能说明白这方面的内容。
     D.有提出了解决方案后，PPT还应该讲述期待甲方、业务单位如何配合工作，哪些工作需要甲方、业务单位积极参与。如需求调研工作，详细列出将去哪些单位了解组织架构、业务过程，希望部门/单位提供业务能手协助和讲解单位现有业务系统、现有业务流程；需求评审工作，将组织甲方业务部门代表，逐条评审确认需求说明书内容；系统用户验证测试与试运行工作，希望XXX部门/单位提供测试场地、组织测试资源，进行测试与试运行工作。同时阐述项目总体规划、项目各主要干系方的责任和义务项目存在的风险及其应对策略（包括项目实施计划、项目开展）。
     E.最后介绍乙方对项目的寄语，展望。

　　

　　需要注意的是，由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论，一般时间都比较短，因此一些需要与会各方认可或承诺的事宜，需要在启动会议前沟通清楚，否则会严重影响启动会议的效果。

　　 （五）总结
　　能否开好项目启动会议，关键取决于前期准备工作是否做得充分和到位，当然启动会议文稿的组织、会议的形式、各发言人的临场表达也非常重要。“片言以居要，一目能传神”，愿启动会议的组织者、参与者能充分利用项目启动会议上有限的时间，达到非常的效果；同时借用项目启动会议这一契机，用团队的智慧点亮项目前进道路上的明灯。